moet ik mijn paspoortgegevens laten controleren door een onafhankelijke partij

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR regelt op dit moment vooral wie verantwoordelijk is voor de juistheid van de gegevens in het productpaspoort, niet dat een onafhankelijke partij die gegevens standaard moet controleren voordat ze gepubliceerd worden. Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verantwoordelijkheid voor correcte productinformatie bij de fabrikant. Voor meubels betekent dit dat de partij die het product op de markt brengt, instaat voor wat er in het paspoort staat — ook als die gegevens deels van toeleveranciers komen.

Zelf verantwoordelijk blijven voor de inhoud

Een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers stelt het paspoort meestal samen op basis van informatie die van meerdere kanten komt: eigen productiegegevens, opgaven van toeleveranciers, en soms testresultaten van derden voor specifieke eigenschappen. Artikel 27 maakt dat de fabrikant deze informatie samenbrengt en er verantwoordelijkheid voor draagt, ook zonder dat er een verplichte externe toets aan voorafgaat. Praktisch merkt een bedrijf dit doordat het zelf een manier moet hebben om te beoordelen of aangeleverde gegevens plausibel zijn, voordat ze in het paspoort belanden. Hoe dat opvragen en controleren van leveranciersgegevens er in de praktijk uitziet, staat beschreven op de pagina over hoe u controleert of de gegevens van uw leverancier kloppen.

Test-, meet- en berekeningsmethoden op orde hebben

Artikel 39 van de ESPR gaat over de methoden waarmee eigenschappen van een product worden getest, gemeten of berekend. Voor meubels raakt dit bijvoorbeeld eigenschappen die met normen of testprotocollen worden vastgesteld. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit niet automatisch dat elke test door een onafhankelijk laboratorium moet worden uitgevoerd, maar wel dat de gebruikte methode traceerbaar en onderbouwd moet zijn. Als een leverancier een testresultaat aanlevert, is het voor de eigen verantwoording van belang te weten volgens welke methode dat resultaat is verkregen.

Voorkomen dat gegevens niet overeenkomen met de werkelijkheid

Artikel 40 van de ESPR is gericht op het voorkomen van omzeiling en van verslechtering van prestaties ten opzichte van wat er is opgegeven. Dit raakt niet direct de vraag of een onafhankelijke partij moet controleren, maar wel de achterliggende gedachte: de gegevens in het paspoort moeten overeenkomen met het werkelijke product, ook na verloop van tijd of bij wijzigingen in productie. Voor een bedrijf betekent dit dat een eenmalige controle bij de eerste samenstelling van het paspoort niet vanzelfsprekend voldoende is als het product of het productieproces nadien wijzigt.

Rekening houden met markttoezicht

Verordening (EU) 2019/1020 over markttoezicht en conformiteit van producten regelt hoe toezichthouders producten en de bijbehorende informatie kunnen controleren nadat deze op de markt zijn gebracht. Dit is geen verplichte voorafgaande controle door een onafhankelijke partij, maar een achteraf-toezicht dat kan plaatsvinden. Voor een bedrijf betekent dit dat de onderbouwing van paspoortgegevens op een later moment opgevraagd kan worden, ook als er bij het samenstellen geen externe toets heeft plaatsgevonden.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste situatie is dat een bedrijf ervan uitgaat dat het paspoort automatisch "gecontroleerd" is omdat het via een platform of hostingdienst wordt gepubliceerd. Publicatie zegt niets over de juistheid van de onderliggende gegevens; die verantwoordelijkheid blijft bij de fabrikant of importeur.

Een tweede situatie ontstaat wanneer gegevens van meerdere toeleveranciers worden samengevoegd zonder dat iemand binnen het bedrijf checkt of ze onderling consistent zijn — bijvoorbeeld een houtsoort die in het ene document anders wordt aangeduid dan in het andere. Zeker bij meerdere leveranciers voor hetzelfde onderdeel is dit een terugkerend knelpunt.

Een derde situatie is dat een bedrijf een testresultaat van een leverancier overneemt zonder te weten volgens welke methode dat resultaat is bepaald, en dus niet kan uitleggen hoe een waarde in het paspoort tot stand is gekomen als daar later naar wordt gevraagd.

Een vierde situatie speelt bij invoer van buiten de EU: gegevens komen dan vaak in een andere vorm of taal aan, en de importeur neemt ze over zonder eigen toetsing, terwijl de verantwoordelijkheid voor de juistheid bij invoer wel bij de importeur ligt. Dit is nader uitgewerkt op de pagina over wat het productpaspoort betekent bij invoer van buiten de Europese Unie.

Een vijfde situatie is dat een product na de eerste publicatie van het paspoort wijzigt — een andere lijmsoort, een andere afwerking — maar niemand het paspoort daarop bijwerkt, waardoor de gegevens niet langer overeenkomen met het geleverde product.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van welke gegevens van eigen productie komen en welke van toeleveranciers, met per post een aanduiding van de bron.
• Afspraken met leveranciers over welke gegevens zij aanleveren en in welke vorm, vastgelegd volgens de aanpak beschreven op de pagina over welke gegevens u bij uw leverancier van meubels moet opvragen.
• Contractuele bepalingen over levering en juistheid van paspoortgegevens, zoals toegelicht op de pagina over het vastleggen van de levering van paspoortgegevens in uw inkoopcontract.
• Een interne werkwijze voor het steekproefsgewijs of structureel nakijken van aangeleverde gegevens vóór opname in het paspoort.
• Documentatie van de gebruikte test-, meet- of berekeningsmethode per opgegeven eigenschap, inclusief verwijzing naar de gehanteerde norm of protocol.
• Een procedure voor het bijwerken van het paspoort bij wijzigingen in materiaal, onderdeel of leverancier.
• Een dossier per product waarin onderbouwende documenten (testrapporten, leveranciersverklaringen, certificaten) terug te vinden zijn, zodat deze bij een controle door een toezichthouder snel beschikbaar zijn.