Digitální produktový pas pro nábytek je v podstatě určen k zaznamenání informací o produktu: materiály, původ, pokyny k údržbě, pokyny k demontáži. Osobní údaje tam v zásadě nepatří. Přesto se v praxi často objevuje otázka, zda mezi těmito produktovými údaji nějaké údaje o osobě skončí a zda to pak spadá pod GDPR.
Krátká odpověď zní, že pas je sám o sobě veden na úrovni produktu, ale údaje shromažďované a uchovávané kolem něj – jako jsou kontaktní údaje poskytovatele, kontaktní osoba u dovozce nebo soubory údržby – mohou skutečně obsahovat osobní údaje. V tomto ohledu jdou nařízení o produktovém pasu nábytku a GDPR vedle sebe a oba se vztahují.
Co je a není v pasu
Údaje, které nařízení vyžaduje pro pas, se týkají produktu: které materiály byly použity, jak lze danou součást demontovat, které látky obsahuje, kdo je odpovědný za uvedení na trh. Poslední bod je právě místo styku: jméno a údaje poskytovatele patří do pasu, a pokud je poskytovatel podnikatel bez další právnické osoby nebo pokud je u něj uvedeno jméno kontaktní osoby, jedná se o osobní údaj.
U větších podniků s číslem v obchodním rejstříku a obecnou obchodní adresou to obvykle hraje menší roli. U menších podniků, kde je vlastník také kontaktní osobou, je to blíže osobě. Kdo si není jistý, zda určitý údaj v pasu lze považovat za osobní údaj, měl by to nejlépe konzultovat s právníkem nebo s Úřadem pro ochranu osobních údajů, protože se jedná o posouzení, které se liší případ od případu.
Kde se osobní údaje vyskytují spíše než v samotném pasu
Nejvíce styčných bodů s GDPR není v pasu, který konečný uživatel vidí prostřednictvím QR kódu, ale v administraci kolem něj. Přemýšlejte o logbooku údržby, v němž je jmenován mechaniků, o servisní dohodě, která je připojená k jménu zákazníka, nebo o vnitřní dokumentaci, v níž se zaznamenává, kdo jaké údaje dodal pro pas. Tato dokumentace je často nezbytná, aby bylo možné prokázat, že údaje jsou správné a od koho pocházejí, a právě zde se osobní údaje objevují bez toho, aby je někdo zamýšlel jako takové.
Proto je rozumné si před nastavením vlastního procesu předem určit, které údaje potřebujete pro pas a které údaje uchovávate odděleně a za jiným účelem. Kdo si toto rozlišení jasně ujasní, zabrání tomu, aby se produktové informace a osobní údaje míchaly v jednom systému. V znalostní bázi se všemi tématy jsou vypracovány údaje potřebné pro samotný pas podle situace.
Jak se GDPR a nařízení o produktovém pasu nábytku vzájemně vztahují
GDPR a nařízení o produktovém pasu nábytku existují nezávisle na sobě a nepojednávají o stejných věcech. Nařízení o produktovém pasu nábytku určuje, které produktové informace musí být k dispozici a jak dlouho. GDPR upravuje, bez ohledu na sektor, co se smí dít s údaji, které lze připsat osobě: na jakém základě se zpracovávají, jak dlouho je lze uchovávat a kdo k nim má přístup. Obě pravidla platí současně a jedno neprostředí podnik od druhého.
To znamená, že podnik, který správně sestaví pas, se nezbavuje tím automaticky také plnění GDPR, a naopak. Jedná se o dva samostatné hodnoticí rámce, které mohou náhodou skončit na stejném spisu. V případě pochybností o vlastním zpracování údajů je příslušným orgánem Úřad pro ochranu osobních údajů, nikoli dohled na produktový pas.
Co to znamená pro vlastní správu
Pro podnik, který si nechá pasport vytvořit, je především praktické předem určit, která data budou obsažena v pasporu a která zůstanou interní. Údaje o materiálech, součástech a původu lze sdílet bez problémů; údaje, které identifikují jednotlivého zaměstnance nebo zákazníka, obvykle tam nepatří. Kdo si o tom dohodne s dodavatelem softwaru nebo s furnipas.eu, může tento rozdíl zakotvit v procesu, kterým jsou data poskytována a hostována.
Na jak s daty nakládáme je popsáno, jak jsou údaje pro pasport zpracovávány a uchovávány. Kdo si chce ověřit, jak to vypadá v jejich vlastní situaci, najde v často kladené otázky o pasporu řadu běžných pochybností.
Chcete si nejdřív udělat představu o tom, co se týká vašeho podniku v souvislosti s nábytkovým pasporem, bez okamžitého vytvoření účtu? Proveďte bezplatné rychlé skenování prostřednictvím několika otázek, které zmapují vaši situaci, nebo si prohlédněte témata v databázi znalostí pro více informací.