Ja, einen Teil der Arbeit an einem digitalen Produktpass können Sie selbst erledigen. Das Sammeln von Produktdaten, die Benennung der Person, die innerhalb Ihres Unternehmens verantwortlich ist, und die Verwaltung von Änderungen an einem Produkt sind Aufgaben, die Ihre eigene Organisation gut ausführen kann. Der technische Aufbau des Passes selbst, die Verknüpfung mit einem QR-Datenträger, der die gestellten Anforderungen erfüllt, und die zehnjährige Verfügbarkeit dieser Informationen sind Komponenten, für die die meisten Unternehmen einen spezialisierten Partner einbeziehen.
Der Grund dafür ist nicht, dass es unmöglich ist, dies selbst zu tun. Es ist jedoch eine Investition, die sich nicht für jedes Unternehmen im Verhältnis zur Anzahl der Produkte lohnt, die es auf den Markt bringt. Nachfolgend sehen Sie konkret, welche Schritte selbst durchgeführt werden können und welche Schritte mehr erfordern als eine Tabellenkalkulation und einen kostenlosen QR-Generator.
Was genau bedeutet Selbstreglung?
Ein digitaler Produktpass ist mehr als ein QR-Code auf einem Etikett. Hinter diesem Code sollte ein Datensatz stehen, der auf strukturierte, nachvollziehbare Weise aufgebaut ist, zehn Jahre lang zugänglich bleibt und aktuell bleibt, wenn sich das Produkt ändert. Selbst regeln bedeutet, dass Ihr Unternehmen nicht nur die Daten bereitstellt, sondern auch für das Hosting, die Datenstruktur, die Sprachen, in denen der Pass verfügbar ist, und deren Wartung über einen Zeitraum von zehn Jahren sorgt. In wie wir Pässe aus Ihren Rohdaten aufbauen sehen Sie, welche Schritte dabei anfallen, wenn eine Plattform dies für Sie übernimmt.
Welche Komponenten können Sie selbst übernehmen?
Ihr eigenes Unternehmen kennt die Informationen über Ihr Produkt am besten. Denken Sie an Materialzusammensetzung, Herkunft der Teile, Reparaturanleitungen und Informationen zum Recycling. Das Sammeln und Strukturieren dieser Daten ist eine Arbeit, die intern gut erledigt werden kann, erfordert aber Disziplin: Die Daten müssen aktuell bleiben, solange das Produkt auf dem Markt ist, und danach noch Jahre lang verfügbar sein.
Auch die Benennung der Partei, die in der Kette für den Pass verantwortlich ist, ist etwas, das Sie selbst bestimmen. Das ist eine organisatorische Entscheidung, keine technische. Wer genau diese Rolle erfüllt und was damit verbunden ist, unterscheidet sich je nach Situation und je nach Glied in der Kette; die Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Thema geht dort tiefer ein.
Wo stoßen Sie bei der Selbstreglung an Grenzen?
Die technische Seite ist, wo Selbstreglung komplizierter wird. Der QR-Datenträger muss einem festgelegten Standard entsprechen, damit jeder Marktakteur und jede Aufsichtsbehörde in der Europäischen Union die Daten auf die gleiche Weise auslesen kann. Ein System selbst zu bauen, das diesem Standard entspricht, ist technisch möglich, erfordert aber Kenntnisse von Datenmodellen, die noch in Entwicklung sind: die delegierte Handlung, die die genauen Anforderungen festlegt, ist derzeit noch nicht veröffentlicht.
Außerdem gibt es die zehnjährige Hosting-Verpflichtung. Das bedeutet, dass die Informationen auch noch verfügbar sein müssen, wenn Ihr Unternehmen ein anderes System nutzt, den Softwareleverancier wechselt oder eine Produktlinie einstellt. Für viele Unternehmen ist das ein Grund, diese langfristige Verpflichtung bei einer Plattform zu verankern, anstatt bei einem internen IT-System, das in zehn Jahren möglicherweise nicht mehr existiert.
Was spielt bei der Wahl eine Rolle?
Ob Selbstreglung für Ihr Unternehmen machbar ist, hängt von Faktoren wie der Anzahl der Produkte, der Häufigkeit ihrer Änderungen, der internen IT-Kapazität und dem Umfang, in dem Sie bereits Daten strukturiert verwalten, ab. Ein Unternehmen, das bereits ein Produktinformationssystem hat, befindet sich in einer anderen Situation als ein Unternehmen, das Daten derzeit noch in einzelnen Dokumenten speichert.
Diese Abwägung ist nicht für jedes Unternehmen gleich, und eine allgemeine Antwort gibt es nicht. Was aber möglich ist: eine Übersicht darüber schaffen, welche Bestandteile für Ihr Unternehmen relevant sind und wie viel Aufwand damit verbunden ist. Mit in ein paar Fragen sehen, welche Bestandteile auf Sie zutreffen erhalten Sie davon ein erstes, unverbindliches Bild.
Wo Sie das finden
Die Verordnung selbst enthält keine Vorgaben darüber, ob ein Unternehmen das Paspoort selbst erstellen oder auslagern muss; das ist eine Entscheidung, die beim Anbieter liegt. Was die Regeln jedoch festlegen, sind die Anforderungen, denen das Endergebnis genügen muss. Für den genauen Fundort dieser Anforderungen im offiziellen Text und für Antworten auf häufig gestellte Fragen können Sie sich an die häufig gestellten Fragen zu dieser Verpflichtung.
Sind Sie unsicher, ob die eigenständige Regelung in Ihrer Situation machbar ist, oder möchten Sie zunächst sehen, wie viel Aufwand damit genau verbunden ist? Machen Sie die kostenlose Quick-Scan oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank – beide geben unverbindlich einen ersten, konkreten Überblick.