Pot conecta pasaportul de produs la sistemul meu ERP sau de gestionare a stocurilor?

Ce trebuie să faceți concret

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

O cuplare între sistemul dvs. ERP sau de inventar și pasaportul digital al produsului este adesea posibilă din punct de vedere tehnic și poate economisi multă muncă manuală. ESPR nu prescrie cum vă obțineți datele sau cum le gestionați intern; regulamentul stabilește cerințe pentru pasaport în sine, pentru ceea ce trebuie să conțină și cum trebuie să fie accesibil. Aceasta înseamnă că o cuplare cu un sistem propriu nu este un scop în sine, ci un mijloc pentru a respecta aceste cerințe.

Pasaportul trebuie să respecte cerințele tehnice, indiferent de sursa datelor

Articolul 10 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) descrie ce date trebuie să conțină un pasaport digital al produsului și în ce condiții trebuie să funcționeze, cum ar fi exactitatea și completitudinea. Pentru o întreprindere cu 10 până la 100 de angajați, aceasta înseamnă că sursa datelor — fie că sunt introduse manual sau importate automat dintr-un sistem ERP — nu reduce ceea ce se așteaptă de la conținut. O cuplare nu modifică deci obligația; modifică doar modul în care o respectați din punct de vedere practic.

Pasaportul trebuie să se alinieze la designul tehnic pe care îl cere articolul 11

Articolul 11 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) tratează designul tehnic și funcționarea pasaportului digital al produsului, inclusiv modul în care sunt stocate, schimbate și dezvăluite datele prin intermediul purtătorului de date. Pentru o cuplare cu un sistem propriu, aceasta înseamnă că rezultatul acelei cuplări — datele care ajung în final în pasaport — trebuie să se încadreze în cadrul tehnic care se aplică pasaportului, cum ar fi modelul de date utilizat și modul de dezvăluire prin codul QR de pe mobilă. Un fișier de export dintr-un pachet ERP este rareori direct un pasaport; de obicei este o sursă care trebuie mai întâi tradusă în formatul corect.

Fiecare cuplare furnizează date care trebuie asociate unei coduri de identificare unice

Un sistem ERP sau de inventar funcționează de obicei cu numere de articol interne sau SKU-uri. Acestea nu coincid automat cu codul de identificare pe care îl cere pasaportul produsului. La stabilirea unei cuplări, este deci important să determinați cum fiecare produs obține un cod de identificare unic și cum se raportează acel cod la codificarea articolelor existente în sistemul dvs. Fără acea trecere, riscul este ca numerele interne să ajungă accidental în pasaport, sau ca un singur pasaport al produsului să nu poată fi urmarit corect la linia de inventar corectă.

Unde se greșește în practică

Sincronizare automată fără punct de control. O cuplare care transmite direct și fără etapă intermediară datele din sistemul ERP către pasaport pare eficientă, dar înseamnă și că o eroare în sistemul sursă — un procent de material introdus incorect, un certificat expirat — funcționează automat într-un pasaport publicat.

Confuzie între SKU intern și cod de identificare public. Companiile folosesc uneori același număr de articol intern ca cod de identificare extern, fără a verifica dacă acel număr este deja în uz în altă parte sau dacă respectă cerințele. Aceasta se aplică în special companiilor care lucrează cu GS1 Digital Link și trebuie să alinieze cuplarea la aceasta.

Nicio cuplare între mutația de inventar și starea pasaportului. Dacă un produs este scos din producție sau înlocuit cu o nouă variantă, aceasta este adesea înregistrată în sistemul ERP, dar nu determină automat o actualizare a pasaportului. Întrebarea dacă și cum pot fi ajustate datele după publicare este atunci pusă prea târziu, de obicei după ce un client sau un organism de supraveghere semnalează o discrepanță.

Atenție insuficientă acordată produselor compuse. Un sistem ERP înregistrează de obicei componentele și variantele separat, în timp ce întrebarea dacă mobilă ca întreg sau fiecare componentă separat necesită un pasaport trebuie răspunsă separat. O cuplare care pornește de la structura din sistemul de inventar riscă atunci să ia ca punct de plecare unitatea greșită.

Cuplarea se oprește la schimbarea sistemului sau schimbarea furnizorului. Atunci când o întreprindere schimbă pachetul ERP, schimbă furnizorul de hosting sau încetează relația cu un anumit furnizor IT, nu se ia întotdeauna în considerare faptul că cuplarea cu pasaportul trebuie reinstituită. Aceasta ține și de întrebarea ce se întâmplă cu pasaportul atunci când o întreprindere încetează activitatea sau când se modifică structura acesteia.

Ce puteți înregistra

• O prezentare generală a căror câmpuri din sistemul ERP sau de inventar sunt preluate automat în pasaport și care câmpuri sunt întotdeauna verificate manual înainte de publicare.
• Un tabel de traducere stabilit între numerele interne de articol și codurile de identificare utilizate extern, inclusiv acordul privind cine menține acest tabel la zi.
• O procedură pentru momentul în care o modificare în sistemul sursă — material nou, furnizor nou, compoziție adaptată — determină verificarea sau adaptarea pasaportului.
• Acorduri cu furnizorul IT sau furnizorul de hosting privind ce se întâmplă la o schimbare de sistem, inclusiv cine este responsabil pentru transferul cuplării.
• Un moment intern de control (de exemplu trimestrial) în care se verifică prin sondaj dacă datele din pasaportul publicat coincid încă cu starea actuală din sistemul ERP.
• Documentație privind limba sau limbile în care datele din sistemul ERP sunt furnizate, în relație cu întrebarea în ce limbă trebuie oferit pasaportul.

Pun la dispoziție șabloane pentru o serie dintre aceste acorduri, astfel încât documentarea să nu trebuie să fie refăcută de la zero pentru fiecare produs.