Kan jag länka produktpasset till mitt ERP- eller lagerstyrningssystem?

En koppling är tekniskt möjlig, men varken juridiskt obligatorisk eller förbjuden

ESPR föreskriver inte hur en tillverkare eller importör ska leverera uppgifterna för det digitala produktpasset. Förordningen ställer krav på passet själv — vilka uppgifter som ska finnas i det, hur det ska vara tillgängligt och med vilka tekniska standarder det ska fungera — men lämnar öppet om dessa uppgifter matas in manuellt, kommer från ett kalkylblad eller hämtas automatiskt från ett ERP- eller lagersystem. En koppling mellan ett internt system och en pasporttjänst är därför inte en fråga om vad lagen tillåter, utan om vad den använd tekniken och den erbjudna tjänsten möjliggör.

För vem detta är relevant, och för vad det inte är

Denna fråga aktualiseras särskilt för företag som redan arbetar med ett ERP- eller lagersystem och inte vill upprätthålla samma produktuppgifter två gånger: en gång i sitt eget system, en gång för passet. Det är en praktisk, inte juridisk fråga. ESPR föreskriver inte att en tillverkare måste ha en automatiserad koppling, och förbjuder det inte heller. Det som förordningen faktiskt reglerar är den tekniska form som passuppgifterna slutligen måste ha — oavsett hur de har levererats. Detta ämne handlar därför inte om skyldigheter kring själva kopplingen, utan om de krav som den underliggande datan måste uppfylla, vilket i sin tur avgör om en koppling är meningsfull och användbar.

Inget fast datum ännu, men redan fastställda tekniska ramar

Den delegerade handlingen som konkretiserar skyldigheten för ett digitalt produktpass för möbler finns ännu inte; ESPR-arbetsprogrammet 2025-2030 nämner 2028 som förväntad tid för publicering. Så länge denna handling inte finns, är det inte heller fastställt vilka produktgruppsspecifika uppgifter som är obligatoriska och i vilket format. Det som redan är fastställt är de allmänna tekniska kraven på passet i artikel 10 och artikel 11 i ESPR: dessa gäller för alla produkter som omfattas av en delegerad handling, alltså också framtida möbler. Dessa allmänna ramar är redan kända och kan användas för att redan nu reflektera över utformningen av egna dataprocesser, även om innehållet i möbelpasset ännu inte är preciserat.

Hur man praktiskt går tillväga

Den som redan nu överväger en koppling gör klokt i att först titta på vilka produktuppgifter som redan är strukturerade i sitt eget ERP- eller lagersystem: materialsammansättning, ursprung för delar, mått, skötselinstruktioner och liknande. Det är grunden som ett pass sammanställs från, oavsett om det sker manuellt eller via en koppling. Därefter är det lämpligt att ta reda på i vilket format dessa uppgifter registreras och om det formatet lämpar sig för utbyte med ett externt system — tänk strukturerade fält i stället för fri text. På denna plattform sammanställs passet från de uppgifter som tillverkaren eller importören levererar; hur denna leverans går till i detalj och om en automatisk koppling är tillgänglig för det är en praktisk fråga som kan diskuteras separat. För längre sikt är det lämpligt att strukturera produktuppgifter så att de utan större omarbetning är lämpliga för ett digitalt pass, oavsett om leveransen nu sker manuellt eller senare automatiseras. Det sparar duplicerat arbete när skyldigheten för möbler träder i kraft.

Rättslig grund: artikel 10 och artikel 11 i ESPR

Artikel 10 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) beskriver kraven som det digitala produktpasset måste uppfylla, inklusive länkning av data till ett unikt produktidentifikationsnummer och tillgängligheten av dessa data under produktens livslängd. Artikel 11 i samma förordning handlar om den tekniska utformningen och driften av passet och innehåller krav på öppna standarder, interoperabilitet och maskinläsbara data. Tillsammans bestämmer dessa artiklar inte hur data tillhandahålls, utan vilken teknisk form dessa data i slutändan måste uppfylla — och det är exakt utgångspunkten för frågan om och hur en länkning till ett ERP- eller lagersystem är genomförbar.

Vad du kan göra nu

Kartlägg vilka produktdata som redan finns i ditt eget ERP- eller lagersystem och i vilket format, och diskutera med leverantören av passet — i det här fallet denna plattform — vilka praktiska möjligheter för datatillhandahållning som finns. Så snart den delegerade handlingen för möbler är publicerad visas här det konkreta datumet och de exakta datakraven; tills dess är det framför allt värdefullt att redan strukturera dina egna data och göra dem överförbara.

Vad detta är baserat på

Förordningen själv finns på EUR-Lex. Vi hänvisar för varje påstående; ni behöver inte tro oss.

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

En koppling mellan ditt ERP- eller lagersystem och det digitala produktpasset är ofta tekniskt möjlig och kan spara mycket manuellt arbete. ESPR föreskriver inte hur du skaffar eller hanterar dina uppgifter internt; förordningen ställer krav på själva passet, på vad det måste innehålla och hur det måste vara tillgängligt. Det betyder att en koppling till ett eget system inte är ett mål i sig, utan ett medel för att uppfylla dessa krav.

