Non esiste un termine legale stabilito per la compilazione di un singolo passaporto digitale del prodotto. Il regolamento stesso disciplina quando un passaporto diventa obbligatorio, non quanto tempo un'azienda può impiegare per compilarne uno. In pratica, il tempo di elaborazione per un singolo prodotto solitamente varia da pochi giorni a qualche settimana, e questa differenza si trova quasi sempre nello stesso punto: quanto sono complete e accessibili i dati sottostanti.
Il maggior guadagno o perdita di tempo non risiede quindi nel passaporto stesso, ma nelle settimane precedenti. Chi tiene già strutturati la composizione dei materiali, l'origine, le informazioni sulla riparazione e i certificati, può far compilare un passaporto in breve tempo. Chi deve recuperare questi dati presso i fornitori, scavare in un archivio o aspettare un collega in vacanza, vedrà il tempo di elaborazione salire rapidamente a settimane o mesi per linea di prodotto.
Cosa determina il tempo di elaborazione
Tre fattori si ripetono sempre. Innanzitutto lo stato delle fonti: i dati sui materiali, i rapporti di test e le informazioni sull'origine si trovano già in un sistema, oppure devono essere recuperati da e-mail, documenti di trasporto e dalla memoria di un addetto agli acquisti? In secondo luogo, il numero di parti nella catena: un produttore che produce tutto da solo ha meno dipendenze rispetto a un importatore che attende cinque fornitori. In terzo luogo, il modo in cui il passaporto viene compilato: compilare manualmente ogni prodotto richiede molto più tempo rispetto a fornire i dati una volta per un'intera linea di prodotto.
Questi fattori variano per ogni azienda, ed è per questo che non esiste un termine generale. Un buon punto di partenza è una breve inventarisazione di ciò che è già documentato e di ciò che manca ancora; in poche domande è possibile vedere dove si trovano attualmente i vostri dati fornisce una prima indicazione, senza che dobbiate immediatamente compilare un dossier.
I passaggi che richiedono tempo
Grosso modo, ci sono quattro momenti in cui il tempo viene perso o guadagnato. La raccolta dei dati è solitamente il passaggio più lungo, soprattutto se i fornitori stessi devono ancora stabilire cosa sia contenuto nei loro materiali. Segue quindi la verifica di questi dati per correttezza e completezza, il che spesso comporta una nuova domanda al fornitore. Successivamente, deve essere deciso come e dove ospitare il passaporto e come il codice QR arrivi sul prodotto. E infine, c'è il coordinamento all'interno dell'azienda stessa: chi approva, chi è responsabile degli aggiornamenti se un materiale cambia.
Questi quattro passaggi non sempre si susseguono. Le aziende che iniziano presto con l'organizzazione dei loro dati possono far procedere i primi due passaggi in parallelo con la scelta di un metodo di lavoro. Ulteriori informazioni su come questi dati vengono elaborati in un passaporto si trovano nella pagina da dove proviene l'informazione nel passaporto.
Dove si blocca in pratica
La maggior parte dei ritardi non si verificano nel passaporto stesso, ma nella domanda di chi all'interno dell'azienda deve fornire i dati. Nelle aziende più piccole, è spesso una sola persona che non se l'aspetta, oltre alle attività quotidiane. Nelle aziende più grandi, il ritardo sorge più frequentemente nel coordinamento tra approvvigionamento, qualità e produzione, che ciascuno gestisce una parte delle informazioni senza che qualcuno abbia una visione d'insieme.
Un secondo collo di bottiglia ricorrente è la catena di fornitura: se un fornitore estero non è abituato a fornire dati sui materiali in modo strutturato, una singola risposta mancante può determinare l'intero tempo di elaborazione di una linea di prodotto. Questo non è un problema che una soluzione software può risolvere, ma aiuta a sapere in anticipo quale informazione esattamente è necessaria, in modo che la domanda corretta debba essere posta una sola volta.
Cosa aiuta già ora, anche senza una data fissa
L'atto delegato che fissa l'obbligo esatto per i mobili è attualmente previsto nel 2028; la data in cui l'obbligo per i mobili entra effettivamente in vigore non è ancora fissata. Ciò non significa che l'attesa sia la migliore strategia. La durata del passaporto finale dipende principalmente dallo stato dei vostri dati al momento in cui iniziate, e potete metterli in ordine già ora.
Le domande frequenti su questa pianificazione, come cosa accade se i dati cambiano in seguito o chi all'interno dell'azienda è responsabile del mantenimento, sono raccolte nella pagina con risposte alle domande che fanno anche altre aziende. Per una panoramica più ampia degli argomenti relativi a questa pianificazione, dalle domande dei fornitori ai contratti di acquisto, la banca dati della conoscenza con argomenti elaborati per situazione è un punto di proseguimento logico.
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