Wat kan ik nu al doen terwijl de regels nog niet definitief zijn?

Wat u concreet moet doen

De gedelegeerde handeling voor meubels is er nog niet, en dat betekent dat de precieze eisen — welke gegevens, welke datadrager, welke uitzonderingen — nu nog niet vastliggen. Dat is geen reden om te wachten. De ESPR zelf (Verordening (EU) 2024/1781) geeft al aanwijzingen over de richting, en een deel van het werk dat straks nodig is, kan nu al gebeuren zonder dat daarmee op de definitieve regels wordt vooruitgelopen.

Wat er van u wordt verwacht

Zicht krijgen op de eigen productinformatie

Artikel 18 van de ESPR beschrijft hoe de Europese Commissie productgroepen prioriteert en de werkplanning opstelt. Voor een fabrikant of importeur van meubels betekent dit vooral dat duidelijk is dát meubels op de planning staan, niet exact wat er straks van hen wordt gevraagd. Praktisch is dit het moment om te inventariseren welke informatie over materialen, samenstelling en herkomst van onderdelen al bestaat binnen het bedrijf, en welke nog ontbreekt. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers zit die informatie vaak versnipperd bij inkoop, productie en een enkele leverancier — het samenbrengen ervan is op zichzelf al een klus die tijd kost, los van wanneer de verplichting ingaat.

Afspraken maken met leveranciers in de keten

Artikel 38 van de ESPR gaat over de vereisten voor actoren in de toeleveringsketen: het benoemt dat partijen in de keten verplichtingen kunnen krijgen om informatie aan te leveren die nodig is voor het productpaspoort. Voor een meubelfabrikant die zelf geen stof, schuim of beslag produceert, betekent dit dat de eigen paspoortverplichting straks afhankelijk is van wat leveranciers aanleveren. Nu al het gesprek aangaan met leveranciers over welke gegevens zij kunnen leveren — en in welke vorm — voorkomt dat die afhankelijkheid pas aan het licht komt op het moment dat de eerste paspoorten daadwerkelijk moeten worden opgesteld.

Bestaande systemen tegen het licht houden

Veel bedrijven hebben al een vorm van productdatabase, ERP-systeem of artikelregistratie. Die systemen zijn zelden gebouwd met een productpaspoort in gedachten, maar bevatten vaak al een deel van de bouwstenen: artikelcodes, materiaalspecificaties, leveranciersgegevens. Het is nu te overzien welke velden er al zijn en welke structureel ontbreken. Wie zich afvraagt kan ik mijn bestaande productdatabase gebruiken voor het productpaspoort, doet er goed aan die vraag nu te stellen in plaats van pas wanneer de deadline concreet wordt.

Inzicht in de omvang van het eigen assortiment

Voor meubelmakers en -importeurs met veel varianten — kleuren, stoffen, afmetingen — is de vraag hoe een paspoort per variant wordt ingericht een aparte uitdaging. Dat vraagstuk staat los van de vraag wanneer de verplichting ingaat: de complexiteit van hoe maak ik paspoorten voor een meubelcollectie met veel kleur- en stofvarianten is nu al te doordenken, en de uitkomst daarvan – bijvoorbeeld of per variant een apart paspoort nodig is of een paspoort met varianten binnen één structuur – helpt bij het maken van een realistische inschatting van de benodigde inspanning.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk vaker terug dan gedacht.

Wachten tot de datum vaststaat. Bedrijven stellen alle voorbereiding uit tot de gedelegeerde handeling is gepubliceerd, en ontdekken dan dat het verzamelen van materiaalgegevens bij tientallen leveranciers alleen al maanden in beslag neemt.

Geen overzicht van de eigen leveranciersketen. Vooral bij bedrijven die onderdelen inkopen van meerdere partijen — schuim van de één, stof van de ander, frame van een derde — is niet altijd duidelijk wie welke informatie kan aanleveren en wie niet. Dat gat wordt pas zichtbaar als er daadwerkelijk om gegevens wordt gevraagd.

Aannames over wat al voldoet. Een bestaand kwaliteitscertificaat of een bestaande productspecificatie wordt aangezien voor iets dat "vast wel genoeg is" voor het paspoort, zonder dat is nagegaan welke gegevens een paspoort straks feitelijk moet bevatten.

Onduidelijkheid over wie in de keten verantwoordelijk is. Bij import van meubels van buiten de EU bestaat onduidelheid over de vraag of de importeur, de fabrikant buiten de EU, of een andere partij in de keten de gegevens moet aanleveren — een vraag die raakt aan artikel 38 van de ESPR, en die zonder heldere afspraken vooraf tot vertraging leidt zodra het wel moet.

Voorraadbeslissingen zonder rekening te houden met toekomstige eisen. Beslissingen over aflopende collecties of showroommodellen worden genomen zonder stil te staan bij de vraag of en hoe die voorraad straks nog verkocht kan worden. Wie daar nu al over nadenkt, vindt aanknopingspunten bij wat doe ik met voorraad meubels die er al ligt als de regels ingaan.

Wat u kunt vastleggen

Ook zonder definitieve regels is het mogelijk om nu al een aantal zaken op papier te zetten, zodat de overstap naar een verplicht paspoort minder werk kost op het moment dat de datum wel vaststaat:

• Een overzicht van het huidige assortiment, per productlijn en per variant, met de materialen en onderdelen die daarin verwerkt zijn.
• Een lijst van leveranciers per onderdeel (stof, schuim, hout, metaal, beslag), met een aantekening welke leverancier al materiaalinformatie kan aanleveren en welke niet.
• Afspraken met leveranciers over het delen van gegevens, ook al is nog niet bekend in welk exact formaat dat straks moet.
• Een inventarisatie van de bestaande productdatabase of het ERP-systeem: welke velden zijn er al, welke ontbreken.
• Een eerste inschatting van de kosten die voorbereiding en toekomstige invoering met zich meebrengen — een richting daarvoor staat bij wat kost een productpaspoort voor meubels.
• Een notitie over de status van aflopende of oude collecties, zodat voorraadbeslissingen straks niet los staan van de paspoortverplichting.

Voor bedrijven die liever een vast stappenplan volgen in plaats van zelf een inventarisatie op te zetten, is er een overzicht bij hoe pak ik het productpaspoort voor meubels stap voor stap aan. Zodra de gedelegeerde handeling is gepubliceerd en de datum wel vaststaat, wordt hier aangegeven wanneer wordt het productpaspoort verplicht voor meubels.