Det finns ingen juridiskt fastställd tidsfrist för att upprätta ett digitalt produktpasseport. Förordningen själv reglerar när ett passaport blir obligatoriskt, inte hur lång tid ett företag får för att upprätta ett. I praktiken ligger genomloppstiden för en enskild produkt vanligtvis mellan ett par dagar och några veckor, och denna skillnad ligger nästan alltid på samma ställe: hur fullständig och tillgänglig den underliggande informationen redan är.
Den största tidsvinsten eller tidsförlusten ligger därför inte i pasaportet själv, utan i veckorna innan. Den som redan strukturerat hanterar materialsammansättning, ursprung, reparationsinformation och certifikat kan få ett passaport sammanställt på kort tid. Den som måste hämta dessa uppgifter från leverantörer, måste söka igenom ett arkiv eller måste vänta på en kollega som är på semester, ser genomloppstiden snabbt öka till veckor eller månader per produktlinje.
Vad som bestämmer genomloppstiden
Tre faktorer spelar alltid en roll. För det första tillståndet för källorna: är materialdata, testrapporter och ursprungsinformation redan i ett system, eller måste de hämtas från e-postmeddelanden, följesedlar och en inköpares minne? För det andra antalet parter i kedjan: en tillverkare som tillverkar allt själv har färre beroenden än en importör som väntar på fem leverantörer. För det tredje det sätt på vilket pasaportet sammanställs: att manuellt fylla i per produkt tar betydligt mer tid än att leverera data en gång för en helt produktlinje.
Dessa faktorer gäller olika för varje företag, och det är därför en allmän tidsram inte finns. En bra utgångspunkt är en kort inventering av vad som redan är fastställt och vad som saknas; på ett par frågor se var dina uppgifter för närvarande står ger där en första indikation, utan att du behöver omedelbar tillverka en fil för det.
De steg som tar tid
Grovt sett finns det fyra tillfällen när tid går förlorad eller vinns. Insamlingen av uppgifter är vanligtvis det längsta steget, särskilt om leverantörer själva också måste ta reda på vad som finns i deras material. Sedan följer verifiering av denna information för riktighet och fullständighet, vilket ofta resulterar i en ny fråga till leverantören. Därefter måste det beslutande hur och var pasaportet ska lagras och hur QR-koden hamnar på produkten. Och slutligen finns det samordningen inom företaget själv: vem undertecknar, vem är ansvarig för uppdateringar om ett material ändras.
Dessa fyra steg följer inte alltid efter varandra. Företag som börjar tidigt med att organisera sina uppgifter kan låta de första två stegen löpa parallellt med valet av en arbetssätt. Mer om hur dessa uppgifter bearbetas till ett passaport beskrivs på sidan där informationen i pasaportet kommer ifrån.
Var det fastnar i praktiken
De flesta förseningar uppstår inte med själva pasaportet, utan med frågan om vem inom företaget som måste tillhandahålla uppgifterna. I mindre företag är det ofta en person som inte väntade på det, vid sidan av den dagliga verksamheten. I större företag ligger förseningen snarare vid samordningen mellan inköp, kvalitet och produktion, som var och en hanterar en del av informationen utan att någon har överblicken.
En andra återkommande flaskhals är leverantörskedjan: om en leverantör i utlandet inte är van vid att tillhandahålla materialdata strukturerat, kan ett enda saknat svar bestämma den hela genomloppstiden för en produktlinje. Det är inte ett problem som en mjukvarulösning kan lösa, men det hjälper att veta tidigt vilken information som exakt är nödvändig, så att rätt fråga bara behöver ställas en gång.
Vad som redan hjälper, även utan ett fast datum
Den delegerade handlingen som fastställer det exakta kravet för möbler förväntas för närvarande år 2028; det datum då kravet för möbler faktiskt träder i kraft är ännu inte fastställt därefter. Det betyder inte att väntan är den bästa strategin. Genomlöpningstiden för det slutliga passet bestäms i första hand av statusen för dina data när du börjar, och du kan redan nu sätta ordning på detta.
Vanliga frågor om denna planering, såsom vad som händer om data ändras senare eller vem inom företaget som är ansvarig för underhållet, har samlats på sidan med svar på frågor som andra företag också ställer. För en bredare överblick över de ämnen som tillhör denna planering, från leverantörersfrågor till inköpskontrakt, är kunskapsbanken med utarbetade ämnen per situation en logisk nästa punkt.
Vill du få en första bild av genomlöpningstiden för ditt eget produktsortiment utan att omedelbar lägga tid på det? Den kostnadsfria snabbscanningen ger på ett par frågor en indikation på var du står, så att du själv kan bestämma när det är meningsfullt att börja.