Sí, puede realizar usted mismo parte del trabajo en un pasaporte digital de productos. La recopilación de datos de productos, la designación de la persona responsable dentro de su empresa y el seguimiento de los cambios de un producto son tareas que su propia organización puede ejecutar perfectamente. La construcción técnica del pasaporte en sí, la vinculación con un portador de datos QR que cumpla los requisitos establecidos, y el mantenimiento de esa información durante diez años son aspectos para los que la mayoría de las empresas recurren a un tercero especializado.
La razón no es que sea imposible hacerlo uno mismo. Se trata de una inversión que no siempre se justifica en relación con el número de productos que la empresa pone en el mercado. A continuación, se especifica qué pasos puede realizar usted mismo y cuáles requieren más que una hoja de cálculo y un generador de códigos QR gratuito.
¿Qué implica exactamente la gestión por cuenta propia?
Un pasaporte digital de productos es más que un código QR en una etiqueta. Detrás de ese código debe haber un conjunto de datos que esté estructurado de forma fija y trazable, que permanezca accesible durante diez años y que se mantenga actualizado si algo cambia en el producto. Gestionar por cuenta propia significa que su empresa no solo proporciona los datos, sino que también se encarga del alojamiento, la estructura de datos, los idiomas en que está disponible el pasaporte y su mantenimiento durante un período de diez años. En cómo construimos pasaportes a partir de sus datos de origen puede ver qué pasos intervienen cuando una plataforma lo hace por usted.
¿Qué aspectos puede abordar usted mismo?
Su propia organización es la que mejor conoce los datos sobre su producto. Piense en la composición de materiales, la procedencia de las piezas, las instrucciones de reparación e información sobre el reciclaje. La recopilación y estructuración de esos datos es un trabajo que se puede realizar perfectamente de forma interna, aunque requiere disciplina: los datos deben mantenerse actualizados mientras el producto esté en el mercado y después seguir siendo accesibles durante años.
También es algo que usted mismo determina el designar a la parte responsable dentro de la cadena del pasaporte. Se trata de una elección organizativa, no técnica. Quién exactamente desempeña ese papel y qué implica varía según la situación y según el eslabón de la cadena; el banco de conocimientos con explicaciones por tema profundiza en esto.
¿Dónde encuentra límites la gestión por cuenta propia?
Es en el aspecto técnico donde la gestión por cuenta propia se complica. El portador de datos QR debe cumplir una norma establecida, de modo que cada agente del mercado y autoridad de control de la Unión Europea pueda leer los datos de la misma manera. Crear un sistema propio que cumpla esa norma es técnicamente posible, pero requiere conocimientos de modelos de datos que aún están en pleno desarrollo: el acto delegado que establece los requisitos precisos aún no se ha publicado.
Además, existe la obligación de alojamiento durante diez años. Esto significa que la información también debe estar disponible si su empresa utiliza otro sistema, cambia de proveedor de software o deja de fabricar una línea de productos. Para muchas empresas, este es un motivo para delegar esta obligación a largo plazo en una plataforma en lugar de mantenerla en un sistema informático interno que posiblemente no exista dentro de diez años.
¿Qué factores influyen en la decisión?
Si es viable para su empresa gestionar esto por cuenta propia depende de factores como el número de productos, la frecuencia con que cambian, la capacidad informática interna y el grado en que ya mantiene los datos estructurados. Una empresa que ya dispone de un sistema de información de productos está en una situación diferente a la de una empresa que aún tiene los datos en documentos sueltos.
Esta ponderación no es igual para cada empresa, y no existe una respuesta general. Lo que sí se puede hacer es: identificar qué partes son aplicables a su empresa y cuánto trabajo supone. Con unas pocas preguntas ver qué partes son aplicables a usted obtendrá una primera visión sin compromiso.
Dónde encontrar esto
El reglamento en sí no dice nada sobre la cuestión de si una empresa debe construir el pasaporte ella misma o puede externalizar; se trata de una decisión que corresponde al proveedor. Lo que sí establecen las normas son los requisitos que debe cumplir el resultado final. Para la ubicación exacta de esos requisitos en el texto oficial y para responder a preguntas que surgen con frecuencia, puede consultar las preguntas más frecuentes sobre esta obligación.
¿Duda si es viable gestionarlo usted mismo en su situación, o quiere ver primero cuánto trabajo exactamente supone? Realice el escaneo rápido gratuito u ojee los temas en la base de conocimientos — ambos le dan una primera visión concreta sin compromiso.