Kann ich das Produktpass mit meinem ERP- oder Lagerverwaltungssystem verknüpfen?

Eine Kopplung ist technisch möglich, aber weder rechtlich verpflichtend noch ausgeschlossen

Die ESPR schreibt nicht vor, wie ein Hersteller oder Importeur die Daten für das digitale Produktpass bereitstellt. Die Verordnung stellt Anforderungen an den Pass selbst — welche Daten darin enthalten sein müssen, wie er zugänglich sein muss und mit welchen technischen Standards er funktionieren muss — lässt aber offen, ob diese Daten manuell eingegeben, aus einer Tabellenkalkulation stammen oder automatisch aus einem ERP- oder Lagerverwaltungssystem abgerufen werden. Eine Kopplung zwischen einem internen System und einem Passdienst ist daher nicht eine Frage dessen, was das Gesetz erlaubt, sondern dessen, was die verwendete Technik und der angebotene Dienst ermöglichen.

Für wen dies relevant ist und für was nicht

Diese Frage stellt sich besonders bei Unternehmen, die bereits mit einem ERP- oder Lagerverwaltungssystem arbeiten und nicht zweimal dieselben Produktdaten pflegen möchten: einmal im eigenen System, einmal für den Pass. Das ist eine praktische, keine rechtliche Frage. Die ESPR bestimmt nicht, dass ein Hersteller eine automatisierte Kopplung haben muss, und bestimmt auch nicht, dass dies verboten wäre. Was die Verordnung hingegen regelt, ist die technische Form, die die Passdaten letztendlich haben müssen — unabhängig davon, wie sie bereitgestellt wurden. Dieses Thema betrifft daher nicht Verpflichtungen in Bezug auf die Kopplung selbst, sondern die Anforderungen, denen die zugrunde liegenden Daten entsprechen müssen, was wiederum bestimmt, ob eine Kopplung sinnvoll und praktikabel ist.

Noch kein festes Datum, aber bereits festgelegte technische Rahmenbedingungen

Die delegierte Handlung, die die Verpflichtung zu einem digitalen Produktpass für Möbel konkretisiert, liegt noch nicht vor; der ESPR-Arbeitsplan 2025–2030 nennt 2028 als erwartete Veröffentlichungsperiode. Solange diese Handlung nicht vorliegt, steht auch nicht fest, welche produktgruppespezifischen Daten genau verpflichtend sind und in welchem Format. Was bereits feststeht, sind die allgemeinen technischen Anforderungen an den Pass aus Artikel 10 und Artikel 11 der ESPR: diese gelten für alle Produkte, die unter eine delegierte Handlung fallen, also auch künftig für Möbel. Diese allgemeinen Rahmenbedingungen sind jetzt bereits bekannt und können genutzt werden, um über die Gestaltung eigener Datenprozesse nachzudenken, auch wenn der genaue Inhalt des Möbelpasses noch nicht feststeht.

Wie dies in der Praxis anzupacken ist

Wer jetzt schon über eine Kopplung nachdenkt, tut gut daran, zunächst zu überprüfen, welche Produktdaten bereits strukturiert im eigenen ERP- oder Lagerverwaltungssystem vorliegen: Materialzusammensetzung, Herkunft von Komponenten, Abmessungen, Pflegeanleitung und dergleichen. Das ist die Grundlage, aus der ein Pass zusammengestellt wird, egal ob das manuell geschieht oder über eine Kopplung. Anschließend ist es sinnvoll, herauszufinden, in welchem Format diese Daten erfasst werden, und ob sich dieses Format für den Austausch mit einem externen System eignet — denken Sie an strukturierte Felder statt Freitext. Auf dieser Plattform wird der Pass aus den Daten zusammengestellt, die der Hersteller oder Importeur bereitstellt; wie diese Bereitstellung genau abläuft und ob dafür eine automatische Kopplung verfügbar ist, ist eine praktische Frage, die separat erörtert werden kann. Für den längerfristigen Horizont ist es sinnvoll, Produktdaten so zu strukturieren, dass sie ohne großen Aufwand für einen digitalen Pass geeignet sind, unabhängig davon, ob die Bereitstellung manuell erfolgt oder später automatisiert wird. Das spart doppelte Arbeit ab dem Zeitpunkt, an dem die Verpflichtung für Möbel in Kraft tritt.

