Es gibt keine gesetzlich festgelegte Frist für die Erstellung eines einzelnen digitalen Produktpasses. Die Verordnung regelt, wann ein Pass obligatorisch wird, nicht wie viel Zeit ein Unternehmen für die Zusammenstellung eines Passes benötigen darf. In der Praxis liegt die Durchlaufzeit für ein einzelnes Produkt meist zwischen einigen Tagen und einigen Wochen, und dieser Unterschied liegt fast immer an der gleichen Stelle: wie vollständig und zugänglich die zugrunde liegenden Daten bereits sind.
Der größte Zeitgewinn oder Zeitverlust liegt also nicht im Pass selbst, sondern in den Wochen davor. Wer Materialzusammensetzung, Herkunft, Reparaturinformationen und Zertifikate bereits strukturiert verwaltet, kann einen Pass in kurzer Zeit zusammenstellen lassen. Wer diese Daten bei Lieferanten abholen muss, ein Archiv durchsuchen muss oder auf einen Kollegen warten muss, der im Urlaub ist, sieht die Durchlaufzeit schnell auf Wochen oder Monate pro Produktlinie ansteigen.
Was bestimmt die Durchlaufzeit
Drei Faktoren spielen immer wieder eine Rolle. Erstens der Zustand der Quellen: Stehen Materialdaten, Testberichte und Herkunftsinformationen bereits in einem System, oder müssen sie aus E-Mails, Lieferscheinen und dem Gedächtnis eines Einkäufers zusammengetragen werden? Zweitens die Anzahl der Beteiligten in der Kette: Ein Hersteller, der alles selbst produziert, hat weniger Abhängigkeiten als ein Importeur, der auf fünf Lieferanten wartet. Drittens die Art und Weise, wie der Pass zusammengestellt wird: Das manuelle Ausfüllen pro Produkt kostet erheblich mehr Zeit als das einmalige Bereitstellen von Daten für eine ganze Produktlinie.
Diese Faktoren gelten für jedes Unternehmen unterschiedlich, und genau deshalb gibt es keine allgemeine Frist. Ein guter Startpunkt ist eine kurze Bestandsaufnahme dessen, was bereits vorliegt und was noch fehlt; zeigt in ein paar Fragen, wo Ihre Daten derzeit stehen gibt dafür einen ersten Anhaltspunkt, ohne dass Sie sofort ein Dossier dafür anlegen müssen.
Die Schritte, die Zeit kosten
Grob gesagt gibt es vier Momente, in denen Zeit verloren oder gewonnen wird. Das Sammeln von Daten ist normalerweise der längste Schritt, besonders wenn Lieferanten selbst noch herausfinden müssen, was in ihren Materialien enthalten ist. Danach folgt die Überprüfung dieser Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit, was oft zu einer neuen Anfrage an den Lieferanten führt. Anschließend muss entschieden werden, wie und wo der Pass gehostet wird und wie der QR-Code auf das Produkt kommt. Und schließlich gibt es die Abstimmung innerhalb des eigenen Unternehmens: Wer genehmigt, wer ist verantwortlich für Updates, wenn sich ein Material ändert.
Diese vier Schritte verlaufen nicht immer nacheinander. Unternehmen, die frühzeitig damit beginnen, ihre Daten zu ordnen, können die ersten beiden Schritte parallel mit der Wahl einer Arbeitsweise ablaufen lassen. Weitere Informationen darüber, wie diese Daten in einen Pass umgewandelt werden, finden Sie auf der Seite woher die Informationen im Pass stammen.
Wo es in der Praxis hängenbleibt
Die meiste Verzögerung entsteht nicht beim Pass selbst, sondern bei der Frage, wer im Unternehmen die Daten bereitstellen soll. Bei kleineren Unternehmen ist das oft eine Person, die damit nicht gerechnet hat, neben den täglichen Aufgaben. Bei größeren Unternehmen liegt die Verzögerung eher bei der Abstimmung zwischen Einkauf, Qualität und Produktion, die jeweils einen Teil der Informationen verwalten, ohne dass jemand den Überblick hat.
Ein zweites wiederkehrendes Engpass-Problem ist die Lieferkette: Wenn ein Lieferant im Ausland nicht daran gewöhnt ist, Materialdaten strukturiert bereitzustellen, kann eine fehlende Antwort die gesamte Durchlaufzeit einer Produktlinie bestimmen. Das ist kein Problem, das eine Softwarelösung beheben kann, aber es hilft, frühzeitig zu wissen, welche Informationen genau erforderlich sind, damit die richtige Frage nur einmal gestellt werden muss.
Was jetzt schon hilft, auch ohne festes Datum
Die delegierte Handlung, die die genaue Verpflichtung für Möbel festlegt, wird derzeit für 2028 erwartet; das Datum, an dem die Verpflichtung für Möbel tatsächlich in Kraft tritt, steht danach noch nicht fest. Das bedeutet nicht, dass Warten die beste Strategie ist. Die Durchlaufzeit des endgültigen Passes wird hauptsächlich durch den Zustand Ihrer Daten zum Zeitpunkt des Beginns bestimmt, und diese können Sie schon jetzt in Ordnung bringen.
Häufig gestellte Fragen zu dieser Planung, wie etwa was geschieht, wenn sich Daten später ändern oder wer im Unternehmen für die Verwaltung verantwortlich ist, sind auf der Seite mit Antworten auf Fragen, die auch andere Unternehmen stellenzusammengefasst. Für einen breiteren Überblick über die Themen, die zu dieser Planung gehören, von Anbieter-Fragen bis hin zu Einkaufsverträgen, ist die Wissensdatenbank mit ausgearbeiteten Themen pro Situation ein logischer nächster Schritt.
Möchten Sie einen ersten Eindruck von der Durchlaufzeit für Ihr eigenes Produktsortiment bekommen, ohne dafür gleich viel Zeit aufzuwenden? Die kostenlose Quick-Scan gibt in wenigen Fragen einen Überblick über Ihre Ausgangslage, sodass Sie selbst bestimmen können, wann es sinnvoll ist, zu beginnen.