Le passeport numérique des produits pour meubles est essentiellement destiné à enregistrer quelque chose sur le produit : matériaux, origine, conseils d'entretien, instructions de démontage. Les données à caractère personnel n'y ont en principe pas sa place. Pourtant, en pratique, la question revient régulièrement de savoir si, quelque part parmi ces données de produit, des données d'une personne se retrouvent, et si cela relève alors du RGPD.
La réponse courte est que le passeport lui-même est structuré au niveau du produit, mais que les données collectées et conservées autour de celui-ci — par exemple les données de contact d'un fournisseur, un point de contact auprès d'un importateur, ou des dossiers d'entretien — peuvent tout à fait contenir des données à caractère personnel. À ce stade, le règlement relatif au passeport meuble et le RGPD coexistent, et s'appliquent tous les deux.
Ce qui figure et ne figure pas dans le passeport
Les données que le règlement exige pour le passeport portent sur le produit : quels matériaux ont été utilisés, comment la pièce peut être démontée, quelles substances y sont incorporées, qui est responsable de la mise sur le marché. Ce dernier point est justement là que le point de contact apparaît : le nom et les données du fournisseur font partie du passeport, et si ce fournisseur est une entreprise individuelle ou s'il y a un nom d'une personne de contact, il s'agit d'une donnée à caractère personnel.
Pour les plus grandes entreprises disposant d'un numéro KvK et d'une adresse commerciale générale, cela joue généralement moins. Pour les petites entreprises, où le propriétaire est aussi le point de contact, c'est plus proche de la personne. Qui hésite sur le fait qu'une donnée particulière du passeport constitue une donnée à caractère personnel devrait de préférence soumettre cela à un juriste ou à l'Autorité de protection des données, car c'est une évaluation qui diffère selon les situations.
Où les données à caractère personnel jouent plus souvent un rôle que dans le passeport lui-même
La plupart des points de contact avec le RGPD ne se trouvent pas dans le passeport que l'utilisateur final voit via le code QR, mais dans l'administration qui l'entoure. Pensez à un carnet d'entretien dans lequel un technicien est nommément désigné, un rendez-vous de service associé à un nom de client, ou une documentation interne enregistrant qui a fourni quelles données pour le passeport. Cette documentation est souvent nécessaire pour pouvoir prouver que les données sont exactes et d'où elles proviennent, et c'est précisément là que les données à caractère personnel s'introduisent sans que personne ne l'ait intentionnellement prévu.
Il est donc judicieux de déterminer au préalable, lors de la mise en place de votre propre processus, quelles données vous avez besoin pour le passeport et quelles données vous conservez séparément, et dans un autre objectif. Celui qui maintient cette distinction clairement évite que les informations de produit et les données à caractère personnel se mélangent dans le même système. Dans la base de connaissances avec tous les sujets chaque situation est développée en détail quant aux données nécessaires pour le passeport lui-même.
Comment le RGPD et le règlement relatif au passeport meuble se rapportent l'un à l'autre
Le RGPD et le règlement relatif au passeport meuble existent indépendamment l'un de l'autre et ne traitent pas des mêmes choses. Le règlement relatif au passeport meuble prescrit quelles informations de produit doivent être disponibles et pour combien de temps. Le RGPD règle, indépendamment du secteur concerné, ce qui peut être fait avec les données identifiables par rapport à une personne : sur quelle base elles sont traitées, combien de temps elles peuvent être conservées, et qui y a accès. Les deux règlements s'appliquent simultanément, et l'un ne dispense pas une entreprise de l'autre.
Cela signifie qu'une entreprise qui compile correctement le passeport ne se conforme pas automatiquement au RGPD, et inversement. Il s'agit de deux cadres d'évaluation distincts qui peuvent fortuitement affecter le même dossier. En cas de doute sur le traitement de vos propres données, l'Autorité de protection des données est l'organisme compétent, non pas le contrôleur du passeport produit.
Ce que cela signifie pour votre administration interne
Pour une entreprise qui fait établir le passeport, il est avant tout pratique de déterminer à l'avance quelles données vont figurer dans le passeport et quelles données restent en interne. Les données sur les matériaux, les composants et l'origine peuvent être partagées sans problème ; les données qui identifient un employé ou un client individuel n'y ont généralement pas leur place. Celui qui conclut des accords à ce sujet avec un fournisseur de logiciels ou avec furnipas.eu peut fixer cette distinction dans le processus de fourniture et d'hébergement des données.
Sur Comment nous traitons les données est décrit comment les données du passeport sont traitées et conservées. Celui qui souhaite vérifier comment cela se présente pour sa propre situation trouvera dans la foire aux questions sur le passeport un certain nombre de cas de doute courants.
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