O co pyta inspektor podczas kontroli mebli?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pani/Pana oczekuje

Kontrola przeprowadzana przez organ nadzoru rynku opiera się na jednym centralnym pytaniu: czy można wykazać, że produkt meblowy jest tym, za co się podaje, i czy producenta lub importera można za to pociągnąć do odpowiedzialności? Rozporządzenie (UE) 2019/1020 reguluje sposób organizacji tego nadzoru, a artykuł 27 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje szczególne obowiązki spoczywające na producencie. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to szereg konkretnych punktów.

Posiadanie dostępnej dokumentacji technicznej

Producent musi być w stanie przedłożyć dokumentację techniczną wykazującą, że produkt spełnia wymagania. W praktyce oznacza to, że musi istnieć dossier dla każdego produktu lub grupy produktów: skład materiałowy, wyniki badań tam gdzie jest to istotne, oraz uzasadnienie roszczeń zawartych w paszporcie produktu. Dla średniej wielkości przedsiębiorstwa meblowego jest to często pierwszy problem, ponieważ informacja ta jest rozproszona w mailach zakupowych, deklaracjach dostawców i oddzielnych plikach PDF zamiast w jednym przejrzystym dossieru.

Wykazanie, kto za co jest odpowiedzialny

Artykuł 27 stanowi, że producent jest odpowiedzialny za zgodność, nawet jeśli komponenty zostały zakupione u podwykonawców. Organ nadzoru pyta nie tylko o produkt końcowy, ale także o łańcuch za nim stojący: kto dostarczył tkaninę, kto ramę, i na podstawie jakich informacji skład zawartości został wpisany do paszportu. Wymaga to umów z dostawcami, które idą dalej poza uzgodnienie ceny — musi się również odbywać wymiana danych, które wytrzymają kontrolę.

Posiadanie porządku w danych kontaktowych i identyfikacji

Produkty muszą być możliwe do powiązania z odpowiedzialną stronę, z nazwą, adresem i sposobem na skontaktowanie się z tą stroną. Może się to wydawać banalne, ale u importerów pracujących przez wiele ogniw lub w konstrukcjach private label, często nie jest to jednoznacznie określone. Organ nadzoru, który chce wycofać produkt z obrotu, chce wiedzieć w jednym kroku, kto ponosi odpowiedzialność.

Możliwość podjęcia działań naprawczych

Gdy produkt nie jest zgodny, organ nadzoru spodziewa się, że producent lub importer podejmuje sam działania: zmianę, wycofanie z obrotu lub wycofanie z rynku. Rozporządzenie (UE) 2019/1020 daje organowi nadzoru uprawnienia do wymuszenia tego, ale pierwszy krok zwykle oczekuje się od samego przedsiębiorstwa. Wymaga to procesu wewnętrznego: kto decyduje, w jakim okresie czasu podejmuje się działania, i jak informowana jest reszta łańcucha (sprzedawca detaliczny, projektant wnętrz).

Udzielanie pomocy w dochodzeniu

Rozporządzenie (UE) 2019/1020 daje organom nadzoru uprawnienia do żądania dokumentów, pobierania próbek i żądania dostępu do pomieszczeń biznesowych. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwo musi wyznaczyć kogoś, kto może obsługiwać tego rodzaju żądania, i że żądane dokumenty muszą być dostępne w stosunkowo krótkim terminie — nie dopiero po przeszukiwaniu trzech adresów e-mail.

Gdzie pada w praktyce

Szereg sytuacji regularnie pojawia się u przedsiębiorstw, które po raz pierwszy spotykają się z tymi pytaniami.

Po pierwsze: dokumentacja techniczna istnieje, ale nigdy nie została zebrana. Istnieje raport badawczy tkaniny, certyfikat dostawcy pianki i e-mail o gatunku drewna, ale nikt nigdy tego nie połączył w dossier dla każdego numeru artykułu. Podczas kontroli zajmuje to wiele dni na zebranie wszystkiego, podczas gdy organ nadzoru spodziewa się jasnej odpowiedzi.

Po drugie: odpowiedzialności między producentem a importerem nie są wyraźnie uzgodnione. Importer czasami zakłada, że zagranicznego producent zarządza dokumentacją, podczas gdy artykuł 27 ESPR przydzielą odpowiedzialność właśnie podmiotowi, który wprowadza produkt na rynek UE. To nieporozumienie wychodzi na jaw dopiero w momencie, gdy już jest za późno.

Po trzecie: w przypadku kolekcji z wieloma wariantami dane nie są przechowywane dla każdego wariantu oddzielnie. Jeden wariant kolorystyczny lub tekstylny może mieć inny skład niż inny, ale w praktyce często pracuje się z jedną kartą danych „średnią". Kto napotka ten problem, znajdzie więcej punktów zaczepienia w jak tworzyć paszporty dla kolekcji mebli z wieloma wariantami kolorów i tkanin.

Po czwarte: istniejące bazy danych produktów nie są dostosowywane do tego, co konkretnie chce zobaczyć organ nadzoru. System ERP lub PIM zawiera często już wiele danych, ale nie w formie, która musi być udowodniona i prześledzalna. Zob. na ten temat czy mogę wykorzystać moją istniejącą bazę danych produktów do paszportu produktu.

Po piąte: nie ma wewnętrznego podziału odpowiedzialności za to, kto odpowiada, gdy rzeczywiście wpłynie zapytanie od organu nadzoru. Zapytanie trafia do działu sprzedaży, który przesyła je do kogoś, kto jest na urlopie, i cenna czas jest tracona, zanim udzielona zostanie rzeczowa odpowiedź.

Co można rejestrować

Szereg kwestii można uregulować przy stosunkowo ograniczonym wysiłku i zwraca się to w momencie, gdy rzeczywiście wpłynie zapytanie:

• Jeden dossier na produkt lub wariant produktu z pochodzeniem materiałów, wynikami badań i deklaracjami dostawcy, zebrane w jednym miejscu zamiast rozproszone na skrzynkach pocztowych.
• Pisemne umowy z dostawcami dotyczące danych, które dostarczają i jak są przechowywane w przypadku zmian w składzie.
• Wewnętrzne wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontakt z organem nadzoru, łącznie z zastępstwem.
• Ustalona procedura środków naprawczych: kto decyduje o wycofaniu lub zmianie produktu i jak jest to komunikowane odbiorcom.
• Aktualne dane kontaktowe odpowiedzialnego producenta lub importera, konsekwentnie wymieniane na produkcie, opakowaniu i w paszporcie.

Kto chce to teraz wdrożyć, nawet bez tego, że obowiązek jest już definitywnie obowiązujący, znajdzie praktyczne podejście w co mogę teraz zrobić, podczas gdy przepisy nie są jeszcze ostateczne. A dla tych, którzy jeszcze muszą ustalić, czy to jest istotne dla ich własnych produktów, dobrym punktem wyjścia jest czy cyfrowy paszport produktu dotyczy moich mebli.