Der er ingen fast tidsramme, der gælder for alle virksomheder. Gennemløbstiden for at gøre et softwaresystem klar til møbelpasporet afhænger primært af, hvordan jeres produktdata allerede er organiseret. Virksomheder, der allerede struktureret holder styr på materialdata, oprindelse og sammensætning i et ERP- eller PIM-system, er ofte inden for nogle få uger i stand til at frigive disse data rettet mod et paspoort. Virksomheder, hvor de samme oplysninger stadig er spredt på tværs af regneark, e-mails og en indkøbers hukommelse, har typisk brug for flere måneder – ikke fordi teknikken er kompliceret, men fordi dataene først skal samles.
Forordningen selv foreskriver ingen gennemløbstid for jeres interne forberedelse; disse tidsfrister omhandler implementeringsdatoen for forpligtelsen, ikke hvor hurtigt jeres software skal være tilpasset. Hvornår den delegerede handling for møbler præcis offentliggøres, står på nuværende tidspunkt endnu ikke fast. Det, der er fastslået, er, at den tid, I har brug for, i høj grad bestemmes af tilstanden for jeres egne data, ikke af lovgivningen.
Hvad der bestemmer gennemløbstiden
Tre faktorer spiller den største rolle i praksis. For det første antallet af produktlinjer og varianter: en producent med tyve stolemodeller i fem farver har mere at strukturere end en importør med et begrænset, stabilt sortiment. For det andet spørgsmålet om data allerede er digitalt og entydigt dokumenteret, eller om de kommer ind fra hver leverandør i et andet format. For det tredje i hvilket omfang jeres nuværende softwareleverandør allerede arbejder med et system, der kan eksportere data i en form, der er egnet til et digitalt paspoort. Hvis I endnu ikke har ført denne samtale, er det fornuftigt at afsætte tid til det; undersøgt pr. emne, hvad forordningen siger herom giver et første billede af, hvad du kan tage højde for inden for din sektor.
Hvor mest forsinkelse opstår
I praksis opstår gennemløbstiden sjældent på grund af teknikken. Det køber sig normalt fast ved indsamlingen af data, der ligger andre steder i kæden: en leverandør, der ikke har materialeattester parat, en træsort, hvis oprindelse ikke entydigt er dokumenteret, eller en del, der købes ind hos en tredjepart, som selv endnu ikke har overblik over, hvad der senere bliver efterspurgt. Den slags forsinkelse kan ikke løses ved at arbejde hårdere på softwaren, men ved at begynde i tide at anmode om data fra de parter, der har dem. Virksomheder, der undervurderer dette, opdager ofte for sent, at teknikken er klar, men dataene ikke.
En anden forsinkelseskilde er intern: den person i virksomheden, der er ansvarlig for at levere og opdatere dataene, er ikke altid umiddelbart klar. Uden en udpeget ansvarlig varer hvert trin længere end nødvendigt, simpelthen fordi ingen har overblikket.
Samtalen med jeres softwareleverandør
Gennemløbstiden bestemmes også af, hvordan jeres softwareleverandør håndterer denne ændring. Nogle leverandører arbejder allerede på kopplinger, der automatisk gør data tilgængelige for et digitalt paspoort; andre skal stadig udvikle det. Det er især relevant for jer at vide, hvilken rute jeres leverandør følger, og hvilke data jeres nuværende system allerede kan eksportere uden tilpasning. Jo tidligere denne samtale finder sted, jo færre overraskelser opstår senere. Hvis I vil vide, hvordan sådan en dataflow ser ud i praksis, giver en oversigt over, hvor oplysningerne i passet stammer fra et godt billede af de trin, der hører til.
Det kan I allerede gøre
Selv uden at det nøjagtige iværksættelsesdato er kendt, kan du allerede nu begynde på at kortlægge, hvor dine produktdata befinder sig, og hvem i din organisation eller kæde der er kontaktpersonen herfor. Det arbejde går ikke tabt, hvis datoen ændres; strukturerede data kan også nu allerede bruges, til din egen administration, til dine kunder og til eventuelle kontroller af produktsikkerhed. Er du usikker på, hvor dit firma står i øjeblikket, gives en kort scanning med en første indikation et konkret udgangspunkt, uden at du behøver en konto med det samme.
Hvem der har behov for et mere kompakt overblik over hyppigt stillede spørgsmål om timing og planlægning, finder det tilbage hos samlingen af spørgsmål, som virksomheder ofte stiller os. For din egen virksomheds situation, med dine specifikke leverandører og systemer, er det stadig klogt at rådføre dig også med din softwareleverandør og, hvor nødvendigt, en jurist ved siden af disse generelle oplysninger.
Ønsker du uden forpligtelser at se, hvor dit firma nu står, og hvilke spørgsmål der er relevante for dig, skal du foretage den gratis quick-scan eller gennemse knowledge banken for det emne, der passer til din situation.