Hvad betyder produktpasset, når jeg importerer møbler fra uden for EU?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Når møbler importeres fra uden for EU og markedsføres i EU, betragtes importøren som importør i henhold til ESPR. Det er en anden position end en forhandler, der køber inden for EU: importøren står tættest på producenten uden for EU og får derfor et eget sæt forpligtelser, som reguleres i artikel 29 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781).

Kontrollere, om det digitale produktpasport foreligger, før produktet importeres

En importør forventes at kontrollere, om der er udarbejdet et digitalt produktpasport for møblet, og om det pasport opfylder de krav, der gælder for den pågældende produkttype, før produktet markedsføres. Det betyder i praksis, at pasportudstederingen ikke er et spørgsmål, der kan ordnes efter indflytning — det er en del af forsendelsesforberedelsesfasen. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder det normalt et fast trin i indkøbsprocessen: spørge fabrikken uden for EU, hvilke data den har, og om de allerede er tilgængelige i pasportformat, eller om et platform som furnipas.eu skal samle det pasport på grundlag af disse data.

Kontrollere, om overensstemmelseserklæringen og mærkningen er til stede

Udover selve pasportudstedelsen forventes det af importøren, at det kontrolleres, om producenten uden for EU har udført overensstemmelsesvurderingen og anbragt den krævede mærkning. Dette er ikke en teknisk kontrol af produktet, men en kontrol på papir: er de korrekte dokumenter til stede, og stemmer dataene på produktet overens med det, der er i de medfølgende dokumenter. Ved gentagen import af lignende produkter fra samme fabrik bliver dette ofte en fast checkliste pr. forsendelse i stedet for en engangsundersøgelse.

Angive importørens navn og kontaktoplysninger på produktet eller emballagen

En importør forventes at angive sit navn, registrerede handelsnavn eller varemærke og kontaktoplysninger på produktet, emballagen eller et medfølgende dokument. Dette er et praktisk trin, der ofte indføres på emballagelinjerne eller ved etikettering, og som er adskilt fra pasportudstedelsen selv — men som er en del af den samme artikel 29.

Sikre, at lagring og transport ikke bringer produktet i strid med kravene

Så længe et produkt er under importørens ansvar, forventes det, at lagrings- og transportforhold ikke kompromitterer overholdelsen af kravene. For møbler betyder dette primært, at de data, der ligger til grund for pasportudstedelsen — materialernes sammensætning, oprindelse, behandling — forbliver uændret under transport og lagring, og ikke er baseret på en produktionsstatus, der siden er ændret.

Samarbejde med toldkontroller af det digitale produktpasport

Artikel 15 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) regulerer, at toldmyndighederne kan foretage kontrol af det digitale produktpasport ved markedsføring af produkter fra tredjelande. For importøren betyder dette, at QR-datadrageren og de underliggende data skal være tilgængelige og tilgængelige på importtidspunktet — ikke først efter forsendelsen allerede er frigivet. En virksomhed, der regelmæssigt importerer, forventes således at behandle pasportudstedelsen som en del af toldformularer, ikke som noget, der "tilføjes".

Hvor det går galt i praksis

En hyppig situation er, at fabrikken uden for EU kan levere materialedata, men ikke har nogen ide om, hvad et digitalt produktpasport indebærer, eller hvilket format der forventes. Importøren opdager dette ofte først, når forsendelsen allerede er undervejs, og står så med data, der er ufuldstændige eller ikke i det rigtige format. Hvad der præcist er nødvendigt at anmode en leverandør uden for EU om udfindes for sent i processen.

En anden situation: importøren går ud fra, at fabrikken selv har fået paspoorten udarbejdet, mens fabrikken netop går ud fra, at EU-parten ordner det. Uden en eksplicit aftale bliver dette spørgsmål hengende mellem to parter, indtil nogen — normalt ved told — stiller spørgsmål til det.

En tredje situation opstår, når den samme møbelmodel indkøbes fra to forskellige fabrikker uden for EU, for eksempel for at sprede leveringsrisikoen. Den ene fabrik leverer detaljerede oplysninger om træets oprindelse og limsammensætning, den anden leverer en sparsom specifikation. Uden standardisering opstår der to forskellige pas for det, som kunden ser som "det samme produkt". Hvordan dette undgås ved indkøb af den samme komponent fra forskellige leverandører er derfor også relevant for importører, ikke kun for virksomheder, der køber inden for EU.

En fjerde situation: de data, der leveres, viser sig ved stikprøvekontrol ikke at stemme overens med det fysiske produkt — for eksempel en anden type plademateriale end angivet. Dette bliver først synligt, hvis der faktisk bliver kontrolleret, at leverandørens data stemmer, noget, der ikke automatisk sker ved import fra uden for EU, fordi afstanden til fabrikken er større, og der er mindre direkte indsigt i produktionsprocessen.

En femte situation: træets oprindelse nævnes i den leverede dokumentation, men uden understøttende bilag. For møbler er dette et tilbagevendende punkt, og registreringen af træets oprindelse bliver derfor for importører en af de vanskeligere dele at få fat på hos en fabrik uden for EU.

Det, du kan fastsætte

• En skriftlig aftale med fabrikken uden for EU om, hvilke pasportdata, der skal leveres, i hvilket format og hvornår før forsendelse — fastslået på en måde, der er sammenligneligt med aftaler om levering af pasportdata i en indkøbskontrakt.
• Et overblik over, hvilke data der præcist er nødvendige pr. produktkategori, så dette ikke skal findes ud på ny for hver forsendelse — se også hvilke data der bliver anmodet hos en møbelleverandør.
• En dossier pr. forsendelse med overensstemmelseserklæringen, mærkningen og de underliggende materialdata, så dette straks er tilgængeligt ved en toldeuntersøgelse.
• En fast procedure for, hvornår det fastslås, at en leverandør ikke leverer dataene, ikke leverer dem fuldstændigt eller leverer dem for sent — inklusive hvad der skal gøres derefter, som beskrevet ved en leverandør, der ikke leverer dataene.
• En intern kontrol for at afgøre, om det drejer sig om møbler, der er klar til brug, eller et halvfabrikat, der senere bliver bearbejdet i EU, da det påvirker spørgsmålet om en underleverandør, der leverer halvfabrikater også allerede skal levere pasportdata.
• En afgørelse om, hvorvidt de leverede data kontrolleres internt, eller om der til dette formål bliver indkaldt uafhængig verifikation fra en tredjepartsudbyder , og på hvilken tidspunkt i processen det sker.