Kan jeg forbinde produktpasset med mit ERP- eller lagersystem?

En kobling er teknisk mulig, men ikke lovpligtigt eller udelukket

ESPR foreskriver ikke, hvordan en producent eller importør skal levere data til det digitale produktpaspoort. Forordningen stiller krav til selve pasportet — hvilke data det skal indeholde, hvordan det skal være tilgængeligt, og hvilke tekniske standarder det skal opfylde — men lader det åbent, om disse data indtastes manuelt, kommer fra et regneark, eller hentes automatisk fra et ERP- eller lagersystem. En kobling mellem et internt system og en paspørttjeneste er derfor ikke et spørgsmål om, hvad loven tillader, men om, hvad den anvendte teknik og den tilbudte tjeneste gør mulig.

For hvem dette er relevant, og for hvad det ikke er

Dette spørgsmål vedrører især virksomheder, der allerede arbejder med et ERP- eller lagersystem og ikke ønsker at vedligeholde de samme produktdata to gange: én gang i deres eget system, én gang til pasportet. Det er et praktisk, ikke et juridisk spørgsmål. ESPR fastslår ikke, at en producent skal have en automatiseret kobling, og foreskriver heller ikke, at dette skulle være forbudt. Hvad forordningen derimod regulerer, er den tekniske form, som paspoortdata til sidst skal have — uanset hvordan de er leveret. Dette emne handler derfor ikke om krav omkring selve koblingen, men om de krav, som de underliggende data skal opfylde, hvilket efterfølgende afgør, om en kobling er rentabel og praktiskabel.

Ingen fast dato, men allerede fastlagte tekniske rammer

Den delegerede handling, som konkretiserer kravet om et digitalt produktpaspoort for møbler, foreligger endnu ikke; ESPR-arbejdsplanen 2025-2030 nævner 2028 som forventet periode for offentliggørelse. Så længe denne handling ikke foreligger, står det heller ikke fast, hvilke produktgruppe-specifikke data, der præcist er obligatoriske, og i hvilket format. Det, der dog allerede er fastsat, er de almene tekniske krav til pasportet i artikel 10 og artikel 11 i ESPR: disse gælder for alle produkter, der falder under en delegeret handling, og således også for møbler på et senere tidspunkt. Disse almene rammer er allerede kendt og kan anvendes til at overveje indretningen af egne dataprocesser, selvom det nøjagtige indhold af møbelpassportet endnu ikke er fastsat.

Sådan skal det håndteres i praksis

Den, der allerede nu overvejer en kobling, gør klogt i først at se, hvilke produktdata, der allerede er struktureret i virksomhedens eget ERP- eller lagersystem: materialeforbindelse, herkomst for dele, dimensioner, vedligeholdelsesinstruktioner og lignende. Dette er grundlaget for sammensætningen af et paspoort, uanset om dette sker manuelt eller via en kobling. Dernæst er det værdifuldt at find ud af, i hvilket format disse data registreres, og om dette format egner sig til udveksling med et eksternt system — tænk strukturerede felter i stedet for fritekst. På denne platform sammensættes pasportet ud fra de data, som producenten eller importøren leverer; hvordan denne levering præcist forløber, og om der for dette er en automatisk kobling tilgængelig, er et praktisk spørgsmål, der kan drøftes separat. For det længere perspektiv er det fornuftigt at strukturere produktdata på en sådan måde, at de uden større ændringer egner sig til et digitalt paspoort, uanset om leveringen nu sker manuelt eller senere bliver automatiseret. Det sparer dobbelt arbejde på det tidspunkt, hvor kravet for møbler træder i kraft.

Hjemmel: artikel 10 og artikel 11 i ESPR

Artikel 10 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) beskriver kravene, som det digitale produktpas skal opfylde, herunder knytning af data til et unikt produktidentifikationsnummer og tilgængeligheden af disse data i løbet af produktets levetid. Artikel 11 i samme forordning handler om det tekniske design og driften af passet og indeholder krav omkring åbne standarder, interoperabilitet og maskinelæsbarhed af dataene. Tilsammen fastlægger disse artikler ikke, hvordan data bliver leveret, men derimod hvilken teknisk form disse data til sidst skal opfylde — og det er præcis udgangspunktet for spørgsmålet om, hvorvidt og hvordan en knytning til et ERP- eller lagersystem er praktisk mulig.

Hvad du kan gøre nu

Kortlæg, hvilke produktdata der allerede findes i dit eget ERP- eller lagersystem, og i hvilket format, og diskuter med leverandøren af produktpasset — i dette tilfælde denne platform — hvilke leveringsmuligheder der praktisk set er til rådighed. Når den delegerede handling for møbler er blevet offentliggjort, vises den konkrete dato og de præcise datakrav her; indtil da er det primært værdifuldt at få organiseret dine egne data på forhånd og gøre dem overdragelige.

Hvad dette er baseret på

Forordningen selv er tilgængelig på EUR-Lex. Vi henviser pr. påstand; du behøver ikke tro os.

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

En forbindelse mellem dit ERP- eller lagersystem og det digitale produktpas er teknisk set ofte mulig og kan spare meget håndværk. ESPR foreskriver ikke, hvordan du erhverver dine data, eller hvordan du administrerer dem internt; forordningen stiller krav til selve passet, til hvad der skal være i det, og hvordan det skal være tilgængeligt. Det betyder, at en forbindelse til dit eget system ikke er et formål i sig selv, men et middel til at opfylde disse krav.

