Det finns ingen fast tidsgräns som gäller för varje företag. Genomloppstiden för att göra ett programvarusystem lämpligt för meubelpaspoort beror framför allt på hur era produktuppgifter redan är organiserade. Företag som redan systematiskt håller reda på materialuppgifter, ursprung och sammansättning i ett ERP- eller PIM-system kan ofta inom några veckor få dessa uppgifter tillgängliga för ett paspoort. Företag där samma information fortfarande är spridd över kalkylark, e-post och en inköpares minne behöver vanligtvis flera månader – inte för att tekniken är komplicerad, utan för att uppgifterna först måste samlas.
Förordningen själv föreskriver ingen genomloppstid för er interna förberedelse; dessa tidsfrister gäller implementeringsdatumet för förpliktelsen, inte hur snabbt er programvara måste anpassas. När den delegerade förordningen för möbler publiceras exakt står ännu inte fast. Vad som däremot är fastställt är att den tid ni behöver till stor del bestäms av tillståndet för era egna uppgifter, inte av lagstiftningen.
Vad som bestämmer genomloppstiden
Tre faktorer spelar den största rollen i praktiken. För det första antalet produktserier och varianter: en tillverkare med tjugo stolmodeller i fem färger har mer att strukturera än en importör med ett begränsat, stabilt sortiment. För det andra frågan om uppgifterna redan är digitalt och entydigt dokumenterade, eller om de kommer in från varje leverantör i ett annat format. För det tredje omfattningen av i vilken mån er nuvarande programvaruleverantör redan arbetar med ett system som kan exportera uppgifter i en form som är lämplig för ett digitalt paspoort. Den som ännu inte har diskuterat detta gör klokt i att schemalägga det i tid. undersökt per ämne vad förordningen säger om detta ger en första bild av vad ni kan förvänta er inom er sektor.
Där fördröjningen oftast uppstår
I praktiken fastnar genomloppstiden sällan på tekniken. Det brukar stanna av vid insamlingen av uppgifter som ligger någon annanstans i kedjan: en underleverantör som inte har materialsertifikat tillgängliga, en trädslag vars ursprung inte entydigt är dokumenterat, eller en komponent som köps in från en tredje part som själv ännu inte har insyn i vad som kommer att krävas. Den sortens fördröjning kan inte lösas genom att arbeta hårdare med programvaran, utan genom att i god tid börja begära uppgifter från de parter som äger dem. Företag som underskattar detta upptäcker ofta för sent att tekniken är klar, men uppgifterna är det inte.
En andra källa till fördröjning är intern: den som inom företaget är ansvarig för att tillhandahålla och hålla uppgifterna uppdaterade är inte alltid omedelbar tydlig. Utan en utsedd ansvarig tar varje steg längre tid än nödvändigt, helt enkelt för att ingen har överblicken.
Samtalet med er programvaruleverantör
Genomloppstiden bestäms också av hur er programvaruleverantör hanterar denna förändring. Vissa leverantörer arbetar redan med kopplingar som automatiskt gör uppgifter tillgängliga för ett digitalt paspoort; andra måste ännu utveckla det. För er är det framför allt relevant att veta vilken väg er leverantör väljer och vilka uppgifter ert nuvarande system redan kan exportera utan anpassning. Ju tidigare detta samtal äger rum, desto mindre överraskningar uppstår senare. Om ni vill veta hur en sådan dataström ser ut i praktiken, ger en översikt över var informationen i passet kommer från en god bild av de steg som är involverade.
Vad ni redan kan göra
Även om det exakta implementeringsdatumet inte är känt än, kan du redan nu börja kartlägga var dina produktuppgifter finns och vem inom din organisation eller kedja som är kontaktperson för detta. Det arbetet går inte förlorat om datumet ändras; strukturerad data är redan nu användbar, för din egen administration, för kunder och för eventuella kontroller av produktsäkerhet. Om du är osäker på var ditt företag står för närvarande, ger en kort scan med en första indikation en konkret startpunkt, utan att du behöver ett konto direkt.
Den som behöver en mer kompakt överblick över vanliga frågor om timing och planering, hittar den under samlingen av frågor som företag ofta ställer till oss. För situationen på ditt eget företag, med dina specifika leverantörer och system, är det fortfarande lämpligt att tillsammans med denna allmänna information även rådgöra med din programvaruleverantör och, vid behov, en jurist.
Om du utan förpliktelser vill se var ditt företag står nu och vilka frågor som är relevanta för dig, gör då den kostnadsfria quick-scanen eller bläddra genom kunskapsbanken för det ämne som passar din situation.