Il passaporto digitale del prodotto per i mobili è essenzialmente destinato a registrare qualcosa sul prodotto: materiali, provenienza, consigli di manutenzione, istruzioni di smontaggio. I dati personali in linea di principio non dovrebbero farvi parte. Eppure nella pratica emerge regolarmente la domanda se tra i dati del prodotto finiscono anche dati di una persona, e se questo rientra allora nel RGPD.
La risposta breve è che il passaporto stesso è strutturato a livello di prodotto, ma i dati raccolti e conservati intorno ad esso — si pensi ai dati di contatto di un fornitore, un referente presso un importatore, o fascicoli di manutenzione — possono effettivamente contenere dati personali. A questo proposito il regolamento sul passaporto del mobile e il RGPD procedono di pari passo, e si applicano entrambi.
Cosa deve e cosa non deve trovarsi nel passaporto
I dati richiesti dal regolamento per il passaporto riguardano il prodotto: quali materiali sono stati utilizzati, come può essere smontata la parte, quali sostanze contiene, chi è responsabile dell'immissione sul mercato. Questo ultimo punto è immediatamente il punto di contatto: il nome e i dati del fornitore fanno parte del passaporto, e se il fornitore è un'impresa individuale o se è allegato un nome di una persona di contatto, si tratta di un dato personale.
Per le aziende più grandi con un numero di iscrizione al registro delle imprese e un indirizzo aziendale generale di solito questo è meno rilevante. Per le imprese più piccole, dove il proprietario è anche il referente, è più vicino alla persona. Chi dubita se un determinato dato nel passaporto sia considerato un dato personale, farebbe bene a sottoporre la questione a un avvocato o all'Autorità per la protezione dei dati, perché è una valutazione che varia da situazione a situazione.
Dove i dati personali giocano un ruolo più frequente che nel passaporto stesso
La maggior parte dei punti di contatto con il RGPD non si trovano nel passaporto che l'utente finale vede tramite il codice QR, ma nell'amministrazione intorno ad esso. Si pensi a un registro di manutenzione in cui è menzionato un tecnico con il nome, un accordo di assistenza collegato al nome del cliente, o documentazione interna che registra chi ha fornito quali dati per il passaporto. Questa documentazione è spesso necessaria per poter dimostrare che i dati sono corretti e da chi provengono, ed è esattamente dove i dati personali si insinuano senza che nessuno l'abbia inteso come tale.
È quindi consigliabile determinare in anticipo quando configurate il vostro processo quali dati sono necessari per il passaporto e quali dati conservate separatamente, e con uno scopo diverso. Chi mantiene chiara questa distinzione, evita che le informazioni sui prodotti e i dati personali si mescolino nello stesso sistema. In la banca dati con tutti gli argomenti è articolato per ogni situazione quali dati sono necessari per il passaporto stesso.
Come il RGPD e il regolamento sul passaporto del mobile si relazionano l'uno all'altro
Il RGPD e il regolamento sul passaporto del mobile esistono indipendentemente l'uno dall'altro e non parlano delle stesse cose. Il regolamento sul passaporto del mobile prescrive quali informazioni sui prodotti devono essere disponibili e per quanto tempo. Il RGPD disciplina, indipendentemente da quale settore si tratti, cosa può accadere con i dati riconducibili a una persona: su quale base vengono elaborati, per quanto tempo possono essere conservati, e chi vi ha accesso. Entrambi i regolamenti si applicano contemporaneamente, e l'uno non esonera un'azienda dall'altro.
Ciò significa che un'azienda che compila correttamente il passaporto non soddisfa automaticamente anche il RGPD, e viceversa. Si tratta di due quadri di valutazione separati che possono accidentalmente riguardare lo stesso fascicolo. In caso di dubbi sull'elaborazione propria dei dati, l'Autorità per la protezione dei dati è l'organo competente, non l'autorità di controllo del passaporto del prodotto.
Cosa significa per l'amministrazione interna
Per un'azienda che fa compilare il passaporto, è soprattutto pratico determinare in anticipo quali dati andranno nel passaporto e quali rimarranno interni. I dati sui materiali, i componenti e l'origine possono essere condivisi senza problemi; i dati che identificano un singolo dipendente o cliente di norma non vi appartengono. Chi conclude accordi su questo con un fornitore di software o con furnipas.eu, può fissare questa distinzione nel processo con cui i dati vengono forniti e ospitati.
Su come trattiamo i dati è descritto come i dati per il passaporto vengono elaborati e conservati. Chi vuole verificare come ciò si applica alla propria situazione, trova in le domande frequenti sul passaporto una serie di casi di dubbio comuni.
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