Το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος για έπιπλα προορίζεται βασικά να καταγράψει κάτι για το προϊόν: υλικά, προέλευση, συμβουλές συντήρησης, οδηγίες αποσυναρμολόγησης. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν ανήκουν εκεί καταρχάς. Ωστόσο, στην πράξη συχνά ανακύπτει το ερώτημα εάν κάπου ανάμεσα σε αυτά τα δεδομένα προϊόντος καταλήγουν και δεδομένα ενός προσώπου, και εάν αυτό υπόκειται στο GDPR.
Η σύντομη απάντηση είναι ότι το διαβατήριο αυτό καθαυτό έχει δημιουργηθεί σε επίπεδο προϊόντος, αλλά ότι τα δεδομένα που συλλέγονται και διατηρούνται γύρω από αυτό — σκεφτείτε δεδομένα επικοινωνίας ενός προσφέροντος, ενός σημείου επικοινωνίας σε έναν εισαγωγέα, ή φακέλους συντήρησης — μπορούν να περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Σε αυτό το σημείο, ο κανονισμός για το διαβατήριο επίπλων και το GDPR λειτουργούν παράλληλα, και ισχύουν και οι δύο.
Τι περιλαμβάνεται και τι δεν περιλαμβάνεται στο διαβατήριο
Τα δεδομένα που απαιτεί ο κανονισμός για το διαβατήριο αφορούν το προϊόν: ποια υλικά χρησιμοποιήθηκαν, πώς μπορεί να αποσυναρμολογηθεί το εξάρτημα, ποιες ουσίες περιέχονται σε αυτό, ποιος είναι υπεύθυνος για την τοποθέτησή του στην αγορά. Αυτό το τελευταίο σημείο είναι αμέσως όπου προκύπτει η σύνδεση: το όνομα και τα δεδομένα του προσφέροντος ανήκουν στο διαβατήριο, και εάν ο προσφέρων είναι ατομική επιχείρηση ή εάν υπάρχει το όνομα ενός ατόμου επικοινωνίας, πρόκειται για δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.
Σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις με αριθμό εγγραφής στο εμπορικό μητρώο και γενική διεύθυνση επιχείρησης, αυτό παίζει συνήθως λιγότερο ρόλο. Σε μικρότερες επιχειρήσεις, όπου ο ιδιοκτήτης είναι και το σημείο επικοινωνίας, είναι πιο κοντά στο άτομο. Εάν κάποιος αμφιβάλλει εάν ένα συγκεκριμένο δεδομένο στο διαβατήριο θεωρείται δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα, θα ήταν καλύτερο να το υποβάλει σε έναν δικηγόρο ή στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων, διότι πρόκειται για αξιολόγηση που διαφέρει ανάλογα με την περίσταση.
Όπου τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα παίζουν συχνότερα ρόλο παρά στο ίδιο το διαβατήριο
Οι περισσότερες συνδέσεις με το GDPR δεν βρίσκονται στο διαβατήριο που βλέπει ο τελικός χρήστης μέσω του κώδικα QR, αλλά στη διοίκηση γύρω από αυτό. Σκεφτείτε ένα αρχείο συντήρησης στο οποίο αναφέρεται τεχνικός με όνομα, ένα ραντεβού υπηρεσίας που συνδέεται με το όνομα ενός πελάτη, ή εσωτερική τεκμηρίωση όπου καταγράφεται ποιος παρείχε ποια δεδομένα για το διαβατήριο. Αυτή η τεκμηρίωση είναι συχνά απαραίτητη για να μπορέσουμε να αποδείξουμε ότι τα δεδομένα είναι σωστά και από ποιον προέρχονται, και αυτό είναι ακριβώς όπου εισέρχονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα χωρίς κανείς να το είχε σκοπό.
