Er is geen vaste termijn die voor elk bedrijf geldt. De doorlooptijd om een softwaresysteem geschikt te maken voor het meubelpaspoort hangt vooral af van hoe uw productgegevens nu al zijn georganiseerd. Bedrijven die materiaalgegevens, herkomst en samenstelling al gestructureerd bijhouden in een ERP- of PIM-systeem, zijn vaak binnen enkele weken zover dat die gegevens ontsloten kunnen worden richting een paspoort. Bedrijven waar dezelfde informatie nog verspreid staat in spreadsheets, e-mails en het geheugen van een inkoper, hebben doorgaans meerdere maanden nodig, niet omdat de techniek ingewikkeld is, maar omdat de gegevens eerst bij elkaar gebracht moeten worden.
De verordening zelf schrijft geen doorlooptijd voor uw interne voorbereiding voor; die termijnen gaan over de invoeringsdatum van de verplichting, niet over hoe snel uw software moet zijn aangepast. Wanneer de gedelegeerde handeling voor meubels precies gepubliceerd wordt, staat op dit moment nog niet vast. Wat wel vaststaat, is dat de tijd die u nodig heeft grotendeels wordt bepaald door de staat van uw eigen gegevens, niet door de wetgeving.
Wat de doorlooptijd bepaalt
Drie factoren spelen in de praktijk de grootste rol. Ten eerste het aantal productlijnen en varianten: een fabrikant met twintig stoelmodellen in vijf kleuren heeft meer te structureren dan een importeur met een beperkt, stabiel assortiment. Ten tweede de vraag of gegevens al digitaal en eenduidig zijn vastgelegd, of dat ze per leverancier in een ander format binnenkomen. Ten derde de mate waarin uw huidige softwareleverancier al werkt met een systeem dat gegevens kan exporteren in een vorm die geschikt is voor een digitaal paspoort. Wie hierover nog geen gesprek heeft gevoerd, doet er goed aan dat op tijd te agenderen; per onderwerp uitgezocht wat de verordening daarover zegt geeft een eerste beeld van waar u binnen uw sector rekening mee kunt houden.
Waar de meeste vertraging ontstaat
In de praktijk loopt de doorlooptijd zelden vast op de techniek. Het stokt meestal bij het verzamelen van gegevens die ergens anders in de keten liggen: een toeleverancier die materiaalcertificaten niet paraat heeft, een houtsoort waarvan de herkomst niet eenduidig is vastgelegd, of een onderdeel dat wordt ingekocht bij een derde partij die zelf nog geen zicht heeft op wat er straks gevraagd wordt. Dat soort vertraging is niet op te lossen door harder te werken aan de software, maar door op tijd te beginnen met het opvragen van gegevens bij de partijen die ze in bezit hebben. Bedrijven die dit onderschatten, ontdekken vaak pas laat dat de techniek klaarstaat, maar de gegevens niet.
Een tweede bron van vertraging is intern: wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor het aanleveren en actueel houden van de gegevens, is niet altijd meteen duidelijk. Zonder een aangewezen verantwoordelijke duurt elke stap langer dan nodig, simpelweg omdat niemand het overzicht heeft.
Het gesprek met uw softwareleverancier
De doorlooptijd wordt ook bepaald door hoe uw softwareleverancier omgaat met deze verandering. Sommige leveranciers werken al aan koppelingen die gegevens automatisch beschikbaar maken voor een digitaal paspoort; andere moeten dat nog ontwikkelen. Het is voor u vooral relevant om te weten welke route uw leverancier volgt en welke gegevens uw huidige systeem al kan exporteren zonder aanpassing. Hoe eerder dat gesprek plaatsvindt, hoe minder verrassingen er later ontstaan. Wilt u weten hoe zo'n gegevensstroom er in de praktijk uitziet, dan geeft een overzicht van waar de informatie in het paspoort vandaan komt een goed beeld van de stappen die daarbij horen.
Wat u alvast kunt doen
Ook zonder dat de exacte invoeringsdatum bekend is, kunt u nu al starten met het in kaart brengen van waar uw productgegevens staan en wie binnen uw organisatie of keten daarvoor het aanspreekpunt is. Dat werk is niet verloren als de datum verandert; gestructureerde gegevens zijn ook nu al bruikbaar, voor eigen administratie, voor klanten en voor eventuele controles op productveiligheid. Twijfelt u waar uw bedrijf op dit moment staat, dan geeft een korte scan met een eerste indicatie een concreet startpunt, zonder dat u daarvoor meteen een account nodig heeft.
Wie behoefte heeft aan een compacter overzicht van veelvoorkomende vragen over timing en planning, vindt die terug bij de verzameling van vragen die bedrijven ons vaak stellen. Voor de situatie van uw eigen bedrijf, met uw specifieke leveranciers en systemen, blijft het verstandig om naast deze algemene informatie ook uw softwareleverancier en, waar nodig, een jurist te raadplegen.
Wilt u zonder verplichtingen zien waar uw bedrijf nu staat en welke vragen voor u relevant zijn, doe dan de gratis quick-scan of blader door de kennisbank voor het onderwerp dat bij uw situatie past.