Il n'existe pas de délai légalement établi pour l'établissement d'un seul digital product passport. Le règlement lui-même régit le moment où un passeport devient obligatoire, non le temps qu'une entreprise peut prendre pour en établir un. En pratique, le délai de traitement pour un seul produit se situe généralement entre quelques jours et quelques semaines, et cette différence se trouve presque toujours au même endroit : le degré de complétude et d'accessibilité des données sous-jacentes.
Le gain ou la perte de temps le plus important ne se situe donc pas dans le passeport lui-même, mais dans les semaines précédentes. Celui qui tient déjà à jour de manière structurée la composition des matériaux, l'origine, les informations de réparation et les certificats peut faire établir un passeport rapidement. Celui qui doit récupérer ces données auprès de fournisseurs, consulter une archive ou attendre un collègue en vacances verra rapidement le délai s'allonger jusqu'à plusieurs semaines ou mois par gamme de produits.
Ce qui détermine le délai de traitement
Trois facteurs reviennent constamment. Premièrement l'état des sources : les données sur les matériaux, les rapports d'essai et les informations d'origine sont-ils déjà dans un système, ou doivent-ils être extraits des e-mails, des bons de livraison et de la mémoire d'un acheteur ? Deuxièmement le nombre de parties dans la chaîne : un fabricant qui produit tout lui-même a moins de dépendances qu'un importateur qui attend cinq fournisseurs. Troisièmement la manière dont le passeport est établi : remplir manuellement chaque produit coûte considérablement plus de temps que de fournir les données une seule fois pour toute une gamme de produits.
Ces facteurs s'appliquent différemment à chaque entreprise, et c'est exactement pourquoi aucun délai général n'existe. Un bon point de départ est un court inventaire de ce qui est déjà établi et de ce qui manque ; en quelques questions voir où se trouvent actuellement vos données donne une première indication sans que vous ayez immédiatement besoin de créer un dossier.
Les étapes qui consomment du temps
Globalement, il y a quatre moments où du temps est perdu ou gagné. La collecte des données est généralement l'étape la plus longue, surtout si les fournisseurs doivent eux-mêmes déterminer ce qui se trouve dans leurs matériaux. Vient ensuite la vérification de ces données pour exactitude et complétude, ce qui entraîne souvent une nouvelle demande au fournisseur. Il faut ensuite décider comment et où le passeport sera hébergé et comment le code QR se retrouvera sur le produit. Et enfin, il y a la coordination au sein de l'entreprise elle-même : qui approuve, qui est responsable des mises à jour si un matériau change.
Ces quatre étapes ne se déroulent pas toujours successivement. Les entreprises qui commencent tôt à organiser leurs données peuvent faire fonctionner les deux premières étapes en parallèle avec le choix d'une méthode de travail. Plus d'informations sur la façon dont ces données sont traitées en passeport se trouvent sur la page où vient l'information dans le passeport.
Où cela bloque dans la pratique
Le plus souvent, le retard ne survient pas au passeport lui-même, mais à la question de savoir qui dans l'entreprise doit fournir les données. Dans les petites entreprises, c'est souvent une seule personne qui ne s'y attendait pas, en plus de ses tâches quotidiennes. Dans les grandes entreprises, le retard provient plutôt de la coordination entre les achats, la qualité et la production, qui gèrent chacun une partie de l'information sans que personne ait une vue d'ensemble.
Un deuxième goulot d'étranglement récurrent est la chaîne d'approvisionnement : si un fournisseur à l'étranger n'a pas l'habitude de fournir des données matérielles de manière structurée, une seule réponse manquante peut déterminer l'ensemble du délai d'exécution d'une ligne de produits. Ce n'est pas un problème qu'une solution logicielle peut résoudre, mais il est utile de savoir dès le départ quelles informations sont exactement nécessaires, de sorte que la bonne question ne doit être posée qu'une seule fois.
Ce qui aide déjà maintenant, même sans date fixe
L'acte délégué qui fixera l'obligation exacte pour les meubles devrait être adopté en 2028 ; la date à partir de laquelle l'obligation pour les meubles entrera réellement en vigueur n'est pas encore fixée. Cela ne signifie pas que l'attente est la meilleure stratégie. La durée du passeport final est déterminée surtout par l'état de vos données au moment où vous commencez, et vous pouvez déjà les mettre en ordre maintenant.
Les questions fréquemment posées sur cette planification, comme ce qui se passe si les données changent ultérieurement ou qui au sein de l'entreprise est responsable de la mise à jour, sont rassemblées sur la page réponses aux questions que d'autres entreprises posent aussi. Pour un aperçu plus large des sujets liés à cette planification, allant des questions des fournisseurs aux contrats d'achat, la base de connaissances avec des sujets développés par situation est un point de suivi logique.
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