Ως εκ τούτου, συνιστάται κατά τη δημιουργία της δικής σας διαδικασίας να καθορίσετε εκ των προτέρων ποια δεδομένα χρειάζεστε για το διαβατήριο και ποια δεδομένα διατηρείτε ξεχωριστά, και για διαφορετικό σκοπό. Όποιος κρατά σαφές αυτό το διαχωρισμό, αποτρέπει ότι πληροφορίες προϊόντος και δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα να μπλέκονται στο ίδιο σύστημα. Στην τράπεζα γνώσης με όλα τα θέματα λαμβάνεται ανά περίσταση ποια δεδομένα απαιτούνται για το ίδιο το διαβατήριο.
Πώς σχετίζονται το GDPR και ο κανονισμός για το διαβατήριο επίπλων μεταξύ τους
Το GDPR και ο κανονισμός για το διαβατήριο επίπλων υπάρχουν ανεξάρτητα μεταξύ τους και δεν μιλούν για τα ίδια πράγματα. Ο κανονισμός για το διαβατήριο επίπλων προβλέπει ποια πληροφορία προϊόντος πρέπει να είναι διαθέσιμη και για πόσο καιρό. Το GDPR ρυθμίζει, ανεξάρτητα από τον κλάδο, τι μπορεί να γίνει με δεδομένα που είναι δυνατόν να αποδοθούν σε ένα πρόσωπο: σε ποια βάση επεξεργάζονται, πόσο καιρό μπορούν να διατηρηθούν, και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά. Και οι δύο κανονισμοί ισχύουν ταυτόχρονα, και ο ένας δεν απαλλάσσει μια επιχείρηση από τον άλλο.
Αυτό σημαίνει ότι μια επιχείρηση που συντάσσει σωστά το διαβατήριο, δεν συμμορφώνεται αυτόματα και στο GDPR, και αντιστρόφως. Πρόκειται για δύο ξεχωριστά πλαίσια αξιολόγησης που τυχαίνει να προσχωρούν στον ίδιο φάκελο. Σε περίπτωση αμφιβολίας σχετικά με τη δική σας επεξεργασία δεδομένων, η Αρχή Προστασίας Δεδομένων είναι ο ορισμένος φορέας, όχι ο επιβλέπων του διαβατηρίου προϊόντος.
Τι σημαίνει αυτό για τη δική σας διακίνηση δεδομένων
Για μια εταιρεία που κάνει σύνθεση του διαβατηρίου, είναι ιδιαίτερα πρακτικό να καθοριστεί εκ των προτέρων ποια δεδομένα θα περιληφθούν στο διαβατήριο και ποια δεδομένα θα παραμείνουν εσωτερικά. Τα δεδομένα σχετικά με τα υλικά, τα εξαρτήματα και την προέλευση μπορούν να κοινοποιηθούν χωρίς προβλήματα· τα δεδομένα που αναγνωρίζουν ένα άτομο ή έναν πελάτη συνήθως δεν ανήκουν εκεί. Όποιος κάνει συμφωνίες σχετικά με αυτό με έναν προμηθευτή λογισμικού ή με την furnipas.eu μπορεί να καθιερώσει αυτή τη διάκριση στη διαδικασία με την οποία τα δεδομένα υποβάλλονται και φιλοξενούνται.
Σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο χειριζόμαστε τα δεδομένα περιγράφεται ο τρόπος επεξεργασίας και φύλαξης των δεδομένων για το διαβατήριο. Όποιος θέλει να ελέγξει πώς ισχύει αυτό για τη δική του κατάσταση, θα βρει σε τις συχνές ερωτήσεις σχετικά με το διαβατήριο έναν αριθμό συνηθισμένων περιπτώσεων αμφιβολίας.
Θέλετε πρώτα να πάρετε μια εντύπωση για το τι παίζει ρόλο για την εταιρεία σας σχετικά με το διαβατήριο επίπλων, χωρίς να ανοίξετε αμέσως ένα λογαριασμό; Κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση μέσω μερικών ερωτήσεων που θα χαρτογραφήσουν την κατάστασή σας, ή ξυλοκοπήστε τα θέματα στη βάση γνώσης για περισσότερο πλαίσιο.