Digitalni proizvodni pasoš za namještaj u svojoj je osnovi namijenjen bilježenju nečega o proizvodu: materijala, podrijetla, savjeta o održavanju, uputa za demontažu. Osobni podaci u načelu tu ne bi trebali biti. Ipak, u praksi redovito se postavlja pitanje jesu li neki od tih podataka o proizvodu negdje završili i podaci neke osobe, te pada li to pod OPZP.
Kratak je odgovor da je pasoš sam po sebi uređen na razini proizvoda, ali da podaci koji se prikupljaju i čuvaju oko njega — razmislite na kontaktne podatke davatelja, kontaktnu osobu kod uvoznika ili datoteke o održavanju — svakako mogu sadržavati osobne podatke. U tom se pogledu uredba o proizvodnom pašošu za namještaj i OPZP međusobno dopunjuju, i obje se primjenjuju.
Što se nalazi, a što se ne nalazi u pašošu
Podaci koje uredba zahtijeva za pasoš odnose se na proizvod: koji su materijali korišteni, kako se dio može demontirati, koje tvari su u njemu obrađene, tko je odgovoran za stavljanje na tržište. Upravo ta posljednja točka odmah stvara doticaj: naziv i podaci davatelja trebaju biti dio pasoša, a ako je davatelj jednoosobna trgovina ili ako je navedeno ime kontaktne osobe, to je osobni podatak.
Kod većih poduzeća s brojem iz Trgovačkog registra i općom poslovnom adresom to obično manje igra ulogu. Kod manjih poduzeća, gdje je vlasnik ujedno i kontaktna osoba, to je bliže osobi. Tko je nesiguran je li određeni podatak u pašošu osobni podatak, tu procjenu najbolje je prosljeđivanjem pravniku ili Autornosti za zaštitu podataka, jer je to procjena koja se razlikuje ovisno o situaciji.
Gdje se osobni podaci češće javljaju nego u samom pašošu
Većina dodirnih točaka s OPZP-om ne nalazi se u pašošu koji krajnji korisnik vidi kroz QR kod, već u administraciji koja ga okružuje. Razmislite na dnevnik održavanja u kojem se montažer spominje po imenu, dogovor o servisiranju koji je povezan s imenom kupca ili internu dokumentaciju u kojoj se bilježi tko je koje podatke dao za pasoš. Ta dokumentacija često je potrebna kako bi se moglo dokazati da su podaci točni i od koga potječu, a upravo je to gdje se osobni podaci pojavljuju bez da je itko to namjeravao kao takvo.
Zato je razumno da pri postavljanju vlastitoga procesa unaprijed odredite koje vam podatke trebaju za pasoš i koje podatke čuvate odvojeno, s drugim svrhama. Tko jasno drži to razlikovanje, sprječava da se informacije o proizvodu i osobni podaci promiješaju u istom sustavu. U bazi znanja sa svim temama na osnovi situacije razrađeno je koji se podaci trebaju za sam pasoš.
Kako se OPZP i uredba o proizvodnom pašošu za namještaj međusobno odnose
OPZP i uredba o proizvodnom pašošu za namještaj postoje odvojeno jedni od drugih i ne govorim o istim stvarima. Uredba o proizvodnom pašošu za namještaj propisuje koje informacije o proizvodu moraju biti dostupne i koliko dugo. OPZP, bez obzira na koji sektor ide, uređuje što se smije raditi s podacima koji se mogu povezati s osobom: na kojoj osnovi se obrađuju, koliko dugo se mogu čuvati i tko ima pristup. Oba propisa primjenjuju se istovremeno, a jedan poduzeće ne oslobađa od drugoga.
To znači da poduzeće koje ispravno sastavlja pasoš automatski ne zadovoljava i OPZP, i obrnuto. Radi se o dva odvojena skupa kriterija koji slučajno mogu doći do iste datoteke. U slučaju spora oko vlastite obrade podataka, Autornost za zaštitu podataka je nadležna institucija, a ne nadzornik proizvodnog pasoša.
Što to znači za vlastitu administraciju
Za tvrtku koja daje sastaviti paspoort, posebno je praktično unaprijed odrediti koja se podataka prosleđuju pasportu i koji podaci ostaju interno dostupni. Podaci o materijalima, dijelovima i porijeklu mogu se bez problema dijeliti; podaci koji identificiraju pojedinog zaposlenika ili klijenta, u pravilu tamo ne spadaju. Tko napravi dogovore o tome sa dobavljačem softvera ili s furnipas.eu, može to razlikovanje utvrditi u procesu putem kojega se podaci dostavljaju i hostiraju.
Na kako s podacima postupamo opisuje se kako se podaci za paspoort obrađuju i čuvaju. Tko želi provjeriti kako je to u njegovoj vlastnoj situaciji, nalazi odgovor u često postavljanim pitanjima o pasportu niz čestih sumnjivnih slučajeva.
Želite li prvo dobiti dojam o tome što se za vašu tvrtku događa oko pasporta namještaja, bez da odmah kreirate račun? Obavite besplatnu brzu analizu putem nekoliko pitanja koja će vam objasniti vašu situaciju, ili pregledajte teme u banci znanja za više pozadine.