Wat betekenen de afvalregels voor afgedankte meubels?

Wat u concreet moet doen

Meubels die worden afgedankt, vallen onder de kaderrichtlijn afvalstoffen (Richtlijn 2008/98/EG). Deze richtlijn regelt op Europees niveau hoe met afvalstoffen wordt omgegaan, van de afvalhiërarchie tot de verantwoordelijkheid van producenten en houders van afval. Voor meubelfabrikanten, importeurs en projectinrichters raakt dit zowel het moment waarop een product "afval" wordt, als de vraag wat er daarna technisch en administratief van hen wordt verwacht.

Wat er van u wordt verwacht

De afvalhiërarchie als uitgangspunt

De kaderrichtlijn werkt met een vaste volgorde: eerst preventie, dan voorbereiding voor hergebruik, dan recycling, dan andere nuttige toepassing, en pas als laatste optie verwijdering (storten of verbranden). Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit in de praktijk dat processen rond retouren, showroommodellen en restpartijen tegen het licht worden gehouden: wordt een meubelstuk dat terugkomt automatisch vernietigd, of wordt eerst gekeken of hergebruik of onderdelen-hergebruik mogelijk is. Wie hier nu al bewust mee omgaat, bouwt een positie op die aansluit bij waar de regelgeving naar beweegt. Zie ook wat u kunt doen terwijl de regels nog niet definitief zijn.

Het onderscheid tussen afvalstof en product

De richtlijn omschrijft wanneer een stof of voorwerp een afvalstof is: als de houder zich ervan ontdoet, voornemens is zich ervan te ontdoen, of zich ervan moet ontdoen. Voor meubels is dit relevant bij showroommodellen, beschadigde retouren en onverkochte voorraad. Zodra een meubelstuk als afval wordt aangemerkt, gelden andere regels dan wanneer het nog als product in de handel is. Dit raakt direct de vraag of een stuk nog verkocht, weggegeven of hergebruikt kan worden, of dat het als afvalstof moet worden afgevoerd. Dit onderscheid speelt sterk mee bij de vraag of showroommodellen en retouren nog vernietigd mogen worden en bij het vernietigen van onverkochte voorraad.

Verantwoordelijkheid van de producent en de houder

De kaderrichtlijn legt verantwoordelijkheden bij zowel de oorspronkelijke producent van de afvalstof als bij de actuele houder. Voor een meubelfabrikant of importeur betekent dit dat de rol niet stopt bij de verkoop: bij retourstromen, garantieafhandeling en einde-levensduur-verwerking blijft de vraag relevant wie waarvoor verantwoordelijk is. Voor projectinrichters die meubels plaatsen en op termijn ook weer verwijderen, geldt dat de afvoer van afgedankte inrichting eveneens onder deze verantwoordelijkheidsverdeling valt.

Vergunningen en registratie voor afvalhandelingen

De richtlijn stelt eisen aan inzameling, vervoer, nuttige toepassing en verwijdering van afvalstoffen, met vergunning- en registratieplichten voor partijen die deze handelingen uitvoeren. Voor een meubelbedrijf dat zelf geen afvalverwerker is, betekent dit vooral dat de partijen waarmee wordt samengewerkt (afvalinzamelaars, verwerkers, kringloopinitiatieven) aan deze eisen moeten voldoen. Bij een controle is dit vaak een van de eerste punten die wordt nagevraagd, zie wat een toezichthouder vraagt bij een controle op meubels.

Registratie en administratie van afvalstromen

Houders van afvalstoffen en instellingen die afvalstoffen behandelen, worden geacht een registratie bij te houden van hoeveelheid, aard, oorsprong en bestemming van afvalstoffen. Voor een bedrijf met een reguliere retour- of showroomstroom betekent dit dat er een vorm van administratie nodig is die per stroom laat zien wat er is afgevoerd, naar wie, en in welke hoedanigheid (als afvalstof of als product met een tweede bestemming).

Waar het misgaat in de praktijk

Een paar situaties komen in de praktijk regelmatig terug.

Showroommodellen die aan het einde van een seizoen worden afgevoerd zonder dat is vastgelegd of ze als afvalstof of als (afgeprijsd) product de deur uitgaan. Dit onderscheid bepaalt welke regels van toepassing zijn, en het ontbreken van een vastgelegde keuze levert bij een controle al snel vragen op.

Retouren die standaard worden vernietigd, terwijl er geen afweging is gemaakt of hergebruik, herstel of doorverkoop mogelijk was. De afvalhiërarchie vraagt om die afweging eerst te maken, ook als dat in de dagelijkse praktijk niet als zodanig wordt benoemd.

Samenwerking met een afvalinzamelaar of transporteur zonder dat is gecontroleerd of deze partij over de juiste vergunning of registratie beschikt. Bij een controle wordt dit vaak bij het inrichtende of leverende bedrijf neergelegd, niet alleen bij de vervoerder zelf.

Projectinrichters die bij een renovatie of verhuizing bestaande meubels laten afvoeren door de klant of een derde partij, zonder dat vastligt wie in die keten als "houder" wordt gezien en welke verantwoordelijkheid daarbij hoort.

Ontbrekende of onvolledige registratie van afgevoerde partijen, waardoor bij een vraag achteraf niet kan worden aangetoond hoeveel, wat en waarheen er is afgevoerd.

Wat u kunt vastleggen

Voor bedrijven die hun processen rond afgedankte meubels op orde willen hebben, is het praktisch om een aantal zaken schriftelijk vast te leggen:

• Een interne procedure voor de afweging tussen hergebruik, herstel, recycling en afvoer bij retouren en showroommodellen, aansluitend bij de afvalhiërarchie uit de kaderrichtlijn.
• Een overzicht van de partijen waarmee wordt samengewerkt voor inzameling, transport en verwerking, met een kopie van hun relevante vergunning of registratie.
• Een registratie per afvalstroom: datum, hoeveelheid, aard van het meubelstuk, bestemming en de partij die het heeft afgevoerd.
• Een korte notitie per geval waarin wordt vastgelegd of een afgevoerd meubelstuk als afvalstof of als product is behandeld, en op welke grond die keuze is gemaakt.
• Afspraken met projectinrichtingsklanten over wie bij afvoer van bestaande meubels als houder van de afvalstof wordt aangemerkt.

Deze vastlegging is niet alleen nuttig bij een eventuele controle, zie wat een toezichthouder vraagt bij een controle op meubels, maar sluit ook aan bij de gegevens die straks nodig zijn voor het digitaal productpaspoort. Wie nu al overzicht heeft over materiaalstromen en einde-levensduur-verwerking, hoeft dit bij de stap-voor-stap aanpak van het productpaspoort niet opnieuw vanaf nul op te bouwen.