Een digitaal productpaspoort is niet iets dat u één keer opstelt en dan laat liggen. Zodra een meubel verandert - een nieuwe kleurstelling, een ander onderdeel, een aangepast materiaal - moet ook de informatie in het paspoort kloppen. Wat het bijhouden daarvan kost, hangt vooral af van hoe vaak uw assortiment wijzigt, hoeveel varianten u voert en of de gegevens al uit uw eigen systemen komen of nog met de hand worden ingevoerd.
Er is nog geen vastgesteld tarief voor dat onderhoud, en ook geen verplicht format per productgroep meubels; de gedelegeerde handeling met de precieze eisen moet nog gepubliceerd worden, naar verwachting rond 2028. Wat wel als principe in de verordening staat: het paspoort hoort de actuele staat van het product te tonen, niet alleen de staat op de dag dat het op de markt kwam. De kosten zitten dus niet in één post bij de start, maar keren terug zodra er iets aan het product verandert.
Opstellen en bijhouden zijn twee verschillende posten
Voor de kosten van het eerste paspoort per product bestaan al vuistregels op basis van het aantal producten en de beschikbaarheid van gegevens; die staan per onderwerp uitgezocht in de kennisbank. Het bijhouden is een ander verhaal: daar telt niet het aantal producten dat ooit een paspoort kreeg, maar het aantal wijzigingen per jaar. Een fabrikant met een vast assortiment van tien modellen die zelden verandert, heeft andere onderhoudskosten dan een importeur die per seizoen nieuwe kleuren en stoffen introduceert.
Waar het bedrag vandaan komt
Drie factoren bepalen in de praktijk het grootste deel van de onderhoudskosten. Ten eerste het aantal varianten: elke kleur, maatvoering of materiaalcombinatie die apart wordt verkocht, heeft in beginsel een eigen paspoort nodig. Ten tweede de wijzigingsfrequentie: een leverancierswissel, een andere lijm of een aangepast beslag kan betekenen dat de onderliggende gegevens moeten worden aangepast. Ten derde de mate waarin uw productgegevens al gestructureerd vastliggen. Staan specificaties, materialen en herkomst al in een centraal systeem, dan is een wijziging vaak een kwestie van doorvoeren. Staan ze verspreid over offertes, e-mails en het hoofd van een medewerker, dan kost elke aanpassing meer uitzoekwerk.
Wat een aanbieder voor u overneemt
Een deel van dat werk kan worden belegd bij de partij die het paspoort host. furnipas.eu stelt het paspoort samen op basis van de gegevens die u aanlevert, host het gedurende tien jaar en levert de QR-datadrager die naar die informatie verwijst. Wijzigingen aan een bestaand product lopen dan via een update van de aangeleverde gegevens, in plaats van via een nieuw paspoort vanaf nul. Hoe die aanlevering en hosting precies werken, leest u op de pagina die dat proces stap voor stap laat zien. Hoeveel dat scheelt in tijd en geld, verschilt per bedrijf en hangt samen met hoe uw huidige productadministratie is ingericht.
Wat u zelf kunt beperken
De grootste kostenpost bij onderhoud is meestal niet het paspoort zelf, maar het opnieuw verzamelen van gegevens die eigenlijk al ergens in het bedrijf aanwezig zijn. Eén vaste plek waar productgegevens actueel worden gehouden - een PIM-systeem, een ERP-module of desnoods een goed beheerd spreadsheet - scheelt bij elke wijziging zoekwerk. Ook helpt het om vooraf vast te leggen wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor het doorgeven van wijzigingen aan de partij die het paspoort beheert, zodat een aanpassing niet blijft liggen tot iemand er toevallig aan denkt.
Waar u dit concreet navraagt
Voor een inschatting die aansluit op uw eigen assortiment en systemen is het raadzaam het gesprek aan te gaan met uw softwareleverancier over hoe gegevens worden uitgewisseld, en met de partij die het paspoort host over wat een wijziging in de praktijk kost. Een overzicht van wat er wel en niet in een abonnement zit, vindt u in het overzicht van de abonnementen. Voor vragen over de juridische verplichting zelf - welke wijzigingen precies moeten worden doorgevoerd en binnen welke termijn - is de officiële tekst van de verordening en, bij twijfel over uw eigen situatie, een jurist of de bevoegde toezichthouder de aangewezen weg.
Wilt u eerst zien hoe dit voor uw eigen assortiment ligt voordat u kosten gaat vergelijken? Met een paar vragen die direct een indicatie geven krijgt u gratis zicht op waar u staat.