Un pasaporte de producto digital no es algo que elabore una sola vez y deje olvidado. En cuanto un mueble cambia —un nuevo esquema de color, otra pieza, un material adaptado— la información en el pasaporte también debe ser correcta. Lo que cuesta mantenerlo depende principalmente de la frecuencia con que varía su surtido, cuántas variantes comercializa y si los datos provienen ya de sus propios sistemas o aún se introducen manualmente.
Aún no existe una tarifa establecida para ese mantenimiento, ni tampoco un formato obligatorio por categoría de productos de muebles; el acto delegado con los requisitos precisos aún debe publicarse, previsiblemente en torno a 2028. Lo que sí consta como principio en el reglamento es que el pasaporte debe mostrar el estado actual del producto, no solo el estado del día en que llegó al mercado. Los costes no se concentran en una sola partida al inicio, sino que reaparecen en cuanto algo del producto cambia.
Elaboración y mantenimiento son dos partidas diferentes
Para los costes del primer pasaporte por producto ya existen reglas prácticas basadas en el número de productos y la disponibilidad de datos; estos se encuentran analizados por tema en la base de conocimientos. El mantenimiento es otro asunto: aquí no cuenta el número de productos que alguna vez recibió un pasaporte, sino el número de cambios por año. Un fabricante con un surtido fijo de diez modelos que rara vez cambian tiene otros costes de mantenimiento que un importador que introduce nuevos colores y tejidos cada temporada.
De dónde sale la cantidad
En la práctica, tres factores determinan la mayor parte de los costes de mantenimiento. Primero, el número de variantes: cada color, talla o combinación de materiales que se vende por separado necesita en principio su propio pasaporte. Segundo, la frecuencia de cambios: un cambio de proveedor, una cola diferente o un herraje adaptado pueden significar que los datos subyacentes deban ajustarse. Tercero, el grado en que sus datos de productos ya están estructurados. Si las especificaciones, materiales y origen ya constan en un sistema centralizado, un cambio suele ser cuestión de transferir la información. Si están dispersos en presupuestos, correos electrónicos y la memoria de un empleado, cada ajuste requiere más investigación.
Lo que un proveedor asume por usted
Parte de ese trabajo puede delegarse en la parte que aloja el pasaporte. furnipas.eu elabora el pasaporte basándose en los datos que usted proporciona, lo aloja durante diez años y suministra el código QR que remite a esa información. Los cambios en un producto existente se realizan entonces mediante una actualización de los datos suministrados, en lugar de mediante un pasaporte nuevo desde cero. Cómo funcionan exactamente ese suministro y alojamiento, puede leerlo en la página que muestra ese proceso paso a paso. Lo que eso le ahorra en tiempo y dinero varía según la empresa y depende de cómo esté organizada su administración actual de productos.
Lo que puede limitar usted mismo
La partida más importante en el mantenimiento suele no ser el pasaporte en sí, sino la recopilación nuevamente de datos que en realidad ya existen en algún lugar de la empresa. Un lugar único donde se mantengan actualizados los datos de productos —un sistema PIM, un módulo ERP o, en su defecto, una hoja de cálculo bien gestionada— ahorra investigación en cada cambio. También ayuda definir de antemano quién en la empresa es responsable de notificar los cambios a la parte que gestiona el pasaporte, para que un ajuste no quede pendiente hasta que alguien se acuerde de él por casualidad.
Dónde puede consultarlo en concreto
Para una estimación que se ajuste a su propio surtido y sistemas, es recomendable iniciar una conversación con su proveedor de software sobre cómo se intercambian los datos, y con la parte que aloja el pasaporte sobre cuál es el costo de un cambio en la práctica. Un resumen de qué se incluye y qué no se incluye en una suscripción se encuentra en el resumen de suscripciones. Para preguntas sobre la obligación legal en sí —qué cambios exactamente deben implementarse y dentro de qué plazo— el texto oficial de la verordening y, en caso de duda sobre su propia situación, un abogado o la autoridad de supervisión competente son el camino indicado.
¿Desea ver primero cómo se aplica esto a su propio surtido antes de empezar a comparar costos? Con un par de preguntas que proporcionan inmediatamente una indicación obtiene acceso gratuito a dónde se encuentra usted.