Mijn product heeft meerdere productpaspoorten nodig — hoe werkt dat samen?

Elk gereguleerd onderdeel krijgt zijn eigen paspoort, gekoppeld via een code

Wanneer een product uit meerdere onderdelen bestaat die elk apart onder een paspoortplicht vallen, krijgt niet het hele product één overkoepelend paspoort. In plaats daarvan krijgt elk gereguleerd onderdeel in beginsel zijn eigen paspoort, opgesteld volgens de regels die voor dát onderdeel gelden. Voor een meubelstuk betekent dit dat het paspoort van de kast, bank of stoel zelf wordt opgebouwd volgens de regels die voor meubels als productgroep gaan gelden onder artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), terwijl een ingebouwd onderdeel dat al onder eigen EU-regelgeving met een eigen paspoortplicht valt — een accu is daarvan het duidelijkste voorbeeld — zijn eigen paspoort houdt volgens die andere regeling. Die twee paspoorten staan niet los van elkaar: de ESPR voorziet in unieke identificatiecodes (artikel 12) waarmee vast te stellen is welk onderdeel bij welk product hoort. Er is dus geen sprake van twee keer dezelfde gegevens invullen, maar wel van meerdere aparte paspoorten die via die code aan elkaar te koppelen zijn.

Voor meubels met een ingebouwd gereguleerd onderdeel

Dit onderwerp speelt vooral bij meubels die een component bevatten die op zichzelf al onder een eigen paspoort- of registratieplicht valt, zoals een elektrisch verstelbaar bed, een bureau met ingebouwde accu, of een bank met geïntegreerde elektronica. Voor het meubel als geheel geldt straks de meubelregeling; voor het ingebouwde onderdeel geldt de regeling die daarvoor al bestaat of nog gaat gelden. Dit gaat niet over de situatie waarin een fabrikant hetzelfde meubelmodel in meerdere uitvoeringen verkoopt — dat is een vraag over één paspoort voor een productmodel, geen vraag over meerdere paspoorten naast elkaar. Het gaat ook niet over verpakking of transport: die vallen buiten het productpaspoort zoals dat in de ESPR is opgezet. En het gaat niet op voor meubels zonder enig gereguleerd onderdeel: daar is er, zodra de meubelregeling er is, gewoon één paspoort voor het meubel zelf.

De datum staat nog niet vast

Voor meubels is nog geen datum vastgesteld waarop een productpaspoort verplicht wordt, en dus is er ook nog geen concrete regeling voor hoe de samenloop tussen het meubelpaspoort en het paspoort van een ingebouwd onderdeel er in de praktijk uitziet. Volgens het ESPR-werkplan 2025-2030 wordt de gedelegeerde handeling voor meubels rond 2028 verwacht; zodra die handeling is gepubliceerd, staat vast per wanneer de plicht ingaat en hoe de eisen aan het meubelpaspoort precies worden ingevuld. Tot die tijd geldt voor meubels geen paspoortplicht. Wat wel al vaststaat, is het kader uit de ESPR zelf: dat verschillende paspoorten via unieke identificatiecodes aan elkaar te koppelen zijn, ongeacht welke gedelegeerde handeling voor welk onderdeel uiteindelijk van toepassing wordt verklaard.

Wat dit betekent voor wie nu al meubels met elektronica of accu's maakt

Wie nu al meubels ontwerpt of levert met een ingebouwd elektrisch of elektronisch onderdeel, kan alvast een aantal dingen op orde brengen. Eerst is het zinvol om in kaart te brengen welke onderdelen van het meubelstuk mogelijk apart gereguleerd zijn — denk aan accu's, motoren of elektronische besturing — en om na te gaan of voor dat specifieke onderdeel al een paspoort- of registratieplicht bestaat onder de regelgeving die daarvoor geldt. Vervolgens is het praktisch om vast te leggen welke leverancier welk onderdeel levert en welke technische en herkomstgegevens daarover al beschikbaar zijn, zodat die informatie later niet opnieuw hoeft te worden opgezocht. Daarna is het een kwestie van afwachten: de precieze eisen aan het paspoort van het meubel zelf, en de vraag of en hoe een koppeling tussen de paspoorten verplicht wordt gesteld, volgen uit de gedelegeerde handeling voor meubels zodra die er is. Wie deze basis nu al op orde heeft, hoeft later vooral het meubelpaspoort zelf samen te stellen en de bestaande identificatiegegevens van het ingebouwde onderdeel daaraan te koppelen.

