Cyfrowy paszport produktu to coś, co opracowuje się raz, a potem nie zostawia. Gdy tylko mebl się zmienia - nowe kolorystyczne opracowanie, inny element, zmieniony materiał - informacje w paszporcie również muszą być poprawne. Koszt jego utrzymywania zależy przede wszystkim od tego, jak często zmienia się Pana asortyment, ile wariantów prowadzi Pan i czy dane pochodzą już z Pana systemów, czy nadal wpisywane są ręcznie.
Nie ma jeszcze ustalonej stawki za to utrzymywanie, ani też obowiązkowego formatu dla każdej grupy produktów meblowych; akt delegowany zawierający dokładne wymagania musi być jeszcze opublikowany, oczekiwany około 2028 r. To, co jest zasadą w rozporządzeniu: paszport powinien pokazywać aktualny stan produktu, nie tylko stan z dnia wprowadzenia go na rynek. Koszty nie mieszczą się zatem w jednej pozycji na początku, ale pojawiają się ponownie, gdy coś w produkcie się zmieni.
Opracowanie i utrzymywanie to dwie różne pozycje
Dla kosztów pierwszego paszportu na produkt istnieją już wskaźniki orientacyjne oparte na liczbie produktów i dostępności danych; znajdują się zbadane dla każdego tematu w bazie wiedzy. Utrzymywanie to inna historia: tutaj nie liczy się liczba produktów, które kiedykolwiek otrzymały paszport, lecz liczba zmian rocznie. Producent o stałym asortymencie dziesięciu modeli, które rzadko się zmieniają, ponosi inne koszty utrzymania niż importer, który co sezon wprowadza nowe kolory i tkaniny.
Skąd pochodzi kwota
W praktyce trzy czynniki określają większość kosztów utrzymania. Po pierwsze liczba wariantów: każdy kolor, wymiar lub kombinacja materiału, która sprzedawana jest osobno, zasadniczo wymaga własnego paszportu. Po drugie częstotliwość zmian: zmiana dostawcy, inny klej lub zmieniona klamra mogą oznaczać, że dane podstawowe muszą zostać zaaktualizowane. Po trzecie stopień, w jakim Pana dane produktu są już strukturalnie utrwalone. Jeśli specyfikacje, materiały i pochodzenie znajdują się już w systemie centralnym, zmiana jest często kwestią wprowadzenia. Jeśli są rozproszone na ofertach, e-mailach i w głowie pracownika, każda zmiana wymaga więcej pracy badawczej.
Co dla Pana przejmuje dostawca
Część tej pracy może być powierzona stronie, która hostuje paszport. furnipas.eu opracowuje paszport na podstawie dostarczonych przez Pana danych, hostuje go przez dziesięć lat i dostarcza nośnik danych QR, który odnosi się do tych informacji. Zmiany w istniejącym produkcie są wtedy dokonywane poprzez aktualizację dostarczonych danych, zamiast poprzez nowy paszport od nowa. Jak dokładnie działają dostarczanie i hosting, przeczytany Państwo na stronie, która pokazuje ten proces krok po kroku. Ile to oszczędza w czasie i pieniądzu, różni się w zależności od firmy i jest powiązane z tym, w jaki sposób zorganizowana jest Pana obecna administracja produktów.
Co sami mogą Państwo ograniczyć
Największą pozycję kosztów przy utrzymaniu zwykle nie stanowi sam paszport, lecz ponowne gromadzenie danych, które właściwie już istnieją gdzieś w firmie. Jedno stałe miejsce, w którym dane produktu są aktualizowane - system PIM, moduł ERP lub w skrajnym przypadku dobrze zarządzany arkusz kalkulacyjny - oszczędza prace badawcze przy każdej zmianie. Pomocne jest również ustalenie z góry, kto w firmie odpowiada za powiadamianie strony zarządzającej paszportem o zmianach, aby zmiana nie czekała, aż ktoś przypadkowo sobie o tym przypomni.
Gdzie można to konkretnie sprawdzić
Aby uzyskać szacunek dostosowany do Państwa własnego asortymentu i systemów, zalecane jest nawiązanie rozmowy z dostawcą oprogramowania na temat sposobu wymiany danych oraz z podmiotem hostującym paszport na temat kosztów aktualizacji w praktyce. Przegląd tego, co jest, a co nie jest zawarte w ramach subskrypcji, znajdą Państwo w przeglądzie subskrypcji. W kwestii samego obowiązku prawnego – jakie dokładnie zmiany muszą być wprowadzone i w jakim terminie – oficjalny tekst rozporządzenia oraz, w przypadku wątpliwości dotyczących Państwa własnej sytuacji, prawnik lub właściwy organ nadzoru to właściwy kierunek.
Chcą Państwo najpierw zobaczyć, jak to wygląda dla Państwa własnego asortymentu, zanim zacznę porównywać koszty? Za pomocą kilka pytań, które od razu dają wskazanie otrzymacie bezpłatny wgląd w Państwa obecną sytuację.