Co oznacza paszport produktu, jeśli importuję meble spoza UE?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pani/Pana oczekuje

Kto importuje meble spoza Unii Europejskiej i wprowadza te meble na rynek unijny, jest uważany za importera w rozumieniu ESPR. Jest to inne stanowisko niż stanowisko handlowca, który kupuje w obrębie Unii Europejskiej: importer jest najbliżej producenta spoza Unii Europejskiej i w związku z tym ma swój własny zestaw obowiązków, określonych w artykule 29 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781).

Sprawdzenie, czy paszport produktu istnieje przed importem produktu

Oczekuje się, że importer sprawdzi, czy dla mebla został sporządzony cyfrowy paszport produktu i czy paszport ten spełnia wymogi dotyczące tego typu produktu, zanim produkt zostanie wprowadzony na rynek. W praktyce oznacza to, że paszport nie jest kwestią, którą można uregulować po przybyciu — jest częścią przygotowania przesyłki. W przypadku przedsiębiorstwa liczącego od 10 do 100 pracowników zwykle sprowadza się to do stałego etapu w procesie zakupów: zapytanie fabryką spoza Unii Europejskiej, jakie dane są dostępne i czy są już dostępne w formie paszportu, czy też platforma taka jak furnipas.eu powinna sporządzić ten paszport na podstawie tych danych.

Sprawdzenie, czy deklaracja zgodności i oznaczenie są obecne

Oprócz samego paszportu oczekuje się od importera sprawdzenia, czy producent spoza Unii Europejskiej przeprowadził ocenę zgodności i dokonał wymaganego oznaczenia. Nie jest to kontrola techniczna produktu, ale kontrola na papierze: czy są właściwe dokumenty i czy dane na produkcie są zgodne z tym, co znajduje się w dokumencie towarzyszącym. W przypadku powtarzającego się importu podobnych produktów od tego samego producenta staje się to często stałą listą kontrolną na każdą przesyłkę zamiast jednorazowego działania.

, Wymienienie własnej nazwy i danych kontaktowych na produkcie lub opakowaniu

Oczekuje się, że importer wymieni własną nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową lub nazwę handlową i dane kontaktowe na produkcie, opakowaniu lub dokumencie towarzyszącym. Jest to praktyczny krok, który jest często wdrażany na linii pakowania lub podczas etykietowania i który jest niezależny od samego paszportu — ale jest częścią tego samego artykułu 29.

Upewnienie się, że magazynowanie i transport nie stanowią zagrożenia dla zgodności produktu z wymogami

Dopóki produkt znajduje się pod odpowiedzialnością importera, oczekuje się, że warunki magazynowania i transportu nie będą zagrażać zgodności z wymogami. W przypadku mebli oznacza to przede wszystkim, że dane stanowiące podstawę paszportu — skład materiałowy, pochodzenie, obróbka — pozostają aktualne podczas transportu i przechowywania i nie są oparte na statusie produkcji, który tymczasem się zmienił.

Współpraca z organami celnymi w zakresie cyfrowego paszportu produktu

Artykuł 15 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) stanowi, że organy celne mogą przeprowadzać kontrole cyfrowego paszportu produktu przy wprowadzaniu produktów z krajów trzecich do obrotu. Dla importera oznacza to, że nośnik danych QR i dane bazowe muszą być dostępne i możliwe do wglądu w momencie importu — nie dopiero po zwolnieniu przesyłki. Przedsiębiorstwo, które regularnie importuje, powinno zatem traktować paszport jako część dokumentacji celnej, a nie jako coś, co "dołącza się gdzie indziej".

Gdzie pada w praktyce

Częstą sytuacją jest, że fabryka spoza Unii Europejskiej może dostarczyć dane materiałowe, ale nie ma pojęcia, co obejmuje cyfrowy paszport produktu lub jaki format się oczekuje. Importer odkrywa to często dopiero wtedy, gdy przesyłka jest już w drodze i ma wtedy dane, które są niepełne lub nie w odpowiednim formacie. Co dokładnie jest potrzebne, aby zapytać dostawcę spoza Unii Europejskiej ustalane jest zbyt późno w procesie.

Druga sytuacja: importer zakłada, że fabryka sama już sporządził paszport, podczas gdy ta fabryka z kolei zakłada, że partia handlowa UE to ureguluje. Bez wyraźnej umowy pytanie to pozostaje zawieszone między dwiema stronami aż do momentu, gdy ktoś — zwykle na granicy celnej — o to zapyta.

Trzecia sytuacja pojawia się, gdy ten sam model mebla jest zakupywany z dwóch różnych fabryk poza UE, na przykład w celu rozłożenia ryzyka dostaw. Jedna fabryka dostarcza szczegółowe dane dotyczące pochodzenia drewna i składu klejów, druga dostarcza zwięzłą specyfikację. Bez standaryzacji powstają dwa różne paszporty dla tego, co klient postrzega jako "ten sam produkt". Jak tego uniknąć przy zakupie tego samego komponentu u różnych dostawców jest zatem istotne również dla importerów, a nie tylko dla firm kupujących w ramach UE.

Czwarta sytuacja: dane dostarczone okazują się podczas kontroli próbkowej niezgodne z produktem fizycznym — na przykład inny typ materiału płytowego niż podany. Staje się to widoczne dopiero wtedy, gdy faktycznie następuje sprawdzenie, czy dane dostawcy są poprawne, co przy imporcie spoza UE nie następuje automatycznie, ponieważ odległość do fabryki jest większa i istnieje mniej bezpośredniego wglądu w proces produkcji.

Piąta sytuacja: pochodzenie drewna zostaje wymienione w dostarczanej dokumentacji, ale bez dokumentów uzasadniających. W przypadku mebli jest to punkt powracający, i ustalania pochodzenia drewna dlatego dla importerów jest to jedna z trudniejszych części, aby w ogóle uzyskać od fabryki poza UE.

Co można rejestrować

• Pisemna umowa z fabryką poza UE dotycząca tego, które dane paszportu będą dostarczone, w jakim formacie i w jakim momencie przed wysyłką — ustalona w sposób porównywalny z umowami dotyczącymi dostarczania danych paszportu w umowie zakupu.
• Przegląd tego, które dane dokładnie są potrzebne dla każdej kategorii produktu, aby nie trzeba było tego ustalać na nowo dla każdej przesyłki — patrz również które dane są żądane od dostawcy mebli.
• Dossier dla każdej przesyłki zawierające deklarację zgodności, oznakowanie i bazowe dane materiałowe, aby było to bezpośrednio dostępne podczas kontroli celnej.
• Ustalona procedura na moment, gdy stwierdzi się, że dostawca nie dostarcza danych, dostarcza je niekompletnie lub zbyt późno — wraz z tym, co należy zrobić następnie, jak opisano w dostawca, który nie dostarcza danych.
• Wewnętrzna kontrola, czy chodzi o gotowy mebel, czy o półfabrykat, który będzie dalej przetwarzany w UE, ponieważ wpływa to na pytanie, czy podwykonawca dostarczający półfabrykaty musi również dostarczyć dane paszportu.
• Decyzja dotycząca tego, czy dostarczone dane będą sprawdzane wewnętrznie, czy też do tego celu będzie zaangażowana niezależna weryfikacja przez stronę trzecią i na jakim etapie procesu to nastąpi.