Das digitale Produktpass für Möbel ist im Kern dazu gedacht, etwas über das Produkt festzuhalten: Materialien, Herkunft, Pflegehinweise, Demontageanleitungen. Personendaten gehören dort im Prinzip nicht hin. Trotzdem stellt sich in der Praxis regelmäßig die Frage, ob irgendwo zwischen diesen Produktdaten auch Daten einer Person landen, und ob das dann unter die DSGVO fällt.
Die kurze Antwort ist, dass das Produktpass selbst auf Produktebene eingerichtet ist, aber dass die Daten, die drumherum gesammelt und gespeichert werden — denken Sie an Kontaktdaten eines Anbieters, eines Ansprechpartners bei einem Importeur oder Wartungsdossiers — durchaus Personendaten enthalten können. An diesem Punkt laufen die Möbelproduktpass-Verordnung und die DSGVO nebeneinander, und beide gelten.
Was im Produktpass enthalten ist und was nicht
Die Daten, die die Verordnung für das Produktpass verlangt, gehen um das Produkt: welche Materialien verwendet wurden, wie das Teil demontiert werden kann, welche Stoffe darin verarbeitet sind, wer für das Inverkehrbringen verantwortlich ist. Dieser letzte Punkt ist gleich die Schnittstelle: der Name und die Daten des Anbieters gehören zum Produktpass, und wenn dieser Anbieter ein Einzelunternehmen ist oder wenn dort ein Name eines Ansprechpartners angegeben ist, ist das ein Personendatum.
Bei größeren Unternehmen mit einer Handelsregisternummer und einer allgemeinen Betriebsadresse spielt dies meist eine geringere Rolle. Bei kleineren Unternehmen, wo der Eigentümer auch der Ansprechpartner ist, liegt es näher bei der Person. Wer unsicher ist, ob ein bestimmtes Datum im Produktpass als Personendatum gilt, sollte das am besten einem Juristen oder der Behörde für Datenschutz vorlegen, denn das ist eine Bewertung, die je nach Situation unterschiedlich ausfällt.
Wo Personendaten häufiger eine Rolle spielen als im Produktpass selbst
Die meisten Schnittstellen zur DSGVO liegen nicht im Produktpass, das der Endnutzer über den QR-Code sieht, sondern in der Verwaltung drumherum. Denken Sie an ein Wartungsprotokoll, in dem ein Techniker mit Namen genannt wird, einen Servicetermin, der an einen Kundennamen gekoppelt ist, oder interne Dokumentation, in der festgehalten wird, wer welche Daten für das Produktpass bereitgestellt hat. Diese Dokumentation ist oft erforderlich, um nachzuweisen, dass Daten korrekt sind und von wem sie stammen, und das ist genau der Punkt, wo Personendaten hineinkommen, ohne dass jemand das als solche beabsichtigt hat.
Es ist daher sinnvoll, bei der Gestaltung Ihres eigenen Prozesses vorher festzulegen, welche Daten Sie für das Produktpass benötigen und welche Daten Sie separat und mit einem anderen Zweck speichern. Wer diese Unterscheidung klar beibehält, vermeidet, dass Produktinformationen und Personendaten im gleichen System vermischt werden. In der Wissensdatenbank mit allen Themen ist je nach Situation ausgearbeitet, welche Daten für das Produktpass selbst erforderlich sind.
Wie sich die DSGVO und die Möbelproduktpass-Verordnung zueinander verhalten
Die DSGVO und die Möbelproduktpass-Verordnung existieren unabhängig voneinander und sprechen nicht über dasselbe. Die Möbelproduktpass-Verordnung schreibt vor, welche Produktinformationen verfügbar sein müssen und wie lange. Die DSGVO regelt, unabhängig davon, um welchen Sektor es geht, was mit Daten geschehen darf, die zu einer Person zugeordnet werden können: auf welcher Grundlage sie verarbeitet werden, wie lange sie aufbewahrt werden dürfen und wer Zugang dazu hat. Beide Regelungen gelten gleichzeitig, und die eine entbindet ein Unternehmen nicht von der anderen.
Das bedeutet, dass ein Unternehmen, das das Produktpass korrekt zusammenstellt, nicht automatisch auch die DSGVO einhält, und umgekehrt. Es geht um zwei separate Bewertungsrahmen, die zufällig auf dieselbe Akte fallen können. Im Zweifelsfall über die eigene Datenverarbeitung ist die Behörde für Datenschutz die zuständige Stelle, nicht der Aufsichtsführende für das Produktpass.
Was dies für die eigene Verwaltung bedeutet
Für ein Unternehmen, das das Paspoort zusammenstellen lässt, ist es vor allem praktisch, im Voraus zu bestimmen, welche Daten ins Paspoort gehen und welche Daten intern bleiben. Daten über Materialien, Komponenten und Herkunft können ohne Probleme weitergegeben werden; Daten, die eine einzelne Mitarbeiterin oder einen Kunden identifizieren, gehören in der Regel nicht dorthin. Wer darüber Vereinbarungen mit einem Softwarelieferanten oder mit furnipas.eu trifft, kann diese Unterscheidung in dem Prozess festlegen, mit dem Daten eingereicht und gehostet werden.
Auf wie wir mit Daten umgehen ist beschrieben, wie Daten für das Paspoort verarbeitet und gespeichert werden. Wer prüfen möchte, wie dies für die eigene Situation aussieht, findet in den häufig gestellten Fragen zum Paspoort eine Reihe von häufigen Zweifelfällen.
Möchten Sie zunächst einen Eindruck davon bekommen, was für Ihr Unternehmen beim Möbelpass wichtig ist, ohne gleich ein Konto zu erstellen? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan über einige Fragen durch, die Ihre Situation erfassen durch, oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank für mehr Hintergrund.