Rechtsgrundlage: Artikel 10 und Artikel 11 der ESPR

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt die Anforderungen, die das digitale Produktpass erfüllen muss, einschließlich der Verknüpfung von Daten mit einer eindeutigen Produktidentifikationsnummer und der Verfügbarkeit dieser Daten über die Lebensdauer des Produkts. Artikel 11 derselben Verordnung befasst sich mit dem technischen Entwurf und dem Betrieb des Passes und enthält Anforderungen an offene Standards, Interoperabilität und Maschinenlesbarkeit der Daten. Zusammen bestimmen diese Artikel nicht, wie Daten bereitgestellt werden, sondern vielmehr, welcher technischen Form diese Daten letztendlich entsprechen müssen — und das ist genau der Ansatzpunkt für die Frage, ob und wie eine Verknüpfung mit einem ERP- oder Lagerverwaltungssystem praktikabel ist.

Was Sie jetzt tun können

Ermitteln Sie, welche Produktdaten bereits in Ihrem eigenen ERP- oder Lagerverwaltungssystem vorhanden sind und in welchem Format, und erörtern Sie mit dem Anbieter des Produktpasses — in diesem Fall diese Plattform — welche Bereitstellungsmöglichkeiten praktisch sind. Sobald die delegierte Handlung für Möbel veröffentlicht ist, wird hier das genaue Datum und die präzisen Datenanforderungen angezeigt; bis dahin ist es vor allem sinnvoll, die eigenen Daten bereits strukturiert und übertragbar zu machen.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst befindet sich auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Eine Verbindung zwischen Ihrem ERP- oder Lagerverwaltungssystem und dem digitalen Produktpass ist technisch oft möglich und kann viel manuelle Arbeit sparen. Die ESPR schreibt nicht vor, wie Sie an Ihre Daten gelangen oder wie Sie diese intern verwalten; die Verordnung stellt Anforderungen an den Pass selbst, an den Inhalt und dessen Zugänglichkeit. Das bedeutet, dass eine Verbindung mit einem eigenen System kein Selbstzweck ist, sondern ein Mittel, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Der Pass muss die technischen Anforderungen erfüllen, unabhängig von der Datenquelle

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, welche Daten ein digitaler Produktpass enthalten muss und welche Bedingungen er erfüllen muss, wie Richtigkeit und Vollständigkeit. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitenden bedeutet dies, dass die Herkunft der Daten — ob diese manuell eingegeben oder automatisch aus einem ERP-System stammen — nicht verringert, was vom Inhalt erwartet wird. Eine Verbindung ändert also nichts an der Verpflichtung; sie ändert nur, wie Sie diese Verpflichtung praktisch erfüllen.

Der Pass muss der technischen Gestaltung entsprechen, die Artikel 11 vorsieht

Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) befasst sich mit der technischen Gestaltung und Funktionsweise des digitalen Produktpasses, einschließlich der Art und Weise, wie Daten gespeichert, ausgetauscht und über den Datenträger bereitgestellt werden. Für eine Verbindung mit einem eigenen System bedeutet dies, dass die Ausgabe dieser Verbindung — die Daten, die letztendlich im Pass landen — innerhalb des technischen Rahmens passen muss, der für den Pass gilt, wie das verwendete Datenmodell und die Art der Bereitstellung über den QR-Code auf dem Möbel. Eine Exportdatei aus einem ERP-Paket ist daher selten direkt ein Pass; sie ist meist eine Quelle, die erst in das richtige Format übersetzt werden muss.

Jede Verbindung liefert Daten, die mit einem eindeutigen Identifizierungscode verknüpft sein müssen

Ein ERP- oder Lagerverwaltungssystem arbeitet normalerweise mit internen Artikelnummern oder SKUs. Diese fallen nicht automatisch mit dem Identifizierungscode zusammen, den der Produktpass verlangt. Beim Aufbau einer Verbindung ist es daher wichtig zu bestimmen, wie jedes Produkt einen eindeutigen Identifizierungscode erhält und wie sich dieser Code zu der bestehenden Artikelnummerierung im eigenen System verhält. Ohne diese Übersetzungsleistung besteht das Risiko, dass interne Nummern versehentlich im Pass landen oder dass ein Produktpass nicht richtig zur richtigen Lagerzeile zurückverfolgbar ist.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Automatische Synchronisierung ohne Kontrolldurchgang. Eine Verbindung, die unmittelbar und ohne Zwischenschritt Daten aus dem ERP-System an den Pass sendet, scheint effizient, bedeutet aber auch, dass ein Fehler im Quellsystem — ein falsch eingegebener Materialanteil, ein abgelaufenes Zertifikat — automatisch in einem veröffentlichten Pass Auswirkungen hat.