De basis: artikel 9 en artikel 12 van de ESPR

Dat een product met meerdere gereguleerde onderdelen niet één paspoort maar meerdere gekoppelde paspoorten krijgt, volgt uit de opzet van de ESPR zelf. Artikel 9 regelt dat het digitale productpaspoort per productgroep wordt ingevuld via een gedelegeerde handeling, wat betekent dat elke productgroep — meubels, batterijen, en andere — zijn eigen paspoortregels krijgt. Artikel 12 voorziet in de unieke identificatiecode waarmee producten, en de onderdelen daarvan, te identificeren en aan elkaar te koppelen zijn. Samen vormen deze twee artikelen het mechanisme waarmee losse paspoorten van verschillende onderdelen van hetzelfde product met elkaar in verband gebracht kunnen worden, zonder dat daarvoor één samengesteld paspoort nodig is.

Wie nu al meubels met een ingebouwd elektrisch of elektronisch onderdeel maakt, kan het beste beginnen met het intern vastleggen van de herkomst- en identificatiegegevens van dat onderdeel, en de ontwikkeling van de gedelegeerde handeling voor meubels in de gaten houden om te weten wanneer en hoe die koppeling concreet moet worden gemaakt.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een meubel bestaat vaak uit meerdere onderdelen die elk onder een andere productgroep kunnen vallen: een bank met een houten frame, een matras met specifieke stoffering, of een kast met elektronische verlichting erin verwerkt. Wanneer voor verschillende onderdelen apart gedelegeerde handelingen gaan gelden onder de ESPR, ontstaat de vraag of er dan één paspoort komt voor het geheel, of meerdere paspoorten die naast elkaar bestaan. Artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) regelt het digitaal productpaspoort per product, en de productgroep-specifieke gedelegeerde handeling bepaalt wat als "het product" geldt. Voor meubels ligt die uitwerking er nog niet.

Bepalen wat de productgrens is

Praktisch betekent dit dat een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers eerst helder moet krijgen waar het ene product ophoudt en het andere begint. Is de stoffering van een bank een eigen product met een eigen paspoort, of een onderdeel van het paspoort van de bank als geheel? Die vraag wordt beantwoord door de gedelegeerde handeling die op de productgroep van toepassing is, niet door het bedrijf zelf. Zolang die handeling er niet is, valt er ook geen zekerheid te geven over hoe dat voor meubels precies uitpakt. Wie hier meer over wil weten over de opbouw van een meubel uit losse onderdelen, leest verder bij krijgt elk onderdeel een eigen paspoort of het meubel als geheel.

Zorgen voor unieke identificatie per paspoort

Artikel 12 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) verplicht tot een unieke identificatiecode per product waarvoor een paspoort bestaat. Bij meerdere paspoorten op één meubel betekent dat meerdere identificatiecodes, die elk naar hun eigen paspoort verwijzen. Voor een bedrijf betekent dit dat de interne administratie — het ERP-systeem, de artikelnummers, de voorraadregistratie — moet kunnen omgaan met meerdere codes per samengesteld product, niet met één code die "het meubel" dekt. Hoe die koppeling met een bestaand systeem eruit kan zien, staat beschreven bij kan ik het productpaspoort koppelen aan mijn ERP- of voorraadsysteem.

