Cyfrowy produktowy paszport mebli ma na celu rejestrowanie informacji o produkcie: materiały, pochodzenie, porady konserwacyjne, instrukcje demontażu. Dane osobowe z zasady tam nie należą. Niemniej w praktyce regularnie pojawia się pytanie, czy wśród tych danych produktu znajdują się również dane osoby, i czy podlegają RODO.
Krótka odpowiedź brzmi: paszport sam w sobie jest opracowany na poziomie produktu, ale dane zbierane i przechowywane wokół niego — takie jak dane kontaktowe dostawcy, punkt kontaktowy u importera lub dokumentacja konserwacyjna — rzeczywiście mogą zawierać dane osobowe. W tym punkcie rozporządzenie o produktowym paszporcie mebli i RODO idą obok siebie i oba obowiązują.
Co znalazło się i co nie znalazło się w paszporcie
Dane wymagane przez rozporządzenie dla paszportu dotyczą produktu: jakie materiały zostały użyte, jak demontować części, jakie substancje w nim znajdują się, kto odpowiada za wprowadzenie do obrotu. Ten ostatni punkt jest miejscem styku: nazwa i dane dostawcy należą do paszportu, a jeśli dostawcą jest osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą lub jeśli podana jest nazwa osoby kontaktowej, stanowi to daną osobową.
W większych firmach posiadających numer KvK i ogólny adres siedziby zwykle jest to mniej istotne. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie właściciel jest również punktem kontaktowym, leży bliżej osoby. Kto wątpi, czy określone dane w paszporcie stanowią daną osobową, powinien to najlepiej przedstawić prawnikowi lub Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdyż jest to ocena różniąca się w zależności od sytuacji.
Gdzie dane osobowe częściej odgrywają rolę niż w samym paszporcie
Większość styków z RODO znajduje się nie w paszporcie, który użytkownik końcowy widzi przez kod QR, ale w administracji wokół niego. Pomyśl o dzienniku konserwacji, w którym wymieniona jest nazwa technika, umowie serwisowej przypisanej nazwie klienta, lub wewnętrznej dokumentacji zawierającej informacje o tym, kto dostarczył dane do paszportu. Taka dokumentacja jest często potrzebna, aby wykazać, że dane są prawidłowe i od kogo pochodzą, i to właśnie tam dane osobowe wkradają się bez zamiaru kogokolwiek.
Dlatego rozsądnie jest na etapie opracowywania własnego procesu z góry określić, jakie dane są potrzebne do paszportu, a jakie przechowujesz osobno i w innym celu. Kto utrzymuje to rozróżnienie w jasności, unika mieszania informacji produktu i danych osobowych w tym samym systemie. W bazie wiedzy zawierającej wszystkie tematy dla każdej sytuacji opracowane są szczegółowo dane potrzebne do samego paszportu.
Jak RODO i rozporządzenie o produktowym paszporcie mebli mają się do siebie
RODO i rozporządzenie o produktowym paszporcie mebli istnieją niezależnie od siebie i nie mówią o tym samym. Rozporządzenie o produktowym paszporcie mebli określa, jakie informacje produktu muszą być dostępne i jak długo. RODO reguluje, niezależnie od branży, co można robić z danymi, które można przypisać do osoby: na jakiej podstawie są przetwarzane, jak długo mogą być przechowywane i kto ma do nich dostęp. Oba przepisy obowiązują jednocześnie, a jeden nie zwalnia przedsiębiorstwa od drugiego.
To oznacza, że przedsiębiorstwo, które prawidłowo opracuje paszport, nie spełnia automatycznie również RODO i odwrotnie. Chodzi o dwie oddzielne ramówki oceny, które mogą przypaść tej samej tece. W razie wątpliwości dotyczących własnego przetwarzania danych właściwym organem jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, nie nadzorca produktowego paszportu.
Co to oznacza dla własnej administracji
Dla przedsiębiorstwa, które zleca opracowanie paszportu, jest to przede wszystkim praktyczne określenie z góry, które dane trafią do paszportu, a które pozostaną wewnętrznie. Dane dotyczące materiałów, części składowych i pochodzenia mogą być bez problemu udostępniane; dane identificirujące indywidualnego pracownika lub klienta z reguły tam nie należą. Kto zawiera umowy w tej sprawie z dostawcą oprogramowania lub z furnipas.eu, może to rozróżnienie ustalić w procesie dostarczania i hostowania danych.
Na jak obchodzimy się z danymi opisane jest, jak dane do paszportu są przetwarzane i przechowywane. Kto chce sprawdzić, jak to wygląda w własnej sytuacji, znajdzie w pytaniach najczęściej zadawanych dotyczących paszportu szereg typowych wątpliwości.
Chcesz najpierw otrzymać wrażenie, jakie zagadnienia dotyczą Twojego przedsiębiorstwa w związku z paszportem mebli, bez natychmiastowego tworzenia konta? Skorzystaj z bezpłatnego szybkiego skanowania poprzez kilka pytań, które scharakteryzują Twoją sytuację, lub przejrzyj tematy w bazie wiedzy, aby uzyskać więcej informacji.