Verwechslung zwischen interner SKU und öffentlichem Identifizierungscode. Unternehmen verwenden manchmal dieselbe interne Artikelnummer als externe Identifizierungscode, ohne zu prüfen, ob diese Nummer bereits anderswo verwendet wird oder die Anforderungen erfüllt. Dies ist besonders bei Unternehmen relevant, die mit GS1 Digital Link arbeiten und die Verbindung damit abstimmen müssen.

Keine Verknüpfung zwischen Lagerbestandsänderung und Passstatus. Wenn ein Produkt aus der Produktion genommen oder durch eine neue Variante ersetzt wird, wird dies im ERP-System oft berücksichtigt, führt aber nicht automatisch zu einer Aktualisierung des Passes. Die Frage, ob und wie Daten nach der Veröffentlichung angepasst werden können wird dann erst spät gestellt, normalerweise nachdem ein Kunde oder eine Aufsichtsbehörde eine Diskrepanz meldet.

Unzureichende Beachtung von zusammengesetzten Produkten. Ein ERP-System registriert Teile und Varianten oft isoliert voneinander, während die Frage, ob das Möbel als Ganzes oder jedes Teil einzeln einen Pass benötigt, separat beantwortet werden muss. Eine Verbindung, die von der Struktur im Lagerverwaltungssystem ausgeht, läuft dann Gefahr, die falsche Einheit als Ausgangspunkt zu nehmen.

Die Verknüpfung endet bei einem Systemwechsel oder Lieferantenwechsel. Wenn ein Unternehmen das ERP-Paket wechselt, den Hosting-Anbieter ändert oder die Zusammenarbeit mit einem bestimmten IT-Lieferanten beendet, wird oft nicht berücksichtigt, dass die Verknüpfung mit dem Produktpass dann neu eingerichtet werden muss. Dies berührt auch die Frage, was mit dem Produktpass geschieht wenn ein Unternehmen selbst seine Geschäftstätigkeit beendet oder seine Rechtsform ändert.

Was Sie festhalten können

Eine Übersicht, welche Felder aus dem ERP- oder Lagerverwaltungssystem automatisch in den Produktpass übernommen werden und welche Felder vor der Veröffentlichung immer manuell überprüft werden.
Eine festgelegte Zuordnungstabelle zwischen internen Artikelnummern und den extern verwendeten Identifikationscodes, einschließlich der Vereinbarung darüber, wer diese Tabelle aktuell hält.
Ein Verfahren für den Fall, dass eine Änderung im Quellsystem — neues Material, neuer Lieferant, angepasste Zusammensetzung — Anlass gibt, den Produktpass zu überprüfen oder anzupassen.
Vereinbarungen mit dem IT-Lieferanten oder Hosting-Anbieter über das Vorgehen bei einem Systemwechsel, einschließlich der Frage, wer für die Übertragung der Verknüpfung verantwortet ist.
Ein interner Kontrollpunkt (beispielsweise pro Quartal), bei dem stichprobenartig überprüft wird, ob die Daten im veröffentlichten Produktpass noch mit dem aktuellen Stand im ERP-System übereinstimmen.
Dokumentation über die Sprache oder Sprachen, in denen Daten aus dem ERP-System bereitgestellt werden, im Hinblick auf die Frage in welcher Sprache der Produktpass angeboten werden muss.

Wir stellen Vorlagen für eine Reihe dieser Vereinbarungen zur Verfügung, damit die Dokumentation nicht für jedes Produkt erneut von Grund auf erfolgen muss.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Regelungen, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation konsultieren Sie bitte einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI auf Basis der obigen Quellen geschrieben, von einem Menschen am 2026-08-22 überprüft. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.