A bútorokra vonatkozó digitális termékpaszport lényegében arra szolgál, hogy rögzítsen valamit a termékről: anyagok, származás, karbantartási tanácsok, szétszerelési utasítások. A személyes adatok elvileg nem tartoznak oda. Mégis, a gyakorlatban rendszeresen felmerül a kérdés, hogy vajon a termékinformációk között kerülhet-e be egy személy adatai, és ha igen, az GDPR hatálya alá tartozik-e.
A rövid válasz az, hogy a paszport maga termékinformáció szintjén van felépítve, de a körülötte gyűjtött és tárolt adatok — például egy szolgáltató kapcsolati adatai, egy importőrnél az irányító személy adatai vagy karbantartási dossziék — valóban tartalmazhatnak személyes adatokat. Ebben a pontban a bútoripari termékpaszport-rendelet és az GDPR párhuzamosan fut, és mindkettő érvényes.
Mit tartalmaz és mit nem tartalmaz a paszport
A rendelet által a paszporthoz előírt adatok a termékről szólnak: milyen anyagokat használtak, az alkatrész hogyan szerelhető szét, milyen anyagok vannak feldolgozva benne, ki felelős annak forgalomba hozataláért. Ez utóbbi pont azonnal azt eredményezi, hogy felmerül az érintkezési pont: az ajánlatadó neve és adatai a paszporthoz tartoznak, és ha az ajánlatadó egyéni vállalkozó, vagy egy kapcsolatfelvételi személy neve szerepel, az személyes adat.
A nagyobb vállalkozásoknál, amelyeknek KvK-száma és általános cégcíme van, ez általában kevésbé okoz problémát. A kisebb vállalkozásoknál, ahol a tulajdonos egyben az irányító személy, közelebb áll a személyhez. Aki bizonytalanul áll afelől, hogy egy adott adat a paszportban személyes adatnak minősül-e, ezt legjobb, ha egy jogásznak vagy az Adatvédelmi Hatóságnak terjeszti elő, mert ez egy olyan értékelés, amely helyzettől függően eltérhet.
Ahol az GDPR-rel többféle érintkezési pont van, mint a paszportban
Az GDPR-ral való legtöbb érintkezési pont nem abban a paszportban van, amelyet a végfelhasználó a QR-kód segítségével lát, hanem az azt körülvevő adminisztrációban. Gondoljon egy karbantartási naplóra, amelyben egy szerelő neve szerepel, egy olyan szervizműhelyre, amely egy ügyfél nevéhez van rendelve, vagy olyan belső dokumentációra, amelyből kiderül, hogy ki milyen adatokat adott be a paszporthoz. Ez a dokumentáció gyakran szükséges ahhoz, hogy be tudjuk bizonyítani az adatok helyességét és azok forrását, és ez pont az a hely, ahol az személyes adatok bejutnak anélkül, hogy valaki szándékosan így szándékozna.
Ezért célszerű a saját folyamat kialakításakor előre meghatározni, hogy mely adatokra van szüksége a paszporthoz, és mely adatokat őrzi meg külön, más célból. Aki tisztázza ezt a különbséget, megelőzi, hogy az információ és a személyes adatok összekeveredjenek ugyanabban a rendszerben. Ahol az összes téma ismeretbázisában helyzettől függően kiterjesztik, mely adatok szükségesek magához a paszporthoz.
Az GDPR és a bútoripari termékpaszport-rendelet viszonya egymáshoz
Az GDPR és a bútoripari termékpaszport-rendelet egymástól függetlenül létezik, és nem ugyanarról a dologról beszél. A bútoripari termékpaszport-rendelet előírja, hogy milyen termékinformációnak kell rendelkezésre állnia és meddig. Az GDPR szabályozza — függetlenül attól, hogy melyik szektorról van szó —, hogy mit lehet csinálni azzal az adattal, amely egy személyhez kapcsolható: milyen alapon kerül feldolgozásra, meddig tartható meg, és ki férhet hozzá. Mindkét szabályozás egyszerre érvényes, és az egyik a vállalatot nem mentesíti a másik alól.
Ez azt jelenti, hogy egy olyan vállalat, amely helyesen állítja össze a paszportot, nem automatikusan teljesíti az GDPR követelményeit sem, és fordítva. Két külön értékelési keret van, amely ugyanarról a dossziéről történetesen beszélhet. A saját adatfeldolgozás kapcsán felmerülő kételyek esetén az Adatvédelmi Hatóság a kijelölt szerv, nem a termékapaszportot felügyelő hatóság.
Mit jelent ez a saját adminisztrációra nézve
Azon vállalkozások számára, amelyek a passzportot összeállítani kérik, praktikus először meghatározni, hogy mely adatok kerüljenek a passzportba, és mely adatok maradjanak belső használatra. Az anyagokra, alkatrészekre és származásra vonatkozó adatok probléma nélkül megoszthatók; az adatok, amelyek egy egyéni munkavállalót vagy ügyfelet azonosítanak, ezek közé általában nem tartoznak. Aki ezekről megállapodást köt egy szoftverszállítóval vagy a furnipas.eu-val, rögzítheti ezt a különbségtételt az adatok szolgáltatásáért és hosztolásáért felelős folyamatban.
A az adatok kezelésének módjáról ismertetik, hogy az adatokat a passzporthoz hogyan dolgozzák fel és tárolják. Aki azt szeretné megtudni, hogy ez az ő helyzetében hogyan alakul, a a passzporttal kapcsolatos gyakori kérdésekben számos gyakori kétségeset talál meg.
Szeretne először benyomást szerezni arról, hogy mi játszik szerepet az ő vállalkozásánál a bútorpasszporttal kapcsolatban, anélkül, hogy azonnal fiókot hozna létre? Végezze el az ingyenes gyorsdiagnózist a néhány kérdés segítségével, amelyek feltérképezik az ő helyzetét, vagy lapozzon át a tudásbázis témái között, hogy több háttérinformációt kapjon.