Produktpasset skal opfylde de tekniske krav, uanset datakilderne

Artikel 10 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) beskriver, hvilke data et digitalt produktpas skal indeholde, og hvilke betingelser det skal opfylde, såsom nøjagtighed og fuldstændighed. For en virksomhed med 10 til 100 ansatte betyder det, at dataenes oprindelse — uanset om de indtastes manuelt eller automatisk kommer fra et ERP-system — ikke mindsker, hvad der forventes af indholdet. En forbindelse ændrer således ikke på forpligtelsen; den ændrer kun, hvordan du praktisk udfylder denne forpligtelse.

Produktpasset skal være i overensstemmelse med det tekniske design, som artikel 11 kræver

Artikel 11 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) handler om det tekniske design og driften af det digitale produktpas, herunder hvordan data lagres, udveksles og tilgøres via databæreren. For en forbindelse til dit eget system betyder det, at output fra denne forbindelse — de data, der til sidst lands i produktpasset — skal passe inden for det tekniske område for produktpasset, såsom den anvendte datamodel og måden at tilgøre via QR-koden på møblet. En eksportfil fra en ERP-pakke er således sjældent direkte et pas; det er normalt en kilde, der først skal omsættes til det rigtige format.

Hver forbindelse leverer data, som skal knyttes til en entydig identifikationskode

Et ERP- eller lagersystem arbejder sædvanligvis med interne artikelnumre eller SKU'er. Disse falder ikke automatisk sammen med den identifikationskode, som produktpasset kræver. Når man etablerer en forbindelse, er det således vigtigt at fastslå, hvordan hvert produkt får en entydig identifikationskode og hvordan denne kode forholder sig til den eksisterende artikelnummerering i dit eget system. Uden denne oversættelsesstrategi opstår risikoen for, at interne numre ved et uheld lands i produktpasset, eller at ét produktpas ikke kan spores tilbage til den rigtige lagerpost.

Hvor det går galt i praksis

Automatisk synkronisering uden kontrol. En forbindelse, der direktevis og uden mellempause sender data fra ERP-systemet til produktpasset, virker effektiv, men betyder også, at en fejl i kildersystemet — et forkert indtastet materialeprocent, et udløbet certifikat — automatisk påvirker et offentliggjort pas.

Forveksling mellem internt SKU og offentlig identifikationskode. Virksomheder bruger nogle gange det samme interne artikelnummer som ekstern identifikationskode uden at kontrollere, om nummeret allerede er i brug andre steder, eller om det opfylder kravene. Dette gælder især for virksomheder, der arbejder med GS1 Digital Link og skal afstemme forbindelsen hermed.

Ingen forbindelse mellem lagerbevægelse og passtatus. Når et produkt bliver trukket ud af produktion, eller når det bliver erstattet af en ny variant, bliver det ofte registreret i ERP-systemet, men det fører ikke automatisk til en opdatering af produktpasset. Spørgsmålet om, hvorvidt og hvordan data kan justeres efter offentliggørelse stilles derefter først senere, normalt når en kunde eller tilsynsmyndighed påpeger en uoverensstemmelse.

Utilstrækkelig opmærksomhed på sammensatte produkter. Et ERP-system registrerer komponenter og varianter ofte uafhængigt af hinanden, mens spørgsmålet om, hvorvidt møblet som helhed eller hver komponent enkeltvis behøver et pas, skal besvares separat. En forbindelse, der går ud fra strukturen i lagersystemet, løber således risikoen for at tage den forkerte enhed som udgangspunkt.

Koblingen stopper ved systemskifte eller leverandørskifte. Når en virksomhed skifter ERP-pakke, skifter hostingleverandør eller stopper med at arbejde med en bestemt it-leverandør, tænker man ikke altid på, at koblingen til passet skal etableres på ny. Det vedrører også spørgsmålet om, hvad der sker med passet hvis en virksomhed selv lukker eller hvis virksomheden ændrer form.

Det, du kan fastsætte

Et overblik over, hvilke felter fra ERP- eller lagersystemet, der automatisk overføres til passet, og hvilke felter der altid kontrolleres manuelt, før publicering finder sted.
En fastlagt oversættelsestabel mellem interne artikelnumre og de identifikationskoder, der bruges eksternt, herunder aftalen om, hvem der holder tabellen opdateret.
En procedure for, hvornår en ændring i kildSystemet — nyt materiale, ny leverandør, justeret sammensætning — giver anledning til at kontrollere eller tilpasse passet.
Aftaler med it-leverandøren eller hostingleverandøren om, hvad der sker ved systemskifte, herunder hvem der er ansvarlig for at overføre koblingen.
Et internt kontrolmoment (for eksempel pr. kvartal), hvor der stikprøvevis kontrolleres, om dataene i det publicerede pas stadig stemmer overens med den aktuelle stand i ERP-systemet.
Dokumentation om det eller de sprog, hvori data leveres fra ERP-systemet, i forhold til spørgsmålet på hvilket sprog passet skal tilbydes.

Vi stiller skabeloner til rådighed for en række af disse aftaler, så registrering ikke skal foretages fra bunden for hvert produkt.

Dette er ikke juridisk rådgivning. Denne side giver generel information om den regulering, som denne platform handler om. Vi kender ikke din situation. Hvis du er i tvivl om dit eget tilfælde, skal du konsultere en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed.

Skrevet med AI baseret på ovenstående kilder, kontrolleret af et menneske den 2026-08-22. Passer der noget ikke? Giv os besked — rettelser får prioritet.