Co mogę robić już teraz, podczas gdy przepisy nie są jeszcze ostateczne?

Co konkretnie należy zrobić

Delegowane rozporządzenie dotyczące mebli nie istnieje jeszcze, co oznacza, że dokładne wymagania — jakie dane, jaki nośnik danych, jakie wyjątki — nie są jeszcze ustalone. To nie jest powód, aby czekać. Sama ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) już zawiera wskazówki dotyczące kierunku, a część pracy, która będzie konieczna, może być wykonana teraz bez wyprzedzania ostatecznych zasad.

Czego się od Pani/Pana oczekuje

Uzyskanie wglądu w własne informacje o produktach

Artykuł 18 ESPR opisuje, w jaki sposób Komisja Europejska ustala priorytety dla grup produktów i opracowuje plan pracy. Dla producenta lub importera mebli oznacza to przede wszystkim, że jest jasne, że meble znajdują się w planie pracy, ale nie dokładnie, co od nich będzie wymagane w przyszłości. Z praktycznego punktu widzenia jest to moment, aby zinwentaryzować, które informacje na temat materiałów, składu i pochodzenia części już istnieją w przedsiębiorstwie, a które brakuje. W przypadku firmy zatrudniającej od 10 do 100 pracowników informacje te są często rozproszone między departament zakupów, produkcję i kilku dostawców — zebranie ich razem jest samo w sobie zadaniem wymagającym czasu, niezależnie od tego, kiedy obowiązek wejdzie w życie.

Zawieranie umów z dostawcami w łańcuchu dostaw

Artykuł 38 ESPR dotyczy wymogów dla podmiotów w łańcuchu dostaw: stwierdza, że strony w łańcuchu mogą być zobowiązane do dostarczenia informacji niezbędnych do paszportu produktu. Dla producenta mebli, który sam nie produkuje tkanin, pianki lub okucia, oznacza to, że własny obowiązek paszportu będzie zależny od tego, co dostarczą dostawcy. Rozpoczęcie rozmowy z dostawcami już teraz na temat tego, jakie dane mogą dostarczyć — i w jakim formacie — zapobiega temu, że ta zależność będzie ujawniona dopiero w momencie, gdy pierwsze paszporty muszą być faktycznie opracowane.

Przegląd istniejących systemów

Wiele firm ma już jakąś formę bazy danych produktów, systemu ERP lub rejestracji artykułów. Systemy te są rzadko opracowywane z myślą o paszporcie produktu, ale często zawierają już część składników: kody artykułów, specyfikacje materiałów, dane dostawców. Teraz można ocenić, które pola już istnieją, a które strukturalnie brakuje. Kto się zastanawia czy mogę wykorzystać moją istniejącą bazę danych produktów do paszportu produktupowinien postawić to pytanie teraz, a nie dopiero wtedy, gdy termin staje się konkretny.

Wgląd w zakres własnego asortymentu

Dla producentów i importerów mebli z wieloma wariantami — kolorami, tkankami, wymiarami — kwestia tego, jak paszport zostanie skonfigurowany dla każdego wariantu, stanowi osobne wyzwanie. Ta kwestia jest niezależna od pytania, kiedy obowiązek wejdzie w życie: złożoność jak tworzyć paszporty dla kolekcji mebli z wieloma wariantami kolorów i tkanin można przemyśleć już teraz, a wynik — na przykład czy każdy wariant wymaga oddzielnego paszportu, czy jeden paszport ze wszystkimi wariantami w ramach jednej struktury — pomaga w dokonaniu realistycznej oceny wymaganego wysiłku.

Gdzie pada w praktyce

Wiele sytuacji występuje w praktyce częściej, niż się sądzi.

Czekanie, aż data zostanie ustalona. Firmy odkładają wszelkie przygotowania do czasu opublikowania rozporządzenia delegowanego i odkrywają wówczas, że sama gromadzenie danych materiałowych od dziesiątek dostawców zajmuje wiele miesięcy.

Brak przeglądu własnego łańcucha dostaw. Szczególnie w przypadku firm, które kupują części od wielu stron — pianę od jednej, tkaninę od drugiej, ramę od trzeciej — nie zawsze jest jasne, kto może dostarczyć jakie informacje, a kto nie. Ta luka staje się widoczna dopiero wtedy, gdy faktycznie zostanie poproszona o dane.

Założenia na temat tego, co już spełnia wymagania. Istniejący certyfikat jakości lub istniejąca specyfikacja produktu są uważane za coś, co "z pewnością będzie wystarczające" dla paszportu, bez zbadania, jakie dane paszport musi faktycznie zawierać.

Brak jasności co do tego, kto w łańcuchu jest odpowiedzialny. Przy imporcie mebli spoza UE panuje niejasność co do tego, czy importer, producent spoza UE, czy inna strona w łańcuchu dostaw powinni dostarczyć dane — pytanie, które dotyczy artykułu 38 rozporządzenia ESPR, i które bez jasnych wcześniejszych ustaleń prowadzi do opóźnień, gdy stanie się to obowiązkowe.

Decyzje dotyczące zapasów bez uwzględnienia przyszłych wymogów. Decyzje dotyczące wycofywanych kolekcji lub modeli showroomowych są podejmowane bez zastanowienia się nad tym, czy i jak te zapasy będą mogły być sprzedane w przyszłości. Ci, którzy już teraz nad tym myślą, znajdują punkty zaczepienia w co robię z zapasami mebli, które są już na miejscu, gdy zasady wejdą w życie.

Co można rejestrować

Nawet bez ostatecznych przepisów można już teraz zapisać kilka kwestii na papierze, aby przejście do obowiązkowego paszportu wiązało się z mniejszą pracą w momencie, gdy data zostanie ustalona:

• Przegląd obecnego asortymentu, dla każdej linii produktów i każdej odmiany, wraz z materiałami i komponentami, które się w nich znajdują.
• Lista dostawców dla każdego komponentu (tkanina, pianka, drewno, metal, okucia), ze wskazaniem, który dostawca może już dostarczyć informacje o materiałach, a który nie.
• Ustalenia z dostawcami dotyczące udostępniania danych, nawet jeśli nie wiadomo jeszcze, w jakim dokładnym formacie będzie to wymagane.
• Inwentaryzacja istniejącej bazy danych produktów lub systemu ERP: jakie pola już istnieją, jakie brakują.
• Wstępna ocena kosztów przygotowania i przyszłego wdrożenia — wskazówkę na ten temat można znaleźć w ile kosztuje paszport produktu dla mebli.
• Notatka o statusie wycofywanych lub starych kolekcji, aby decyzje dotyczące zapasów nie były oderwane od obowiązku paszportu.

Dla firm, które wolą postępować zgodnie ze stałym planem działania zamiast samodzielnie przeprowadzać inwentaryzację, dostępny jest przegląd w jak przystępuję do paszportu produktu dla mebli krok po kroku. Gdy tylko rozporządzenie delegowane zostanie opublikowane i data będzie ustalona, pojawi się tutaj informacja kiedy staje się obowiązkowy paszport produktowy dla mebli.