Ein digitales Produktpass ist nicht etwas, das Sie einmal erstellen und dann beiseite legen. Sobald sich ein Möbel verändert – eine neue Farbgebung, ein anderes Bauteil, ein angepasstes Material – müssen auch die Informationen im Produktpass stimmen. Was die Aktualisierung kostet, hängt vor allem davon ab, wie oft Ihr Sortiment sich ändert, wie viele Varianten Sie führen und ob die Daten bereits aus Ihren eigenen Systemen stammen oder noch manuell eingegeben werden.
Es gibt noch keinen festgelegten Tarif für diese Wartung und auch kein verpflichtendes Format pro Produktgruppe Möbel; die delegierte Handlung mit den genauen Anforderungen muss noch veröffentlicht werden, voraussichtlich um 2028. Was jedoch als Grundsatz in der Verordnung festgehalten ist: Das Produktpass sollte den aktuellen Zustand des Produkts zeigen, nicht nur den Zustand an dem Tag, an dem es auf den Markt kam. Die Kosten liegen also nicht in einer Position beim Start, sondern kehren zurück, sobald sich etwas am Produkt ändert.
Erstellung und Aktualisierung sind zwei unterschiedliche Positionen
Für die Kosten des ersten Produktpasses pro Produkt gibt es bereits Richtwerte auf Basis der Anzahl der Produkte und der Datenverfügbarkeit; diese werden pro Thema in der Wissensdatenbank ermittelt. Die Aktualisierung ist eine andere Sache: Hier zählt nicht die Anzahl der Produkte, die je ein Produktpass erhalten haben, sondern die Anzahl der Änderungen pro Jahr. Ein Hersteller mit einem festen Sortiment von zehn Modellen, die sich selten ändern, hat andere Wartungskosten als ein Importeur, der jede Saison neue Farben und Stoffe einführt.
Woher der Betrag kommt
Drei Faktoren bestimmen in der Praxis den größten Teil der Wartungskosten. Erstens die Anzahl der Varianten: Jede Farbe, Größenangabe oder Materialkombination, die separat verkauft wird, benötigt grundsätzlich ein eigenes Produktpass. Zweitens die Änderungshäufigkeit: Ein Lieferantenwechsel, ein anderer Klebstoff oder ein angepasstes Beschlag können bedeuten, dass die zugrunde liegenden Daten angepasst werden müssen. Drittens das Ausmaß, in dem Ihre Produktdaten bereits strukturiert vorliegen. Sind Spezifikationen, Materialien und Herkunft bereits in einem zentralen System erfasst, ist eine Änderung oft eine Frage der Durchführung. Sind sie über Angebote, E-Mails und den Kopf eines Mitarbeiters verteilt, kostet jede Anpassung mehr Recherche.
Was ein Anbieter für Sie übernimmt
Ein Teil dieser Arbeit kann an den Anbieter ausgelagert werden, der das Produktpass hostet. furnipas.eu stellt das Produktpass auf der Grundlage der von Ihnen bereitgestellten Daten zusammen, hostet es für zehn Jahre und liefert den QR-Datenträger, der auf diese Informationen verweist. Änderungen an einem bestehenden Produkt laufen dann über eine Aktualisierung der bereitgestellten Daten statt über ein neues Produktpass von vorne. Wie diese Bereitstellung und das Hosting genau funktionieren, lesen Sie auf der Seite, die diesen Prozess Schritt für Schritt zeigt. Wie viel dies an Zeit und Geld spart, unterscheidet sich je Unternehmen und hängt damit zusammen, wie Ihre derzeitige Produktverwaltung organisiert ist.
Was Sie selbst begrenzen können
Die größte Kostenposition bei der Wartung ist normalerweise nicht das Produktpass selbst, sondern das erneute Sammeln von Daten, die eigentlich bereits irgendwo im Unternehmen vorhanden sind. Ein einziger fester Ort, an dem Produktdaten aktuell gepflegt werden – ein PIM-System, ein ERP-Modul oder notfalls ein gut verwaltetes Spreadsheet – spart bei jeder Änderung Recherchieren. Es hilft auch, im Voraus festzulegen, wer im Unternehmen für die Mitteilung von Änderungen an den Anbieter, der das Produktpass verwaltet, verantwortlich ist, damit eine Anpassung nicht liegen bleibt, bis jemand zufällig daran denkt.
Wo Sie dies konkret erfragen
Um eine Schätzung zu erhalten, die zu Ihrem eigenen Sortiment und Ihren Systemen passt, empfiehlt es sich, mit Ihrem Softwareanbieter über den Datenaustausch zu sprechen und mit der Partei, die das Passwort hostet, über die Kosten einer praktischen Änderung. Eine Übersicht über die Inhalte eines Abonnements finden Sie in der Übersicht der Abonnements. Bei Fragen zur Rechtsverpflichtung selbst - welche genauen Änderungen durchgeführt werden müssen und innerhalb welcher Frist - sind der offizielle Text der Verordnung und im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation ein Jurist oder die zuständige Überwachungsbehörde der richtige Weg.
Möchten Sie zunächst sehen, wie dies bei Ihrem eigenen Sortiment aussieht, bevor Sie Kosten vergleichen? Mit ein paar Fragen, die direkt einen Überblick geben erhalten Sie kostenlos Transparenz über Ihre Situation.