Er bestaat geen wettelijk vastgelegde termijn voor het opstellen van één digitaal productpaspoort. De verordening zelf regelt wanneer een paspoort verplicht wordt, niet hoeveel tijd een bedrijf mag nemen om er één samen te stellen. In de praktijk ligt de doorlooptijd voor een enkel product meestal tussen een paar dagen en enkele weken, en dat verschil zit vrijwel altijd in dezelfde plek: hoe compleet en toegankelijk de onderliggende gegevens al zijn.
De grootste tijdwinst of tijdverlies zit dus niet in het paspoort zelf, maar in de weken daarvoor. Wie materiaalsamenstelling, herkomst, reparatie-informatie en certificaten al gestructureerd bijhoudt, kan een paspoort in korte tijd laten samenstellen. Wie die gegevens moet ophalen bij leveranciers, een archief moet doorzoeken of moet wachten op een collega die op vakantie is, ziet de doorlooptijd snel oplopen tot weken of maanden per productlijn.
Wat de doorlooptijd bepaalt
Drie factoren spelen steeds terug. Ten eerste de staat van de bronnen: staan materiaalgegevens, testrapporten en herkomstinformatie al in een systeem, of moeten ze uit e-mails, pakbonnen en het geheugen van een inkoper worden gehaald? Ten tweede het aantal partijen in de keten: een fabrikant die alles zelf produceert heeft minder afhankelijkheden dan een importeur die op vijf leveranciers wacht. Ten derde de manier waarop het paspoort wordt samengesteld: handmatig per product invullen kost aanzienlijk meer tijd dan gegevens één keer aanleveren voor een hele productlijn.
Deze factoren gelden voor elk bedrijf anders, en dat is precies waarom een algemene termijn niet bestaat. Een goed vertrekpunt is een korte inventarisatie van wat er al vastligt en wat nog ontbreekt; in een paar vragen zien waar uw gegevens op dit moment staan geeft daar een eerste indicatie van, zonder dat u er meteen een dossier voor hoeft aan te leggen.
De stappen die tijd kosten
Grofweg zijn er vier momenten waarop tijd verloren of gewonnen wordt. Het verzamelen van gegevens is meestal de langste stap, zeker als leveranciers zelf ook nog moeten uitzoeken wat er in hun materialen zit. Daarna volgt het controleren van die gegevens op juistheid en volledigheid, wat vaak een nieuwe vraag aan de leverancier oplevert. Vervolgens moet worden gekozen hoe en waar het paspoort wordt gehost en hoe de QR-code op het product terechtkomt. En ten slotte is er de afstemming binnen het eigen bedrijf: wie tekent af, wie is verantwoordelijk voor updates als een materiaal wijzigt.
Deze vier stappen lopen niet altijd na elkaar. Bedrijven die vroeg beginnen met het ordenen van hun gegevens, kunnen de eerste twee stappen parallel laten lopen met de keuze voor een werkwijze. Meer over hoe die gegevens tot een paspoort worden verwerkt, staat beschreven op de pagina waar de informatie in het paspoort vandaan komt.
Waar het in de praktijk vastloopt
De meeste vertraging ontstaat niet bij het paspoort zelf, maar bij de vraag wie binnen het bedrijf de gegevens moet aanleveren. Bij kleinere bedrijven is dat vaak één persoon die er niet op zat te wachten, naast de dagelijkse werkzaamheden. Bij grotere bedrijven ligt de vertraging eerder bij afstemming tussen inkoop, kwaliteit en productie, die ieder een deel van de informatie beheren zonder dat iemand het overzicht heeft.
Een tweede terugkerend knelpunt is de leveranciersketen: als een leverancier in het buitenland niet gewend is om materiaalgegevens gestructureerd aan te leveren, kan één ontbrekend antwoord de hele doorlooptijd van een productlijn bepalen. Dat is geen probleem dat een softwareoplossing kan wegnemen, maar het helpt wel om vroeg te weten welke informatie precies nodig is, zodat de juiste vraag maar één keer gesteld hoeft te worden.
Wat nu al helpt, ook zonder vaste datum
De gedelegeerde handeling die de exacte verplichting voor meubels vastlegt, wordt op dit moment verwacht in 2028; de datum waarop de verplichting voor meubels daadwerkelijk ingaat, ligt daarna nog niet vast. Dat betekent niet dat wachten de beste strategie is. De doorlooptijd van het uiteindelijke paspoort wordt vooral bepaald door de staat van uw gegevens op het moment dat u begint, en die kunt u nu al op orde brengen.
Veel voorkomende vragen over deze planning, zoals wat er gebeurt als gegevens later wijzigen of wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor het bijhouden, zijn verzameld op de pagina met antwoorden op vragen die andere bedrijven ook stellen. Voor een breder overzicht van de onderwerpen die bij deze planning horen, van aanbieder-vragen tot inkoopcontracten, is de kennisbank met uitgewerkte onderwerpen per situatie een logisch vervolgpunt.
Wilt u een eerste beeld van de doorlooptijd voor uw eigen productassortiment, zonder daar meteen tijd in te steken? De gratis quick-scan geeft in een paar vragen een indicatie van waar u staat, zodat u zelf kunt bepalen wanneer beginnen zin heeft.