Was fragt eine Überwachungsbehörde bei einer Kontrolle von Möbeln?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Eine Überprüfung durch die Marktüberwachungsbehörde dreht sich um eine zentrale Frage: Können Sie nachweisen, dass ein Möbelprodukt das ist, was es behauptet zu sein, und können der Hersteller oder der Importeur dafür zur Rechenschaft gezogen werden? Die Verordnung (EU) 2019/1020 regelt, wie diese Überwachung ausgestaltet ist, und Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, welche Verpflichtungen dabei speziell beim Hersteller liegen. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern läuft dies auf eine Reihe von konkreten Punkten hinaus.

Technische Dokumentation verfügbar halten

Der Hersteller muss technische Dokumentation vorlegen können, aus der hervorgeht, dass das Produkt den Anforderungen entspricht. In der Praxis bedeutet dies, dass eine Akte pro Produkt oder Produktgruppe vorhanden sein muss: Materialzusammensetzung, relevante Testergebnisse und die Begründung der Aussagen, die im Produktpass enthalten sind. Für ein mittelständisches Möbelunternehmen ist dies häufig der erste Engpass, da diese Informationen derzeit über Beschaffungsmails, Lieferantenerklärungen und einzelne PDFs verteilt sind, anstatt in einer übersichtlichen Akte zu stehen.

Nachweisbar machen, wer wofür verantwortlich ist

Artikel 27 legt fest, dass der Hersteller für die Konformität verantwortlich ist, auch wenn Komponenten von Zulieferern eingekauft wurden. Eine Überwachungsbehörde fragt nicht nur nach dem Endprodukt, sondern auch nach der Lieferkette dahinter: Wer hat den Stoff geliefert, wer das Gestell, und auf welcher Grundlage wurde die Zusammensetzung im Pass eingefüllt. Dies erfordert Vereinbarungen mit Lieferanten, die über eine Preisabsprache hinausgehen — es müssen auch Daten ausgetauscht werden, die einer Überprüfung standhalten.

Kontaktdaten und Identifizierung in Ordnung bringen

Produkte müssen auf eine verantwortliche Partei zurückführbar sein, mit Name, Adresse und einer Möglichkeit, diese Partei zu erreichen. Dies mag trivial wirken, aber bei Importeuren, die über mehrere Glieder arbeiten, oder bei Private-Label-Konstruktionen ist dies häufig nicht eindeutig dokumentiert. Eine Überwachungsbehörde, die ein Produkt aus dem Verkehr ziehen möchte, möchte in einem Schritt wissen, wer haftbar ist.

Korrekturmaßnahmen ergreifen

Wenn ein Produkt nicht konform ist, erwartet die Überwachungsbehörde, dass der Hersteller oder Importeur selbst Maßnahmen ergreift: Anpassung, Aus-dem-Verkehr-Nahme oder Rückruf. Die Verordnung (EU) 2019/1020 gibt der Überwachungsbehörde die Befugnis, dies durchzusetzen, aber der erste Schritt wird üblicherweise vom Unternehmen selbst erwartet. Dies erfordert einen internen Prozess: Wer entscheidet, innerhalb welcher Zeit wird gehandelt, und wie wird der Rest der Lieferkette (Einzelhandelsbetrieb, Projektplaner) informiert.

Bei der Untersuchung mitwirken

Die Verordnung (EU) 2019/1020 gibt Überwachungsbehörden die Befugnis, Unterlagen anzufordern, Proben zu entnehmen und Zugang zu Betriebsräumen zu verlangen. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Unternehmen jemanden benennen muss, der solche Anfragen bearbeiten kann, und dass die angeforderten Unterlagen in relativ kurzer Zeit verfügbar sein müssen — nicht erst nach einer Suche über drei E-Mail-Adressen.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen tritt regelmäßig bei Unternehmen auf, die sich zum ersten Mal mit diesen Fragen konfrontiert sehen.

Erstens: Die technische Dokumentation ist vorhanden, wurde aber nie gebündelt. Es gibt einen Testrericht des Stoffs, ein Zertifikat des Schaumstofflieferanten und eine E-Mail über die Holzart, aber niemand hat dies jemals zu einer Akte pro Artikelnummer zusammengefügt. Bei einer Überprüfung dauert es dann Tage, bis alles zusammengetragen ist, während die Überwachungsbehörde eine klare Antwort erwartet.

Zweitens: Verantwortlichkeiten zwischen Hersteller und Importeur sind nicht klar vereinbart. Ein Importeur geht manchmal davon aus, dass der ausländische Hersteller die Dokumentation verwaltet, während Artikel 27 der ESPR die Verantwortung gerade auf denjenigen legt, der das Produkt auf den EU-Markt bringt. Dieses Missverständnis kommt erst zu Tage, wenn es bereits zu spät ist.

Drittens: Bei Kollektionen mit vielen Varianten werden die Daten nicht pro Variante erfasst. Eine Farb- oder Stoffvariante kann eine andere Zusammensetzung haben als eine andere, aber in der Praxis wird oft mit einem "durchschnittlichen" Datenblatt gearbeitet. Wer hier auf Probleme stößt, findet weitere Ansatzpunkte in wie erstelle ich Pässe für eine Möbelkollektion mit vielen Farb- und Stoffvarianten.

Viertens: Bestehende Produktdatenbanken werden nicht an das angepasst, was eine Behörde konkret sehen möchte. Ein ERP- oder PIM-System enthält oft bereits viele Daten, aber nicht in der Form, die nachweisbar und nachverfolgbar sein muss. Siehe hierzu kann ich meine bestehende Produktdatenbank für den Produktpass nutzen.

Fünftens: Es gibt keine interne Absprache darüber, wer antwortet, wenn tatsächlich eine Anfrage einer Behörde eingeht. Die Anfrage landet in der Verkaufsabteilung, die sie an jemanden weiterleitet, der im Urlaub ist, und wertvolle Zeit geht verloren, bevor inhaltlich reagiert wird.

Was Sie festhalten können

Eine Reihe von Dingen kann mit relativ begrenztem Aufwand in Ordnung gebracht werden und zahlt sich aus, wenn tatsächlich eine Anfrage kommt:

• Eine Datei pro Produkt oder Produktvariante mit Materialherkunft, Testergebnissen und Lieferantenerklärungen, gebündelt an einem Ort statt verteilt über Postfächer.
• Schriftliche Vereinbarungen mit Lieferanten über welche Daten diese bereitstellen und wie diese bei Änderungen der Zusammensetzung gepflegt werden.
• Eine interne Beauftragung, wer für den Kontakt mit einer Behörde zuständig ist, einschließlich einer Vertretungsregelung.
• Ein festgelegtes Verfahren für Korrekturmaßnahmen: wer über Rückrufe oder Anpassungen entscheidet und wie dies an Abnehmer kommuniziert wird.
• Aktuelle Kontaktdaten des verantwortlichen Herstellers oder Importeurs, konsistent auf Produkt, Verpackung und im Passdatenblatt angegeben.

Wer dies bereits einrichten möchte, auch ohne dass die Verpflichtung bereits definitiv gilt, findet einen praktischen Ansatz in was kann ich bereits tun, während die Regeln noch nicht definitiv sind. Und für diejenigen, die noch entscheiden müssen, ob dies für ihre eigenen Produkte relevant ist, ist ein guter Ausgangspunkt gilt das digitale Produktpasport für meine Möbel.