Het digitaal productpaspoort voor meubels is in de kern bedoeld om iets over het product vast te leggen: materialen, herkomst, onderhoudsadvies, demontage-instructies. Persoonsgegevens horen daar in principe niet in thuis. Toch komt in de praktijk regelmatig de vraag naar boven of er ergens tussen die productgegevens ook gegevens van een persoon terechtkomen, en of dat dan onder de AVG valt.
Het korte antwoord is dat het paspoort zelf op productniveau is ingericht, maar dat de gegevens die eromheen worden verzameld en bewaard — denk aan contactgegevens van een aanbieder, een aanspreekpunt bij een importeur, of onderhoudsdossiers — wel degelijk persoonsgegevens kunnen bevatten. Op dat punt lopen de meubelpaspoort-verordening en de AVG naast elkaar, en gelden ze allebei.
Wat er wel en niet in het paspoort staat
De gegevens die de verordening voor het paspoort verlangt, gaan over het product: welke materialen zijn gebruikt, hoe het onderdeel gedemonteerd kan worden, welke stoffen erin verwerkt zitten, wie verantwoordelijk is voor het op de markt brengen. Dat laatste punt is meteen waar het raakvlak ontstaat: de naam en gegevens van de aanbieder horen bij het paspoort, en als die aanbieder een eenmanszaak is of als er een naam van een contactpersoon bij staat, is dat een persoonsgegeven.
Bij grotere bedrijven met een KvK-nummer en een algemeen bedrijfsadres speelt dit meestal minder. Bij kleinere ondernemingen, waar de eigenaar ook het aanspreekpunt is, ligt het dichter bij de persoon. Wie twijfelt of een bepaald gegeven in het paspoort als persoonsgegeven geldt, kan dat het beste voorleggen aan een jurist of aan de Autoriteit Persoonsgegevens, want dat is een beoordeling die per situatie verschilt.
Waar persoonsgegevens vaker een rol spelen dan in het paspoort zelf
De meeste raakvlakken met de AVG zitten niet in het paspoort dat de eindgebruiker via de QR-code ziet, maar in de administratie eromheen. Denk aan een onderhoudslogboek waarin een monteur met naam wordt genoemd, een serviceafspraak die aan een klantnaam is gekoppeld, of interne documentatie waarin wordt bijgehouden wie welke gegevens heeft aangeleverd voor het paspoort. Die documentatie is vaak nodig om te kunnen aantonen dat gegevens kloppen en van wie ze afkomstig zijn, en dat is precies waar persoonsgegevens binnensluipen zonder dat iemand dat als zodanig heeft bedoeld.
Het is daarom verstandig om bij het inrichten van uw eigen proces vooraf te bepalen welke gegevens u nodig heeft voor het paspoort en welke gegevens u apart, en met een ander doel, bewaart. Wie dat onderscheid helder houdt, voorkomt dat productinformatie en persoonsgegevens door elkaar gaan lopen in hetzelfde systeem. In de kennisbank met alle onderwerpen staat per situatie uitgewerkt welke gegevens voor het paspoort zelf nodig zijn.
Hoe de AVG en de meubelpaspoort-verordening zich tot elkaar verhouden
De AVG en de meubelpaspoort-verordening bestaan los van elkaar en spreken niet over dezelfde dingen. De meubelpaspoort-verordening schrijft voor welke productinformatie beschikbaar moet zijn en hoe lang. De AVG regelt, ongeacht om welke sector het gaat, wat er mag gebeuren met gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn: op welke grond ze verwerkt worden, hoe lang ze bewaard mogen worden, en wie er toegang toe heeft. Beide regelingen gelden tegelijk, en de ene ontslaat een bedrijf niet van de andere.
Dat betekent dat een bedrijf dat het paspoort correct samenstelt, niet automatisch ook aan de AVG voldoet, en omgekeerd. Het gaat om twee aparte toetsingskaders die toevallig op hetzelfde dossier kunnen landen. Bij twijfel over de eigen verwerking van gegevens is de Autoriteit Persoonsgegevens de aangewezen instantie, niet de toezichthouder op het productpaspoort.
Wat dit betekent voor de eigen administratie
Voor een bedrijf dat het paspoort laat samenstellen, is het vooral praktisch om vooraf te bepalen welke gegevens naar het paspoort gaan en welke gegevens intern blijven. Gegevens over materialen, onderdelen en herkomst kunnen zonder probleem gedeeld worden; gegevens die een individuele medewerker of klant identificeren, horen daar in de regel niet in thuis. Wie hierover afspraken maakt met een softwareleverancier of met furnipas.eu, kan dat onderscheid vastleggen in het proces waarmee gegevens worden aangeleverd en gehost.
Op hoe wij met gegevens omgaan staat beschreven hoe gegevens voor het paspoort worden verwerkt en bewaard. Wie wil nagaan hoe dit voor de eigen situatie ligt, vindt in de veelgestelde vragen over het paspoort een aantal veelvoorkomende twijfelgevallen terug.
Wilt u eerst een indruk krijgen van wat er voor uw bedrijf speelt rond het meubelpaspoort, zonder meteen een account aan te maken? Doe de gratis quick-scan via een paar vragen die uw situatie in kaart brengen, of blader door de onderwerpen in de kennisbank voor meer achtergrond.