¿Cómo verifico si los datos de mi proveedor son correctos?

Lo que debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

Una empresa que compila un pasaporte de producto a partir de datos de un proveedor procesa información que generalmente no ha medido ni probado por sí misma. Por lo tanto, la ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) establece requisitos sobre la manera en que los datos se fundamentan, incluso cuando esos datos provienen de un tercero.

Fundamentación con métodos reconocidos

El artículo 39 de la ESPR trata sobre los métodos de ensayo, medición y cálculo que se utilizan para demostrar que un producto cumple con los requisitos que se aplican a ese grupo de productos. Para una empresa de 10 a 100 empleados, esto significa en la práctica que una afirmación sobre, por ejemplo, material reciclado, origen o composición no puede quedar sin justificación: debe haber un método detrás que el proveedor pueda mencionar y que (una vez que se publique la norma delegada para muebles) esté alineado con lo que se establezca en ella. Quien adopta datos sin saber qué método está detrás, tampoco sabe si ese método se alineará posteriormente con los requisitos.

Sin manipulación ni deterioro del desempeño

El artículo 40 de la ESPR prohíbe que los productos, software o componentes se diseñen o configuren de manera que los resultados de los ensayos sean más favorables que el desempeño real durante el uso normal. Este artículo se dirige en primer lugar al fabricante del producto, pero es relevante para quien transmite datos de un proveedor: un pasaporte basado en resultados que no son representativos del uso normal transmite una imagen distorsionada, incluso si la empresa misma no ha manipulado nada.

Verificar si la fuente de los datos se ajusta a lo solicitado

Para una empresa mediana, el trabajo práctico es principalmente: verificar si lo que el proveedor suministra se ajusta a qué datos debe solicitar a su proveedor de muebles. Un proveedor que indica un porcentaje de material reciclado sin explicar el cálculo suministra un tipo de dato diferente al de un proveedor que aporta un informe de ensayo con método y fecha. La diferencia no está en la cifra en sí, sino en la pregunta de si esa cifra es rastreable hasta un método.

Dónde falla en la práctica

Cifras sin método. Un proveedor suministra un porcentaje o valor (por ejemplo, para contenido de material reciclado o valores de emisión) sin indicar cómo se ha determinado. La empresa que compila el pasaporte toma la cifra porque "proviene del proveedor", sin preguntar por el método de medición.

Diferentes proveedores, cifras diferentes. Para el mismo componente, adquirido de varios proveedores, los valores especificados difieren entre sí sin razón evidente. Esto ocurre especialmente en el mismo componente de diferentes proveedores, donde el pasaporte debería contener datos diferentes por lote o por proveedor, pero en la práctica se utiliza un promedio o la cifra más favorable.

Informe de ensayo que no se corresponde con el producto suministrado. Un proveedor envía un informe de ensayo que se refiere a una composición, color o dimensión diferente de la que se suministra realmente. El informe existe, pero no se corresponde con la carga que el pasaporte sugiere.

Datos de origen que no son rastreables. Para componentes de madera se indica un país de origen, pero sin documentación subyacente como un albarán de entrega o certificado. Véase también lo que ocurre en el registro del origen de la madera: una afirmación sobre origen sin un rastro documental es difícil de verificar, y aún más de defender ante una pregunta posterior.

Subcontratista que no suministra datos. En semielaborados suministrados por un subcontratista, a menudo falta toda fundamentación, porque el subcontratista no se considera como "proveedor de datos de pasaporte". Esto ocurre específicamente en la pregunta de si un subcontratista que suministra semielaborados también debe proporcionar datos de pasaporte — una pregunta que debe ser respondida antes de que se compile el pasaporte.

Lo que puede documentar

• Un resumen por dato del método utilizado. No solo la cifra o la declaración, sino también: qué prueba, medición o cálculo se ha aplicado, y por quién.
• Informes de pruebas y certificados, vinculados al suministro específico. Un informe que no puede vincularse a un lote, número de artículo o suministro es difícil de utilizar como justificación.
• Correspondencia en la que se ha solicitado una aclaración sobre una cifra. Si un proveedor entrega un valor sin método, una pregunta guardada al respecto (y la respuesta, o la falta de ella) es útil para más adelante.
• Acuerdos sobre entrega en el contrato de compra. Quien establece de antemano qué justificación se espera para qué datos, evita que esto tenga que aclararse posteriormente. Véase cómo se puede fijar la entrega de datos del pasaporte en el contrato de compra para el enfoque de esto.
• Un expediente por componente con múltiples proveedores. Al comprar el mismo componente a diferentes partes: un conjunto de datos y justificación propios por proveedor, en lugar de un valor medio.
• Documentación de la ponderación en caso de duda. Si los datos no pueden verificarse completamente pero se utilizan de todas formas, es útil documentar qué pasos se han tomado para verificar los datos y qué justificación estaba y no estaba disponible. Esto también es relevante para la pregunta de si los datos del pasaporte deben ser verificados por una parte independiente, una pregunta que aún se está elaborando por grupo de productos.
• En caso de importación desde fuera de la UE: atención adicional a la entrega. Los datos de un proveedor fuera de la UE requieren un enfoque ligeramente diferente, tanto en lo que se solicita como en cómo se puede verificar; véase cómo se solicitan los datos del pasaporte de un proveedor fuera de la UE y la explicación más amplia sobre lo que el pasaporte del producto significa en caso de importación desde fuera de la Unión Europea.