Was bedeutet der Produktpass, wenn ich Möbel von außerhalb der EU importiere?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Wer Möbel von außerhalb der EU einführt und diese Möbel auf dem EU-Markt in Verkehr bringt, wird gemäß der ESPR als Importeur eingestuft. Dies ist eine andere Position als die eines Händlers, der innerhalb der EU einkauft: Der Importeur steht dem Hersteller außerhalb der EU am nächsten und erhält daher einen eigenen Satz von Verpflichtungen, geregelt in Artikel 29 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781).

Überprüfung, ob das Produktpass vorhanden ist, bevor das Produkt eingeführt wird

Von einem Importeur wird erwartet, dass er überprüft, ob für das Möbelstück ein digitales Produktpass erstellt wurde und ob dieses Pass die Anforderungen erfüllt, die für diesen Produkttyp gelten, bevor das Produkt auf den Markt gebracht wird. Das bedeutet in der Praxis, dass das Pass keine Angelegenheit ist, die nach Ankunft noch geregelt werden kann — es ist Teil der Vorbereitung der Sendung. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern läuft dies normalerweise auf einen festen Schritt im Einkaufsprozess hinaus: beim Hersteller außerhalb der EU nachfragen, welche Daten vorhanden sind und ob diese bereits in Passform verfügbar sind, oder ob eine Plattform wie furnipas.eu dieses Pass auf der Grundlage dieser Daten zusammenstellen muss.

Überprüfung, ob die Konformitätserklärung und Kennzeichnung vorhanden sind

Neben dem Pass selbst wird von dem Importeur erwartet, dass überprüft wird, ob der Hersteller außerhalb der EU die Konformitätsbewertung durchgeführt hat und die erforderliche Kennzeichnung angebracht hat. Dies ist keine technische Kontrolle des Produkts, sondern eine Papierkontrolle: Sind die richtigen Unterlagen vorhanden und stimmen die Angaben auf dem Produkt mit den begleitenden Unterlagen überein. Bei wiederholter Einfuhr ähnlicher Produkte von demselben Hersteller wird dies oft zu einer festen Checkliste pro Sendung, anstatt einer einmaligen Recherche.

Der eigene Name und die Kontaktdaten auf dem Produkt oder der Verpackung angeben

Von einem Importeur wird erwartet, dass er seinen eigenen Namen, eingetragenen Handelsnamen oder Markennamen und Kontaktdaten auf dem Produkt, der Verpackung oder einem Begleitdokument angibt. Dies ist ein praktischer Schritt, der oft in der Verpackungslinie oder beim Etikettieren eingerichtet wird, und der unabhängig vom Pass selbst ist — aber dennoch Teil desselben Artikels 29.

Sicherstellen, dass Lagerung und Transport das Produkt nicht an den Anforderungen vorbeibringen

Solange sich ein Produkt unter der Verantwortung des Importeurs befindet, wird erwartet, dass Lagerungs- und Transportbedingungen die Einhaltung der Anforderungen nicht gefährden. Bei Möbeln bedeutet dies vor allem, dass die Daten, die dem Pass zugrunde liegen — Materialzusammensetzung, Herkunft, Behandlung — während Transport und Lagerung korrekt bleiben und nicht auf einem Produktionsstatus basieren, der sich inzwischen geändert hat.

Mitarbeit bei Zollkontrollen des digitalen Produktpasses

Artikel 15 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) regelt, dass Zollbehörden Kontrollen des digitalen Produktpasses bei der Markteinführung von Produkten aus Drittländern durchführen können. Für den Importeur bedeutet dies, dass der QR-Datenträger und die zugrunde liegenden Daten zum Zeitpunkt der Einfuhr bereits verfügbar und abrufbar sein müssen — nicht erst, nachdem die Sendung bereits freigegeben wurde. Ein Unternehmen, das regelmäßig einführt, wird daher erwartet, das Pass als Teil der Zolldokumentation zu behandeln, nicht als etwas, das "irgendwie dazu kommt".

