Цифровият паспорт за мебели е по същество предназначен да регистрира информация за продукта: материали, произход, съвети за поддръжка, инструкции за демонтаж. Личните данни не трябва да бъдат включени там по принцип. Въпреки това, на практика редовно възниква въпросът дали някъде сред тези данни за продукта попадат и данни на лице, и дали това попада под GDPR.
Кратката отговор е, че самият паспорт е устроен на ниво продукт, но данните, които се събират и запазват около него — например контактни данни на предлагащ, лице за контакт при вносител или досиета по поддръжка — наистина могат да съдържат лични данни. В този момент разпоредбата за мебелния паспорт и GDPR работят паралелно и двете се прилагат.
Какво се съдържа и не се съдържа в паспорта
Данните, които разпоредбата изисква за паспорта, се отнасят до продукта: какви материали са използвани, как мога да демонтирам компонента, какви вещества са обработени в него, кой е отговорен за пускането на пазара. Последната точка е точно място, където възниква допир: име и данни на предлагащия са част от паспорта, и ако този предлагащ е еднолично лице или ако е включено име на лице за контакт, това е личен данък.
При по-големи компании с номер в търговския регистър и общ служебен адрес това обикновено е по-малко проблемно. При по-малки предприятия, където собственикът е и лицето за контакт, е по-близко до лицето. Всеки, който се колебае дали определен данък в паспорта се счита за личен данък, най-добре може да го представи на адвокат или на Управата по защита на личните данни, тъй като това е оценка, която се различава в зависимост от ситуацията.
Където личните данни играят по-често роля, отколкото в самия паспорт
Повечето допири с GDPR не са в паспорта, който крайният потребител вижда чрез QR кода, а в администрацията около него. Например дневник за поддръжка, в който е назовано лице за обслужване, сервизна среща, свързана с име на клиент, или вътрешна документация, в която е записано кой е подал какви данни за паспорта. Тази документация често е необходима, за да може да се докаже, че данните са верни и откъде идват, и това е точно място, където личните данни влизат без някой да е имал намерението да го направи.
Следователно е разумно при подреждането на собствен процес предварително да определите какви данни ви трябват за паспорта и какви данни запазвате отделно и с различна цел. Кой запазва това разграничение ясно, предотвратява информацията за продукта и личните данни да се смесят в същата система. В банката на знанията със всички теми е разработено за всяка ситуация какви данни са необходими за самия паспорт.
Как се отнасят GDPR и разпоредбата за мебелния паспорт един към друг
GDPR и разпоредбата за мебелния паспорт съществуват независимо и не говорят за едни и същи неща. Разпоредбата за мебелния паспорт предписва каква информация за продукта трябва да е налична и колко дълго. GDPR регулира, независимо за кой сектор е въпрос, какво може да се случи с данни, които са проследими до лице: на какво основание се обработват, колко дълго могат да се запазват и кой има достъп до тях. И двете разпоредби се прилагат едновременно, а едната не освобождава предприятието от другата.
Това означава, че предприятие, което правилно съставя паспорта, не отговаря автоматично и на GDPR, и обратно. Това са две отделни оценки, които могат случайно да попаднат в един файл. При съмнение относно собствената обработка на данни, Управата по защита на личните данни е компетентният орган, а не надзорният орган на паспорта на продукта.
Какво означава това за вашата вътрешна администрация
За компания, която нарежда подготовката на паспорта, е особено практично да определи предварително кои данни ще попаднат в паспорта и кои ще останат вътрешни. Данните относно материали, компоненти и произход могат да се споделят без проблем; данните, които идентифицират отделен служител или клиент, обикновено там не би трябвало да попадат. Когато се уговарят тези неща със софтуерен доставчик или с furnipas.eu, може да се фиксира това различие в процеса, чрез който се предоставят и хостват данните.
На как управляваме данни е описано как данните за паспорта се обработват и съхраняват. Които желаят да проверят как стои въпросът за тяхната собствена ситуация, намират в често задавани въпроси относно паспорта редица често срещани сомнения.
Желаете ли първо да се запознаете с това какво се играе за вашата компания около мебелния паспорт, без веднага да отворите сметка? Направете безплатния бърз преглед чрез няколко въпроса, които картират вашата ситуация, или преглеждайте темите в базата знания за повече фон.