No existe un plazo legal establecido para elaborar un digital product passport individual. El reglamento establece cuándo un pasaporte es obligatorio, no cuánto tiempo puede tomar una empresa para elaborar uno. En la práctica, el tiempo de tramitación de un único producto suele estar entre unos pocos días y varias semanas, y esa diferencia casi siempre radica en el mismo lugar: lo completo y accesible que sean ya los datos subyacentes.
La mayor ganancia o pérdida de tiempo no está en el pasaporte en sí, sino en las semanas anteriores. Quien ya mantiene estructurada la composición de materiales, el origen, la información de reparación y los certificados, puede hacer que el pasaporte se elabore en poco tiempo. Quien tiene que obtener esos datos de proveedores, buscar en un archivo o esperar a un colega que está de vacaciones, verá cómo el tiempo de tramitación aumenta rápidamente a semanas o meses por línea de producto.
Qué determina el tiempo de tramitación
Tres factores se repiten constantemente. En primer lugar, el estado de las fuentes: ¿están los datos de materiales, los informes de prueba y la información de origen ya en un sistema, o deben obtenerse de correos electrónicos, albaranes y la memoria de un comprador? En segundo lugar, el número de partes en la cadena: un fabricante que produce todo por sí mismo tiene menos dependencias que un importador que espera a cinco proveedores. En tercer lugar, la forma en que se elabora el pasaporte: rellenar manualmente cada producto requiere considerablemente más tiempo que proporcionar datos una sola vez para toda una línea de productos.
Estos factores son diferentes para cada empresa, y es precisamente por eso que no existe un plazo general. Un buen punto de partida es hacer un breve inventario de lo que ya está establecido y lo que falta; en unas pocas preguntas ver dónde están sus datos en este momento proporciona una primera indicación de ello, sin que tenga que crear inmediatamente un expediente para ello.
Los pasos que consumen tiempo
En general, hay cuatro momentos en los que se pierde o se gana tiempo. La recopilación de datos es generalmente el paso más largo, especialmente si los proveedores también tienen que averiguar qué hay en sus materiales. A continuación viene la verificación de esos datos en cuanto a exactitud e integridad, lo que a menudo genera una nueva pregunta al proveedor. Luego hay que decidir cómo y dónde se aloja el pasaporte y cómo el código QR llega al producto. Y finalmente, está la coordinación dentro de la propia empresa: quién aprueba, quién es responsable de las actualizaciones si cambia un material.
Estos cuatro pasos no siempre se suceden uno tras otro. Las empresas que comienzan temprano a ordenar sus datos pueden ejecutar los dos primeros pasos en paralelo con la elección de un enfoque. Más información sobre cómo esos datos se procesan en un pasaporte se describe en la página de dónde viene la información en el pasaporte.
Dónde se atasca en la práctica
La mayoría de los retrasos no se producen en el pasaporte en sí, sino en la pregunta de quién dentro de la empresa debe proporcionar los datos. En las empresas más pequeñas, suele ser una sola persona que no estaba esperando esto, además de las tareas diarias. En las empresas más grandes, el retraso es más probable que esté en la coordinación entre compras, calidad y producción, que cada una gestiona una parte de la información sin que nadie tenga una visión general.
Un segundo cuello de botella recurrente es la cadena de proveedores: si un proveedor en el extranjero no está acostumbrado a proporcionar datos de materiales de forma estructurada, una sola respuesta faltante puede determinar todo el tiempo de tramitación de una línea de productos. Esto no es un problema que una solución de software pueda resolver, pero ayuda saber temprano qué información exactamente es necesaria, de modo que la pregunta correcta solo tenga que hacerse una vez.
Lo que ya ayuda ahora, incluso sin una fecha fija
El acto delegado que establece la obligación exacta para muebles se espera actualmente en 2028; la fecha en la que la obligación para muebles entra efectivamente en vigor aún no está fijada. Esto no significa que esperar sea la mejor estrategia. El tiempo de ejecución del pasaporte definitivo está determinado principalmente por el estado de sus datos en el momento en que comienza, y puede ordenarlos ahora.
Las preguntas frecuentes sobre esta planificación, como qué sucede si los datos cambian posteriormente o quién dentro de la empresa es responsable del mantenimiento, se han recopilado en la página con respuestas a preguntas que otras empresas también hacen. Para una visión más amplia de los temas relacionados con esta planificación, desde preguntas de proveedores hasta contratos de compra, el banco de conocimientos con temas desarrollados por situación es un punto de continuación lógico.
¿Desea una primera idea del tiempo de ejecución para su propio surtido de productos, sin invertir tiempo inmediatamente? El análisis rápido gratuito da una indicación en un par de preguntas de dónde se encuentra, para que pueda decidir cuándo tiene sentido comenzar.