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine häufige Situation ist, dass der Hersteller außerhalb der EU zwar Materialdaten liefern kann, aber keine Vorstellung hat, was ein digitales Produktpass beinhaltet oder welches Format erwartet wird. Der Importeur stellt dies oft erst fest, wenn die Sendung bereits unterwegs ist, und steht dann mit Daten da, die unvollständig oder nicht im richtigen Format sind. Was genau bei einem Lieferanten außerhalb der EU abgefragt werden muss wird zu spät im Prozess geklärt.

Eine zweite Situation: Der Importeur geht davon aus, dass die Fabrik das Produktpass selbst bereits hat aufstellen lassen, während diese Fabrik genau davon ausgeht, dass die EU-Partei dies regelt. Ohne eine explizite Absprache bleibt diese Frage zwischen zwei Parteien ungeklärt, bis jemand — meist bei der Zollbehörde — danach fragt.

Eine dritte Situation entsteht, wenn dasselbe Möbelmodell über zwei verschiedene Fabriken außerhalb der EU eingekauft wird, beispielsweise um Lieferungsrisiken zu verteilen. Die eine Fabrik liefert detaillierte Daten über Holzherkunft und Leimzusammensetzung, die andere liefert eine knappe Spezifikation. Ohne Standardisierung entstehen zwei verschiedene Produktpässe für das, was der Kunde als "dasselbe Produkt" sieht. Wie dies zu vermeiden ist bei Einkauf desselben Teils bei verschiedenen Lieferanten ist daher auch für Importeure relevant, nicht nur für Unternehmen, die innerhalb der EU einkaufen.

Eine vierte Situation: Die gelieferten Daten erweisen sich bei Stichproben als nicht übereinstimmend mit dem physischen Produkt — beispielsweise ein anderer Plattenwerkstoffe-Typ als angegeben. Dies wird erst sichtbar, wenn tatsächlich überprüft wird, ob die Daten des Lieferanten stimmen, etwas, das bei der Einfuhr von außerhalb der EU nicht automatisch geschieht, da die Entfernung zur Fabrik größer ist und es weniger direkten Einblick in den Produktionsprozess gibt.

Eine fünfte Situation: Holzherkunft wird in der gelieferten Dokumentation genannt, jedoch ohne unterstützende Unterlagen. Bei Möbeln ist dies ein wiederkehrendes Thema, und der Festlegung der Herkunft des Holzes wird daher für Importeure einer der schwierigeren Bereiche, um diese überhaupt bei einer Fabrik außerhalb der EU zu erhalten.

Was Sie festhalten können

• Eine schriftliche Absprache mit der Fabrik außerhalb der EU darüber, welche Produktpass-Daten geliefert werden, in welchem Format und zu welchem Zeitpunkt vor dem Versand — festzuhalten auf eine Weise, die vergleichbar ist mit Absprachen über die Lieferung von Produktpass-Daten in einem Einkaufsvertrag.
• Ein Überblick, welche Daten pro Produktkategorie genau erforderlich sind, damit dies nicht pro Sendung erneut ermittelt werden muss — siehe auch welche Daten bei einem Möbel-Lieferanten angefordert werden.
• Eine Akte pro Sendung mit der Konformitätserklärung, der Kennzeichnung und den zugrundeliegenden Materialdaten, damit diese bei einer Zollkontrolle unmittelbar verfügbar sind.
• Ein festes Verfahren für den Zeitpunkt, an dem festgestellt wird, dass ein Lieferant die Daten nicht, nicht vollständig oder zu spät liefert — einschließlich, was danach zu tun ist, wie beschrieben bei ein Lieferant, der die Daten nicht liefert.
• Eine interne Prüfung, ob es sich um ein fertig zusammengestelltes Möbel oder um ein Halbfabrikat handelt, das später in der EU weiterbearbeitet wird, denn das berührt die Frage, ob ein Unterauftragnehmer, der Halbfabrikate liefert auch bereits Produktpass-Daten liefern muss.
• Eine Entscheidung über die Frage, ob die gelieferten Daten intern überprüft werden oder ob hierfür eine unabhängige Überprüfung durch einen Dritten eingeschaltet wird, und zu welchem Zeitpunkt im Prozess dies geschieht.