O passaporte digital de produtos para móveis destina-se fundamentalmente a registar algo sobre o produto: materiais, origem, conselhos de manutenção, instruções de desmontagem. Os dados pessoais não deveriam estar aí incluídos em princípio. Contudo, na prática surge regularmente a questão de saber se, algures entre esses dados de produtos, também chegam dados de uma pessoa, e se tal se enquadraria no RGPD.
A resposta curta é que o passaporte em si está estruturado ao nível do produto, mas que os dados que são recolhidos e conservados em torno dele — pense-se em dados de contacto de um fornecedor, um ponto de contacto num importador, ou dossiês de manutenção — podem efetivamente conter dados pessoais. Neste ponto, o regulamento do passaporte de móveis e o RGPD funcionam lado a lado, e aplicam-se ambos.
O que está e o que não está no passaporte
Os dados que o regulamento exige para o passaporte referem-se ao produto: que materiais foram utilizados, como a peça pode ser desmontada, que substâncias nela se encontram, quem é responsável pela colocação no mercado. Este último ponto é logo onde surge o ponto de contacto: o nome e os dados do fornecedor fazem parte do passaporte, e se esse fornecedor é uma empresa individual ou se se menciona o nome de uma pessoa de contacto, trata-se de um dado pessoal.
Nas empresas maiores com um número KvK e um endereço comercial geral, isto geralmente causa menos problemas. Nas empresas mais pequenas, onde o proprietário é também o ponto de contacto, aproxima-se mais da pessoa. Quem tiver dúvidas sobre se um dado específico no passaporte se qualifica como dado pessoal, faz bem em consultá-lo com um jurista ou com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, pois trata-se de uma avaliação que varia de caso para caso.
Onde os dados pessoais desempenham um papel mais frequentemente do que no próprio passaporte
A maioria dos pontos de contacto com o RGPD não se encontra no passaporte que o utilizador final vê através do código QR, mas na administração à sua volta. Pense-se num registo de manutenção que menciona um técnico pelo nome, numa marcação de serviço ligada ao nome de um cliente, ou na documentação interna em que se regista quem forneceu que dados para o passaporte. Esta documentação é muitas vezes necessária para poder comprovar que os dados estão corretos e de quem provêm, e é precisamente aqui que os dados pessoais se infiltram sem que ninguém o tenha pretendido.
Por isso, é prudente determinar antecipadamente no seu próprio processo quais os dados de que necessita para o passaporte e quais os dados que conserva separadamente, e com um objetivo diferente. Quem mantiver esta distinção clara, evita que a informação do produto e os dados pessoais se misturem no mesmo sistema. Em a base de conhecimentos com todos os tópicos está pormenorizado por cada situação quais os dados necessários para o próprio passaporte.
Como o RGPD e o regulamento do passaporte de móveis se relacionam
O RGPD e o regulamento do passaporte de móveis existem independentemente um do outro e não falam sobre as mesmas coisas. O regulamento do passaporte de móveis prescreve que informação sobre produtos deve estar disponível e por quanto tempo. O RGPD regula, independentemente de qual seja o setor, o que pode acontecer com dados que se referem a uma pessoa: em que base são processados, quanto tempo podem ser conservados, e quem tem acesso a eles. Ambas as regulações aplicam-se simultaneamente, e uma não isenta uma empresa da outra.
Isto significa que uma empresa que elabora corretamente o passaporte não cumpre automaticamente o RGPD, e vice-versa. Trata-se de dois quadros de avaliação separados que podem acidentalmente recair sobre o mesmo processo. Em caso de dúvida sobre o próprio processamento de dados, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados é a entidade competente, não o supervisor do passaporte do produto.
O que isto significa para a sua própria administração
Para uma empresa que faz compilar o pasaporte, é especialmente prático determinar antecipadamente quais dados vão para o pasaporte e quais dados permanecem internamente. Dados sobre materiais, componentes e origem podem ser partilhados sem problemas; dados que identificam um colaborador individual ou cliente não devem, em regra, constar aí. Quem fizer acordos sobre isto com um fornecedor de software ou com furnipas.eu pode consignar essa distinção no processo através do qual os dados são fornecidos e alojados.
Em como procedemos com os dados está descrito como os dados do pasaporte são processados e conservados. Quem quiser verificar como isto se aplica à sua própria situação encontra em perguntas frequentes sobre o pasaporte um número de casos de dúvida frequentes.
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