Cosa significa il passaporto del prodotto se importo mobili da fuori l'UE?

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Chi importa mobili da fuori dell'UE e immette questi mobili sul mercato dell'UE è considerato importatore secondo l'ESPR. Questa è una posizione diversa da quella di un commerciante che acquista all'interno dell'UE: l'importatore è il più vicino al fabbricante fuori dall'UE e riceve pertanto una serie propria di obblighi, disciplinati dall'articolo 29 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781).

Verificare che il fascicolo tecnico del prodotto esista prima che il prodotto venga importato

Ci si aspetta che un importatore verifichi se per il mobile è stato redatto un fascicolo tecnico del prodotto digitale, e se tale fascicolo soddisfa i requisiti applicabili a quel tipo di prodotto, prima che il prodotto sia immesso sul mercato. Ciò significa in pratica che il fascicolo non è una questione che può essere risolta dopo l'arrivo — è parte della preparazione della spedizione. Per un'azienda di 10-100 dipendenti questo di solito si riduce a un passaggio fisso nel processo di approvvigionamento: chiedere al fabbricante fuori dall'UE quali dati ha a disposizione e se sono già disponibili in forma di fascicolo, oppure se una piattaforma come furnipas.eu deve redarre quel fascicolo sulla base di tali dati.

Verificare che la dichiarazione di conformità e la marcatura siano presenti

Oltre al fascicolo stesso, ci si aspetta che l'importatore verifichi se il fabbricante fuori dall'UE ha effettuato la valutazione della conformità e ha apposto la marcatura richiesta. Questa non è una verifica tecnica del prodotto, ma una verifica documentale: sono presenti i documenti corretti e i dati sul prodotto corrispondono a quelli nei documenti di accompagnamento. Nel caso di importazione ripetuta di prodotti simili dallo stesso fabbricante, questo diventa spesso una lista di controllo fissa per ogni spedizione anziché un'indagine una tantum.

Indicare il proprio nome e i dati di contatto sul prodotto o sull'imballaggio

Ci si aspetta che un importatore indichi il proprio nome, ragione sociale registrata o marchio e dati di contatto sul prodotto, sull'imballaggio o in un documento di accompagnamento. Si tratta di un passaggio pratico che spesso è organizzato nella linea di imballaggio o durante l'etichettatura, e che è separato dal fascicolo stesso — ma è comunque parte dello stesso articolo 29.

Garantire che lo stoccaggio e il trasporto non comportino il mancato rispetto dei requisiti del prodotto

Finché un prodotto rimane sotto la responsabilità dell'importatore, ci si aspetta che le condizioni di stoccaggio e trasporto non compromettano il rispetto dei requisiti. Per i mobili ciò significa soprattutto che i dati su cui si basa il fascicolo — composizione materiale, provenienza, trattamento — rimangono validi durante il trasporto e lo stoccaggio, e non si basano su uno stato di produzione nel frattempo modificato.

Collaborare ai controlli doganali sul fascicolo tecnico del prodotto digitale

L'articolo 15 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce che le autorità doganali possono effettuare controlli sul fascicolo tecnico del prodotto digitale in occasione dell'immissione sul mercato di prodotti provenienti da paesi terzi. Per l'importatore ciò significa che il codice QR e i dati sottostanti devono essere disponibili e consultabili al momento dell'importazione — non dopo che la spedizione è già stata sdoganata. Un'azienda che importa regolarmente è pertanto tenuta a trattare il fascicolo come parte della documentazione doganale, non come qualcosa che arriva "in più".

Dove le cose vanno male nella pratica

Una situazione comune è che il fabbricante fuori dall'UE può fornire dati sui materiali, ma non ha idea di cosa sia un fascicolo tecnico del prodotto digitale o quale formato sia previsto. L'importatore spesso lo scopre solo quando la spedizione è già in viaggio, e si ritrova con dati incompleti o non nel formato corretto. Ciò che esattamente è necessario richiedere a un fornitore fuori dall'UE viene chiarito troppo tardi nel processo.

Una seconda situazione: l'importatore presuppone che la fabbrica abbia già fatto redigere il passaporto stesso, mentre quella fabbrica presuppone invece che sia il soggetto UE a regolarlo. Senza un accordo esplicito, questa questione rimane sospesa tra le due parti fino a quando qualcuno — di solito la dogana — non la solleva.

Una terza situazione si verifica quando lo stesso modello di mobile viene acquistato da due diverse fabbriche al di fuori dell'UE, ad esempio per distribuire il rischio di fornitura. Una fabbrica fornisce dati dettagliati sull'origine del legno e sulla composizione dell'adesivo, l'altra fornisce una specifica sommaria. Senza standardizzazione, emergono due diversi passaporti per quello che il cliente percepisce come "lo stesso prodotto". Come evitare ciò durante l'acquisto dello stesso componente da diversi fornitori è pertanto rilevante anche per gli importatori, non solo per le aziende che si riforniscono all'interno dell'UE.

Una quarta situazione: i dati forniti risultano, in un campionamento, non corrispondere al prodotto fisico — ad esempio un diverso tipo di materiale da pannello rispetto a quello indicato. Ciò diventa evidente solo quando viene effettuato il controllo che i dati del fornitore siano corretti, cosa che nell'importazione da fuori dell'UE non accade automaticamente perché la distanza dalla fabbrica è maggiore e c'è meno visibilità diretta sul processo di produzione.

Una quinta situazione: l'origine del legno è menzionata nella documentazione fornita, ma senza documentazione di supporto. Nel caso dei mobili si tratta di un punto ricorrente, e registra l'origine del legno diventa perciò per gli importatori uno degli aspetti più difficili da ottenere presso una fabbrica al di fuori dell'UE.

Ciò che potete documentare

• Un accordo scritto con la fabbrica al di fuori dell'UE su quali dati del passaporto vengono forniti, in quale formato e in quale momento prima della spedizione — da stabilire in modo analogo a accordi sulla fornitura di dati del passaporto in un contratto d'acquisto.
• Un elenco di quali dati esatti sono necessari per ciascuna categoria di prodotto, in modo che non sia necessario scoprirlo nuovamente per ogni spedizione — si veda anche quali dati vengono richiesti a un fornitore di mobili.
• Un fascicolo per ogni spedizione con la dichiarazione di conformità, la marcatura e i dati sui materiali sottostanti, in modo che sia immediatamente disponibile in caso di controllo doganale.
• Una procedura fissa per il momento in cui si stabilisce che un fornitore non fornisce i dati, non li fornisce completamente o li fornisce in ritardo — incluso ciò che deve essere fatto successivamente, come descritto in un fornitore che non fornisce i dati.
• Una verifica interna se si tratta di un mobile finito o di un semilavorato che viene ulteriormente lavorato all'interno dell'UE, perché ciò riguarda la questione se un subappaltatore che fornisce semilavorati deve fornire anche i dati del passaporto.
• Una decisione sulla questione se i dati forniti vengono controllati internamente o se per questo viene incaricata una verifica indipendente da parte di terzi e in quale momento del processo ciò avviene.