Ja, een deel van het werk aan een digitaal productpaspoort kunt u zelf doen. Het verzamelen van productgegevens, het aanwijzen van wie binnen uw bedrijf verantwoordelijk is, en het bijhouden van wijzigingen aan een product zijn taken die uw eigen organisatie prima kan uitvoeren. Het technisch opbouwen van het paspoort zelf, de koppeling met een QR-datadrager die aan de gestelde eisen voldoet, en het tien jaar lang beschikbaar houden van die informatie zijn onderdelen waarvoor de meeste bedrijven een gespecialiseerde partij inschakelen.
De reden daarvoor is niet dat het onmogelijk is om dit zelf te doen. Het is wel een investering die niet voor elk bedrijf in verhouding staat tot het aantal producten dat het op de markt brengt. Hieronder ziet u concreet welke stappen zelf te doen zijn en welke stappen meer vragen dan een spreadsheet en een gratis QR-generator.
Wat houdt zelf regelen precies in?
Een digitaal productpaspoort is meer dan een QR-code op een label. Achter die code hoort een dataset te staan die op een vaste, herleidbare manier is opgebouwd, die tien jaar bereikbaar blijft, en die actueel blijft als er iets aan het product verandert. Zelf regelen betekent dat uw bedrijf niet alleen de gegevens aanlevert, maar ook zorgt voor de hosting, de datastructuur, de talen waarin het paspoort beschikbaar is, en het onderhoud daarvan over een periode van tien jaar. In hoe wij paspoorten opbouwen uit uw brongegevens ziet u welke stappen daarbij komen kijken wanneer een platform dit voor u doet.
Welke onderdelen kunt u zelf oppakken?
De gegevens over uw product kent uw eigen organisatie het beste. Denk aan materiaalsamenstelling, herkomst van onderdelen, reparatie-instructies en informatie over recycling. Het verzamelen en structureren van die gegevens is werk dat prima intern gedaan kan worden, al vraagt het wel discipline: de gegevens moeten actueel blijven zolang het product op de markt is en daarna nog jaren beschikbaar zijn.
Ook het aanwijzen van de partij die binnen de keten verantwoordelijk is voor het paspoort, is iets wat u zelf bepaalt. Dat is een organisatorische keuze, geen technische. Wie precies die rol vervult en wat daarbij komt kijken, verschilt per situatie en per schakel in de keten; de kennisbank met uitleg per onderwerp gaat daar dieper op in.
Waar loopt zelf doen tegen grenzen aan?
De technische kant is waar het zelf regelen ingewikkelder wordt. De QR-datadrager moet voldoen aan een vastgelegde standaard, zodat elke marktdeelnemer en toezichthouder in de Europese Unie de gegevens op dezelfde manier kan uitlezen. Zelf een systeem bouwen dat aan die standaard voldoet, is technisch mogelijk, maar vraagt kennis van datamodellen die nog volop in ontwikkeling zijn: de gedelegeerde handeling die de precieze eisen vastlegt, is op dit moment nog niet gepubliceerd.
Daarnaast is er de hostingverplichting van tien jaar. Dat betekent dat de informatie ook nog beschikbaar moet zijn als uw bedrijf een ander systeem gebruikt, van softwareleverancier wisselt, of stopt met een productlijn. Voor veel bedrijven is dat een reden om deze langlopende verplichting bij een platform onder te brengen in plaats van bij een intern IT-systeem dat over tien jaar mogelijk niet meer bestaat.
Wat weegt mee bij de keuze?
Of zelf regelen voor uw bedrijf haalbaar is, hangt af van factoren als het aantal producten, de frequentie waarmee die veranderen, de interne IT-capaciteit en de mate waarin u al gegevens gestructureerd bijhoudt. Een bedrijf dat al een productinformatiesysteem heeft, staat er anders voor dan een bedrijf dat gegevens nu nog in losse documenten heeft staan.
Deze afweging is niet voor elk bedrijf hetzelfde, en een algemeen antwoord bestaat niet. Wat wel te doen is: in kaart brengen welke onderdelen op uw bedrijf van toepassing zijn en hoeveel werk daarmee gemoeid is. Met in een paar vragen zien welke onderdelen op u van toepassing zijn krijgt u daar een eerste, vrijblijvend beeld van.
Waar u dit terugvindt
De verordening zelf zegt niets over de vraag of een bedrijf het paspoort zelf moet bouwen of mag uitbesteden; dat is een keuze die bij de aanbieder ligt. Wat de regels wel vastleggen, zijn de eisen waaraan het eindresultaat moet voldoen. Voor de precieze vindplaats van die eisen in de officiële tekst, en voor antwoord op vragen die vaker terugkomen, kunt u terecht bij de meest gestelde vragen over deze verplichting.
Twijfelt u of zelf regelen voor uw situatie haalbaar is, of wilt u eerst zien hoeveel werk er precies bij komt kijken? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank — beide geven zonder verplichting een eerste, concreet beeld.