Ett digitalt produktpass är inte något som du upprättar en gång och sedan låter ligga. Så snart en möbel förändras – en ny färgsättning, en annan del, ett anpassat material – måste informationen i passet också stämma. Vad det kostar att hålla det uppdaterat beror framför allt på hur ofta ditt sortiment förändras, hur många varianter du förhandlar och om uppgifterna redan kommer från dina egna system eller fortfarande matas in manuellt.
Det finns ännu ingen fastställd avgift för det underhållet, och inte heller något obligatoriskt format per möbelproduktkategori; den delegerade akten med de exakta kraven måste ännu publiceras, förväntat omkring 2028. Det som dock är en princip i förordningen: passet ska visa produktens aktuella tillstånd, inte bara tillståndet den dag det kom på marknaden. Kostnaderna ligger alltså inte i ett engångskostnadspost vid starten, utan återkommer när något i produkten förändras.
Upprättande och underhåll är två olika kostnadsposter
För kostnaderna för det första passet per produkt finns det redan tumregler baserat på antalet produkter och datatillgänglighet; dessa finns undersökta per ämne i kunskapsbanken. Underhållet är en annan historia: där räknas inte antalet produkter som någonsin fick ett pass, utan antalet ändringar per år. En tillverkare med ett fast sortiment på tio modeller som sällan förändras har andra underhållskostnader än en importör som introducerar nya färger och tyger varje säsong.
Varifrån beloppet kommer
Tre faktorer bestämmer i praktiken huvuddelen av underhållskostnaderna. För det första antalet varianter: varje färg, storlek eller materialkombination som säljs separat behöver i princip sitt eget pass. För det andra ändringsfrekvensen: ett leverantörsbyte, ett annat lim eller ett anpassat beslag kan innebära att underliggande data måste uppdateras. För det tredje i vilken utsträckning dina produktdata redan är strukturerat lagrade. Om specifikationer, material och ursprung redan finns i ett centralt system är en ändring ofta bara en fråga om att genomföra den. Om de är spridda över offerter, e-post och en medarbetares huvud tar varje anpassning mer utredningsarbete.
Vad en leverantör tar på sig för dig
En del av det arbetet kan läggas på den part som är värd för passet. furnipas.eu sammanställer passet utifrån de uppgifter du tillhandahåller, är värd för det under tio år och levererar QR-bäraren som hänvisar till denna information. Ändringar av en befintlig produkt går sedan via en uppdatering av de tillhandahållna uppgifterna, i stället för ett helt nytt pass från början. Hur denna tillhandahållning och hosting fungerar exakt läser du på sidan som visar den processen steg för steg. Hur mycket det sparar i tid och pengar varierar per företag och beror på hur din nuvarande produktadministration är organiserad.
Vad du själv kan begränsa
Den största kostnadsposten vid underhåll är vanligtvis inte själva passet utan att samla in uppgifter igen som faktiskt redan finns någonstans i företaget. En fast plats där produktdata hålls aktuell – ett PIM-system, en ERP-modul eller i värsta fall ett väl skött kalkylblad – sparar utredningsarbete vid varje ändring. Det hjälper också att i förväg fastställa vem inom företaget som är ansvarig för att meddela ändringar till den part som hanterar passet, så att en anpassning inte förblir liggande tills någon råkar tänka på det.
Där du konkret frågar om det
För att få en uppskattning som passar er egen sortiment och system är det lämpligt att diskutera med er mjukvaruleverantör hur data utbyts, och med den part som är värd för passet om vad en ändring kostar i praktiken. En översikt över vad som ingår och inte ingår i ett abonnemang finns i översikten över abonnemang. För frågor om själva den juridiska förpliktelsen - vilka ändringar som exakt måste genomföras och inom vilken tidsram - är den officiella texten i förordningen och, vid osäkerhet om er egen situation, en jurist eller den behörig tillsynsmyndighet vägen framåt.
Vill ni först se hur det ligger till för er egen sortiment innan ni börjar jämföra kostnader? Med ett par frågor som direkt ger en indikation får ni gratis insyn i var ni står.