Passet måste uppfylla de tekniska kraven, oavsett datakällans ursprung

Artikel 10 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) beskriver vilka uppgifter ett digitalt produktpass måste innehålla och vilka villkor det måste uppfylla, såsom korrekthet och fullständighet. För ett företag med 10 till 100 anställda innebär detta att uppgifternas ursprung — oavsett om de matas in manuellt eller importeras automatiskt från ett ERP-system — inte minskar vad som förväntas av innehållet. En koppling ändrar alltså ingenting vid förpliktelsen; den ändrar bara hur du praktiskt uppfyller den förpliktelsen.

Passet måste överensstämma med den tekniska utformning som artikel 11 föreskriver

Artikel 11 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) handlar om den tekniska utformningen och funktionen för det digitala produktpasset, inklusive hur uppgifter lagras, utbyts och görs tillgängliga via datamedlet. För en koppling till ett eget system innebär detta att utdata från denna koppling — de uppgifter som slutligen hamnar i passet — måste passa inom det tekniska ramverk som gäller för passet, såsom den datamodell som används och hur det görs tillgängligt via QR-koden på möbeln. En exportfil från ett ERP-paket är därför sällan direkt ett pass; det är vanligtvis en källa som först måste konverteras till rätt format.

Varje koppling levererar data som måste kopplas till en unik identifieringskod

Ett ERP- eller lagersystem arbetar vanligtvis med interna artikelnummer eller SKU:er. Dessa sammanfaller inte automatiskt med den identifieringskod som produktpasset kräver. Vid upprättandet av en koppling är det därför viktigt att bestämma hur varje produkt får en unik identifieringskod får och hur denna kod förhåller sig till den befintliga artikelkodningen i ditt eget system. Utan denna omvandling uppstår risken att interna nummer av misstag hamnar i passet, eller att ett produktpass inte kan spåras tillbaka till rätt lagersida.

Där det går fel i praktiken

Automatisk synkronisering utan kontrollpunkt. En koppling som direkt och utan mellansteg skickar data från ERP-systemet till passet verkar effektivt, men innebär också att ett fel i källsystemet — en felaktigt angiven materialprocent, ett utgånget certifikat — automatiskt återspeglas i ett publicerat pass.

Förvirring mellan internt SKU och offentlig identifieringskod. Företag använder ibland samma interna artikelnummer som extern identifieringskod, utan att kontrollera om det numret redan används någon annanstans eller uppfyller kraven. Detta är särskilt aktuellt för företag som arbetar med GS1 Digital Link och måste samordna kopplingen därmed.

Ingen koppling mellan lagerförändring och passstatus. Om en produkt tas ur produktion eller ersätts av en ny variant, registreras detta ofta i ERP-systemet, men leder inte automatiskt till en uppdatering av passet. Frågan om och hur uppgifter kan uppdateras efter publicering ställs då först senare, vanligtvis efter att en kund eller tillsynsmyndighet påpekar en diskrepans.

Otillräcklig uppmärksamhet på sammansatta produkter. Ett ERP-system registrerar komponenter och varianter ofta separat, medan frågan om möbeln som helhet eller varje komponent separat behöver ett pass, måste besvaras separat. En koppling som utgår från strukturen i lagersystemet riskerar då att ta fel enhet som utgångspunkt.

Kopplingen stannar vid systemväxling eller leverantörsväxling. När ett företag byter ERP-paket, ändrar värdleverantör eller slutar att använda en viss IT-leverantör, övervägs det inte alltid att kopplingen till passet då måste upprättas på nytt. Detta rör även frågan om vad som händer med passet när ett företag själv upphör eller byter juridisk form.

Vad du kan dokumentera

En översikt över vilka fält från ERP- eller lagersystemet som automatiskt övertas i passet, och vilka fält som alltid granskas manuellt innan publicering sker.
En dokumenterad översättningstabell mellan interna artikelnummer och de identifikationskoder som används externt, inklusive överenskommelsen om vem som håller denna tabell uppdaterad.
En process för när en ändring i källsystemet — nytt material, ny leverantör, ändrad sammansättning — ger anledning att granska eller uppdatera passet.
Överenskommelser med IT-leverantören eller värdleverantören om vad som händer vid ett systemskifte, inklusive vem som är ansvarig för att överföra kopplingen.
En intern kontrollpunkt (till exempel per kvartal) där det stickprovsvis kontrolleras att uppgifterna i det publicerade passet fortfarande överensstämmer med det aktuella läget i ERP-systemet.
Dokumentation om språket eller språken i vilka uppgifter levereras från ERP-systemet, i relation till frågan på vilket språk passet måste erbjudas.

Vi tillhandahåller mallar för ett antal av dessa överenskommelser, så att dokumentation inte behöver göras från grunden för varje produkt.

Detta är ingen juridisk rådgivning. Denna sida ger allmän information om den regelgivning som denna plattform gäller. Vi känner inte till er situation. Vid osäkerhet om er egen situation rådgör ni en jurist eller den behörig tillsynsmyndighet.

Skrivet med AI baserat på källorna ovan, kontrollerat av en människa den 2026-08-22. Stämmer något inte? Låt oss veta — rättelser får prioritet.