Digitaalinen tuotepassi ei ole jokin, jonka laadinnit kerran ja jätät sen omilleen. Heti kun huonekalu muuttuu - uusi väri, eri osa, muutettu materiaali - tuotepassin tietojen on oltava oikeelliset. Se, mitä ylläpidon kustannukset ovat, riippuu pääasiassa siitä, kuinka usein valikoimasi muuttuu, kuinka monta varianttia tarjoat ja ovatko tiedot jo peräisin omista järjestelmistäsi vai syötetäänkö ne vielä käsin.
Tälle ylläpidolle ei ole vielä vahvistettua maksuluetteloa eikä pakollista muotoa tuoteluokittain; delegoidun säädöksen, jossa tarkat vaatimukset esitellään, on tarkoitus julkaista noin vuonna 2028. Mitä asetuksessa periaatteena kuitenkin mainitaan: passiin tulee näkyä tuotteen tämänhetkinen tila, ei vain tila silloin kun se tuli markkinoille. Kustannukset eivät siis ole yhdessä erässä alussa, vaan toistuvat aina kun tuotteessa tapahtuu muutos.
Laadinta ja ylläpito ovat kaksi eri erää
Ensimmäisen tuotepassin laadintakustannuksille tuotetta kohti on jo olemassa nyrkkisäännöt tuotteiden lukumäärän ja tietojen saatavuuden perusteella; nämä löytyvät aiheittain selvitettynä tietokannastamme. Ylläpito on eri asia: siihen ei vaikuta niiden tuotteiden lukumäärä, jotka joskus saivat passiin, vaan muutosten lukumäärä vuodessa. Valmistajalla, jolla on kiinteä valikoima kymmenestä mallista, jotka muuttuvat harvoin, on eri ylläpitokustannukset kuin maahantuojalla, joka tuo kunkin kauden mukaan uusia värejä ja kankaita.
Mistä summa tulee
Käytännössä kolme tekijää määrittävät suurimman osan ylläpitokustannuksista. Ensinnäkin varianttien lukumäärä: jokainen väri, koko tai materiaaliyhdistelmä, jota myydään erikseen, tarvitsee periaatteessa oman passiin. Toiseksi muutosten tiheys: toimittajan vaihto, eri liima tai muutettu kovera voi merkitä, että pohjalla olevat tiedot on päivitettävä. Kolmanneksi se, missä määrin tuotteen tiedot ovat jo strukturoidusti saatavilla. Jos tekniset tiedot, materiaalit ja alkuperä ovat jo keskitetyssä järjestelmässä, muutos on usein vain siirto-operaatio. Jos ne ovat hajallaan tarjouksissa, sähköpostissa ja työntekijän mielessä, jokainen muutos vaatii enemmän tutkimustyötä.
Mitä palvelun toimittaja hoitaa puolestasi
Osa tästä työstä voidaan siirtää passiin hoitavalle osapuolelle. furnipas.eu kokoaa passiin toimittamillaan tiedoilla, isännöi sitä kymmenen vuotta ja toimittaa QR-datavälineen, joka viittaa näihin tietoihin. Muutokset jo olemassa olevaan tuotteeseen tapahtuvat sitten toimittamiesi tietojen päivityksenä uuden passiin alusta saakka -reitin sijasta. Kuinka toimitus ja isännöinti tarkalleen ottaen toimivat, voit lukea sivulta, joka näyttää prosessin vaihe vaiheelta. Kuinka paljon tämä säästää ajassa ja rahassa, vaihtelee yrityksittäin ja liittyy siihen, miten nykyinen tuotehallinto yrityksessäsi on järjestettävä.
Mitä voit itse rajoittaa
Ylläpidon suurin kustannuserä ei yleensä ole itse passi, vaan tietojen keruu uudelleen, jotka ovat itse asiassa jo olemassa yrityksessä jossakin. Yksi kiinteä paikka, jossa tuotteen tiedot pidetään ajan tasalla - PIM-järjestelmä, ERP-moduuli tai tarvittaessa hyvin hallittu laskentataulukko - säästää tutkimustyötä joka muutoksessa. On myös hyödyllistä määritellä etukäteen, kuka yrityksessä on vastuussa muutosten ilmoittamisesta passiin hoitavalle osapuolelle, jotta muutos ei jää odottamaan siihen asti kunnes joku sattuu siihen ajattelemaan.
Mistä kysy tästä asiasta konkreettisesti
Arvioidaksesi, mikä sopii omaan valikoimaasi ja järjestelmäihisi, on suositeltavaa keskustella ohjelmistotoimittajasi kanssa siitä, miten tietoja vaihdetaan, ja sen osapuolen kanssa, joka isännöi passia, mitä muutokset käytännössä maksavat. Yhteenveto siitä, mitä tilauspaketissa on ja mitä ei, löytyy tilauspakettiyhteenvedosta. Kysymyksistä oikeudellisesta velvoitteesta itsessään – mitkä muutokset täsmälleen on toteutettava ja millä aikarajalla – asetuksen virallinen teksti ja, jos olet epävarma omasta tilanteestasi, lakimies tai toimivaltainen valvontaviranomainen ovat oikea reitti.
Haluatko ensin nähdä, miten tämä näyttää omassa valikoimassasi, ennen kuin alat vertailla kustannuksia? muutamalla kysymyksellä, jotka antavat välittömästi indikaation saat ilmaiseksi näkemyksen tilanteestasi.