Huonikalenterissa on pohjimmiltaan tarkoitus kirjata tuotteesta tietoja: materiaalit, alkuperä, hoito-ohjeet, purkamisohjeet. Henkilötiedot eivät periaatteessa kuulu sinne. Silti käytännössä nousee säännöllisesti esiin kysymys siitä, joutuvat henkilötiedot joihinkin tuotetietoihin ja kuuluvatko ne GDPR:n piiriin.
Lyhyt vastaus on, että pasporti on järjestetty tuotetasolle, mutta tiedot, jotka kerätään sen ympärille ja säilytetään — ajattele tarjoajan yhteystietoja, yhteyshenkilöä maahantuojalla tai kunnossapidon asiakirjoja — voivat todellakin sisältää henkilötietoja. Tässä huonikalenterissa ja GDPR:ssä kulkevat rinnakkain, ja molempia sovelletaan.
Mikä on ja ei ole pasportissa
Verordinnon pasportille vaatimat tiedot koskevat tuotetta: mitkä materiaalit on käytetty, miten osaa voidaan purkaa, mitkä aineet siihen sisältyvät, kuka vastaa markkinoille saattamisesta. Viimeksi mainittu kohta on juuri siellä, missä kosketuskohta syntyy: tarjoajan nimi ja tiedot kuuluvat pasportiin, ja jos tarjoaja on yksityisyrittäjä tai jos siihen sisältyy yhteyshenkilön nimi, se on henkilötieto.
Suuremmissa yrityksissä, joilla on kaupparekisterinumero ja yleinen liiketoimintaosoite, tämä yleensä vaikuttaa vähemmän. Pienemmissä yrityksissä, joissa omistaja on myös yhteyshenkilö, se on lähempänä henkilöä. Jokaisen, joka epäröi, onko tietty tieto pasportissa henkilötieto, kannattaa esittää se asianajajalle tai Tietosuojaviranomaiselle, koska arviointi vaihtelee tilanteen mukaan.
Paikka, jossa henkilötiedoilla on suurempi rooli kuin pasportissa itsessään
Suurin osa GDPR:n kosketuskohdista ei ole pasportissa, jonka loppukäyttäjä näkee QR-koodin kautta, vaan sen ympärillä olevassa hallinnossa. Ajattele kunnossapitopäiväkirjaa, jossa nimetään teknikkö, palvelupyyntöä, joka on kytketty asiakkaan nimeen, tai sisäistä dokumentaatiota, jossa selvitetään, kuka on toimittanut pasportille tietoja. Tämä dokumentaatio on usein tarpeen osoitettaessa, että tiedot ovat oikein ja mistä ne ovat peräisin, ja juuri siinä henkilötiedot pääsevät sisään ilman, että kukaan on sitä niin tarkoittanut.
Siksi on järkevää määrittää omaa prosessia järjestäessäsi etukäteen, mitkä tiedot tarvitset pasportille ja mitkä tiedot säilytät erikseen ja muulla tarkoituksella. Jokainen, joka pitää tämän eron selkeänä, estää tuotetietojen ja henkilötietojen sekoittumisen samassa järjestelmässä. In tietovarastossa kaikkine aiheoineen on jokaisen tilanteen mukaan eritelty, mitkä tiedot ovat itse pasportille tarpeellisia.
Kuinka GDPR ja huonikalenterissa liittyvät toisiinsa
GDPR ja huonikalenterissa ovat erillisenä ja ne eivät puhu samasta asiasta. Huonikalenterissa määrää, mitkä tuotetiedot on oltava saatavilla ja kuinka pitkäksi ajaksi. GDPR säätää, riippumatta siitä, mistä alasta on kyse, mitä voi tapahtua henkilöön liitettäville tiedoille: millä perusteella ne käsitellään, kuinka pitkään ne voidaan säilyttää ja kuka pääsee niihin käsiksi. Molempia säädöksiä sovelletaan samanaikaisesti, eikä toinen poista toisen velvoitetta.
Tämä tarkoittaa sitä, että yritys, joka kokoaa pasportin oikein, ei automaattisesti myöskään noudattaa GDPR:ää, ja päinvastoin. Se on kysymys kahdesta erillisestä testausjärjestelmästä, jotka voivat sattua päätyä samaan asiakirjaan. Jos olet epävarma omasta tietojen käsittelystä, asianomaisena viranomainen on Tietosuojaviranomainen, ei tuotepasportin valvoja.
Mitä tämä tarkoittaa omalle hallinnolle
Yritykselle, joka pyytää passin kokoamista, on käytännöllistä määritellä etukäteen, mitkä tiedot menevät pasportiin ja mitkä pysyvät sisäisesti. Tiedot materiaaleista, osista ja alkuperästä voidaan jakaa ilman ongelmia; tiedot, jotka tunnistavat yksittäisen työntekijän tai asiakkaan, eivät yleensä kuulu sinne. Jos tekee sopimuksia näistä asioista ohjelmistotoimittajan tai furnipas.eu:n kanssa, voi dokumentoida tämän eron prosessissa, jolla tiedot toimitetaan ja isännöidään.
Kohdassa miten käsittelemme tietoja kuvataan, miten passin tietoja käsitellään ja säilytetään. Joka haluaa tarkistaa, miten tilanne on omassa tilanteessa, löytää pasportista usein kysyttyjen kysymysten vastauksista joukon yleisiä epäilyksiä.
Haluatko ensin saada käsityksen siitä, mitä meubelpaspoortista on merkitystä yrityksellesi ilman että otat heti käyttöön tiliä? Tee ilmainen pikatutkimus muutaman kysymyksen kautta, jotka kartoittavat tilannettasi, tai selaa aiheiden yli tietovarannoissa saadaksesi lisätietoja.