Eén datadrager laten verwijzen naar meerdere paspoorten

Als een meubel uit meerdere paspoort-plichtige onderdelen bestaat, is het niet praktisch om op elk onderdeel een eigen QR-code te plakken. De vraag hoe één datadrager op het product de gebruiker naar de juiste informatie leidt — en wat daarvoor nodig is qua koppeling — is precies waar GS1 Digital Link voor bedoeld kan zijn. Meer daarover staat bij wat is GS1 Digital Link en heb ik dat nodig voor het productpaspoort. Voor de fysieke uitvoering — waar de code op het meubel komt en hoe die leesbaar blijft — is er de pagina over hoe de QR-code voor het productpaspoort op meubels komt.

Consistent houden van gegevens over paspoorten heen

Wanneer dezelfde gegevens — een materiaalsamenstelling, een naam van de fabrikant, een garantietermijn — in meerdere paspoorten van hetzelfde product terugkomen, ontstaat het risico dat één paspoort wordt bijgewerkt en een ander niet. Dat is geen apart wettelijk vereiste, maar een praktisch aandachtspunt dat direct volgt uit het bestaan van meerdere paspoorten naast elkaar.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste situatie is de bank met een apart matraspaspoort: de matrasfabricant levert een paspoort voor het matras, de meubelmaker maakt een paspoort voor de bank, en niemand heeft vastgelegd welke van de twee verantwoordelijk is voor welk gegeven. Bij een correctie later weet dan niemand meer wie waar over gaat.

Een tweede situatie is de kast met geïntegreerde verlichting. Het verlichtingselement kan onder een andere productgroep vallen dan het meubel zelf, met een ander tijdschema voor de gedelegeerde handeling. Een bedrijf dat ervan uitgaat dat "het meubel" volstaat, ontdekt pas laat dat het elektronische onderdeel een eigen traject volgt.

Een derde situatie is een reeks samengestelde producten waarbij voor elk onderdeel een aparte QR-code op het product is aangebracht, zonder dat vooraf is nagedacht over de leesbaarheid en volgorde. De eindgebruiker scant de verkeerde code, of vindt geen van de codes logisch geplaatst.

Een vierde situatie is een wijziging die maar op één plek wordt doorgevoerd. Een leverancier past de materiaalinformatie van een onderdeel aan, maar het paspoort van het samengestelde meubel wordt niet meegenomen. Voor het proces van corrigeren van gegevens die al gepubliceerd zijn, is er de pagina kan ik gegevens aanpassen nadat het productpaspoort al gepubliceerd is.

Een vijfde situatie is onduidelijkheid over wie het paspoort van een toeleveringsonderdeel beheert wanneer die toeleverancier van markt verandert of stopt. Wat er met een paspoort gebeurt als de verantwoordelijke partij niet meer bestaat, staat toegelicht bij wat gebeurt er met het productpaspoort als mijn bedrijf stopt.

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht van de onderdelen van het samengestelde meubel, met per onderdeel de vraag of daarvoor een eigen paspoort geldt of dat het onderdeel is van het paspoort van het geheel.
De unieke identificatiecodes die bij elk paspoort horen, inclusief een aantekening welk systeem — eigen ERP of dat van een toeleverancier — die code beheert.
Afspraken met toeleveranciers over wie welk gegeven in welk paspoort actueel houdt, en hoe een wijziging bij één partij wordt doorgegeven aan de andere.
Een vastgelegde keuze over de fysieke plaatsing van datadragers op het product, zeker wanneer meerdere paspoorten via één of via afzonderlijke QR-codes toegankelijk moeten zijn.
Een aantekening in welke taal of talen elk paspoort wordt aangeboden, zeker als onderdelen van verschillende toeleveranciers uit verschillende landen komen — zie in welke taal moet ik het productpaspoort van mijn meubel aanbieden.
Een verwijzing naar de registratie van elk paspoort in het Europese register, zodat duidelijk is welk paspoort waar terug te vinden is — toegelicht bij wat is het register van digitale productpaspoorten en wat moet ik daarin zetten.

Zolang de gedelegeerde handeling voor meubels niet is gepubliceerd, is niet met zekerheid te zeggen hoe de productgrens voor meubels precies wordt getrokken. Wat al wel kan: de eigen productopbouw in kaart brengen, zodat die vraag straks snel te beantwoorden is zodra de regels concreet worden.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.