Der findes ingen lovfastsat frist for udarbejdelsen af ét digitalt produktpaspoort. Forordningen selv regulerer, hvornår et paspoort bliver obligatorisk, ikke hvor meget tid en virksomhed må bruge på at udarbejde et. I praksis ligger gennemløbstiden for ét enkelt produkt normalt mellem få dage og nogle få uger, og denne forskel ligger næsten altid på samme sted: hvor fuldstændig og tilgængelig de underliggende data allerede er.
Den største tidsgevinst eller tidstab ligger således ikke i selve pasporttet, men i ugerne før. Den, der allerede struktureret holder styr på materialesammensætning, oprindelse, reparationsinformationer og certificeringer, kan få et paspoort udarbejdet på kort tid. Den, der skal hente disse data fra leverandører, gennemgå et arkiv eller vente på en kollega, der er på ferie, ser gennemløbstiden hurtigt stige til uger eller måneder pr. produktlinje.
Hvad der bestemmer gennemløbstiden
Tre faktorer spiller altid tilbage. For det første kildernes tilstand: er materialedata, testrapporter og oprindelsesoplysninger allerede i et system, eller skal de hentes fra e-mails, følgesedler og en indkøbers hukommelse? For det andet antallet af parter i kæden: en producent, der selv producerer alt, har færre afhængigheder end en importør, der venter på fem leverandører. For det tredje den måde, hvorpå pasporttet udarbejdes på: manuel udfyldelse pr. produkt tager væsentlig mere tid end at levere data én gang for en hel produktlinje.
Disse faktorer gælder forskelligt for hver virksomhed, og det er præcis derfor, en almindelig frist ikke findes. Et godt udgangspunkt er en kort kortlægning af, hvad der allerede er dokumenteret, og hvad der mangler; i et par spørgsmål se, hvor dine data er placeret i øjeblikket giver der en første indikation af, uden at du skal udarbejde en hel dokumentation for det.
De trin, der tager tid
Groft set er der fire tidspunkter, hvor tid går tabt eller vindes. Indsamlingen af data er normalt det længste trin, især hvis leverandører selv først skal finde ud af, hvad der er i deres materialer. Derefter følger kontrol af disse data for korrekthed og fuldstændighed, hvilket ofte rejser et nyt spørgsmål til leverandøren. Dernæst skal der træffes beslutning om, hvordan og hvor pasporttet skal hostes, og hvordan QR-koden kommer på produktet. Og endelig er der afstemningen inden for virksomheden selv: hvem godkender det, hvem er ansvarlig for opdateringer, hvis et materiale ændres.
Disse fire trin følger ikke altid efter hinanden. Virksomheder, der begynder tidligt med at organisere deres data, kan få de første to trin til at køre parallelt med valget af arbejdsmetode. Mere om, hvordan disse data behandles til et paspoort, er beskrevet på siden hvor oplysningerne i pasporttet kommer fra.
Hvor det i praksis bliver stoppet
De fleste forsinkelser opstår ikke ved selve pasporttet, men ved spørgsmålet om, hvem inden for virksomheden, der skal levere dataene. Ved mindre virksomheder er det ofte én person, der ikke ventede på det, ved siden af det daglige arbejde. Ved større virksomheder ligger forsinkelsen snarere ved afstemning mellem indkøb, kvalitet og produktion, som hver især administrerer en del af informationen uden at have overblikket.
Et andet tilbagevendende knudepunkt er leverandørkæden: hvis en udenlandsk leverandør ikke er vant til at levere materialedata struktureret, kan ét manglende svar bestemme hele gennemløbstiden for en produktlinje. Det er ikke et problem, som en softwareløsning kan løse, men det hjælper, hvis man tidligt ved, hvilke oplysninger der præcis er nødvendige, så det rigtige spørgsmål kun skal stilles én gang.
Hvad der allerede hjælper, selv uden en fast dato
Den delegerede retsakt, der fastlægger de nøjagtige forpligtelser for møbler, forventes i øjeblikket i 2028; den dato, hvor forpligtelsen for møbler faktisk træder i kraft, er endnu ikke fastsat. Det betyder ikke, at afventen er den bedste strategi. Gennemløbstiden for det endelige pas bestemmes primært af tilstanden af dine data på det tidspunkt, du starter, og det kan du allerede ordne nu.
Hyppigt stillede spørgsmål om denne tidsplan, såsom hvad der sker, hvis data ændres senere, eller hvem inden for virksomheden der er ansvarlig for vedligeholdelsen, er samlet på siden med svar på spørgsmål, som andre virksomheder også stiller. For et bredere overblik over de emner, der hører til denne tidsplan, fra leverandørspørgsmål til indkøbskontrakter, er videnbanken med udarbejdede emner pr. situation et logisk næste trin.
Ønsker du et første billede af gennemløbstiden for dit eget produktsortiment, uden at bruge tid på det med det samme? Den gratis quick-scan giver i et par spørgsmål en indikation af, hvor du står, så du selv kan bestemme, hvornår det giver mening at starte.