Posso collegare il passaporto del prodotto al mio sistema ERP o di gestione delle scorte?

Un collegamento è tecnicamente possibile, ma non obbligatorio né vietato dalla legge

L'ESPR non prescrive come un fabbricante o un importatore fornisca i dati per il passaporto digitale del prodotto. Il regolamento pone requisiti al passaporto stesso — quali dati deve contenere, come deve essere accessibile e con quali standard tecnici deve funzionare — ma non specifica se tali dati vengono inseriti manualmente, provengono da un foglio di calcolo o vengono estratti automaticamente da un sistema ERP o di gestione dell'inventario. Un collegamento tra un sistema interno e un servizio di passaporto non è quindi una questione di ciò che la legge consente, ma di ciò che la tecnologia utilizzata e il servizio offerto rendono possibile.

Per chi è rilevante e per cosa non lo è

Questa questione si pone soprattutto nelle imprese che già utilizzano un sistema ERP o di gestione dell'inventario e non desiderano mantenere due volte gli stessi dati di prodotto: una volta nel proprio sistema, una volta per il passaporto. Si tratta di una questione pratica, non giuridica. L'ESPR non stabilisce che un fabbricante debba disporre di un collegamento automatizzato, né che questo sia vietato. Ciò che il regolamento disciplina è la forma tecnica che i dati del passaporto devono assumere in ultima analisi — indipendentemente da come sono stati forniti. Questo argomento non riguarda quindi gli obblighi relativi al collegamento stesso, ma i requisiti cui devono soddisfare i dati sottostanti, il che a sua volta determina se un collegamento sia utile e praticabile.

Nessuna data fissa, ma quadri tecnici già definiti

L'atto delegato che rende concreto l'obbligo di un passaporto digitale del prodotto per i mobili non esiste ancora; il programma di lavoro ESPR 2025-2030 indica il 2028 come periodo previsto per la pubblicazione. Finché tale atto non sarà disponibile, non saranno definiti nemmeno quali dati specifici del gruppo di prodotti siano esattamente obbligatori e in quale formato. Ciò che è già definito sono i requisiti tecnici generali per il passaporto di cui agli articoli 10 e 11 dell'ESPR: questi si applicano a tutti i prodotti ricadenti in un atto delegato, quindi in futuro anche ai mobili. Questi quadri generali sono già noti e possono essere utilizzati per riflettere sulla struttura dei propri processi di gestione dei dati, anche se il contenuto esatto del passaporto del mobile non è ancora definito.

Come affrontare questa questione nella pratica

Chi fin d'ora riflette su un collegamento farebbe bene a esaminare prima quali dati di prodotto sono già strutturati nel proprio sistema ERP o di gestione dell'inventario: composizione dei materiali, provenienza dei componenti, dimensioni, istruzioni di manutenzione e simili. Questa è la base con cui si compila un passaporto, che avvenga manualmente o tramite un collegamento. Successivamente è opportuno stabilire in quale formato tali dati vengono registrati e se tale formato si presta allo scambio con un sistema esterno — si pensi a campi strutturati piuttosto che a testo libero. Su questa piattaforma il passaporto viene compilato dai dati forniti dal fabbricante o importatore; come esattamente avviene tale fornitura e se per essa è disponibile un collegamento automatico è una questione pratica che può essere discussa separatamente. Per il lungo termine è consigliabile strutturare i dati di prodotto in modo che siano idonei a un passaporto digitale senza grandi trasformazioni, indipendentemente dal fatto che la fornitura avvenga manualmente o in seguito sia automatizzata. Ciò evita duplicazioni al momento in cui l'obbligo per i mobili entrerà in vigore.

Fondamento giuridico: articolo 10 e articolo 11 dell'ESPR

L'articolo 10 del ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive i requisiti a cui deve conformarsi il passaporto digitale del prodotto, incluso il collegamento dei dati a un numero di identificazione univoco del prodotto e l'accessibilità di tali dati durante la vita utile del prodotto. L'articolo 11 dello stesso regolamento riguarda la progettazione tecnica e il funzionamento del passaporto e contiene i requisiti relativi agli standard aperti, all'interoperabilità e alla leggibilità dei dati da parte delle macchine. Insieme, questi articoli non determinano come i dati vengono forniti, ma piuttosto a quale forma tecnica finale i dati devono conformarsi — e questo è esattamente il punto di partenza per la questione se e come un collegamento con un sistema ERP o di inventario sia praticabile.

Ciò che potete fare ora

Effettuare una mappatura dei dati di prodotto già presenti nel proprio sistema ERP o di inventario e del formato in cui si trovano, e discutere con il fornitore del passaporto — in questo caso questa piattaforma — quali modalità di fornitura sono praticamente fattibili. Una volta pubblicato l'atto delegato per i mobili, qui comparirà la data concreta e i precisi requisiti di dati; fino a quel momento è soprattutto utile strutturare in anticipo i propri dati in modo ordinato e trasferibile.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Facciamo riferimento per ogni affermazione; non dovete credere a noi sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Un collegamento tra il vostro sistema ERP o di gestione del magazzino e il passaporto digitale del prodotto è spesso tecnicamente possibile e può far risparmiare molto lavoro manuale. L'ESPR non prescrive come ottenete i vostri dati o come li gestite internamente; il regolamento pone requisiti sul passaporto stesso, su cosa deve contenervi e come deve essere accessibile. Ciò significa che un collegamento con un sistema proprio non è un fine in sé, ma un mezzo per soddisfare questi requisiti.

Il passaporto deve soddisfare i requisiti tecnici, indipendentemente dalla fonte dei dati

L'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive quali dati deve contenere un passaporto digitale del prodotto e a quali condizioni deve soddisfare, come l'accuratezza e la completezza. Per un'azienda con 10-100 dipendenti questo significa che l'origine dei dati — che siano immessi manualmente o provengano automaticamente da un sistema ERP — non riduce ciò che ci si aspetta dal contenuto. Un collegamento quindi non cambia l'obbligo; cambia solo come lo adempite praticamente.

Il passaporto deve essere conforme al design tecnico richiesto dall'articolo 11

L'articolo 11 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) riguarda il design tecnico e il funzionamento del passaporto digitale del prodotto, incluso il modo in cui i dati vengono archiviati, scambiati e resi accessibili tramite il vettore dati. Per un collegamento con un sistema proprio questo significa che l'output di quel collegamento — i dati che infine vanno nel passaporto — deve rientrare nel quadro tecnico applicabile al passaporto, come il modello dati utilizzato e il modo di accesso tramite il codice QR sul mobile. Un file di esportazione da un pacchetto ERP quindi difficilmente è direttamente un passaporto; di solito è una fonte che deve essere prima tradotta nel formato corretto.

Ogni collegamento fornisce dati che devono essere collegati a un codice di identificazione univoco

Un sistema ERP o di gestione del magazzino di solito funziona con numeri di articolo interni o SKU. Questi non coincidono automaticamente con il codice di identificazione richiesto dal passaporto del prodotto. Quando si configura un collegamento è quindi importante stabilire come ogni prodotto ottiene un codice di identificazione univoco e come quel codice si relaziona alla codifica degli articoli esistente nel vostro sistema. Senza questa traduzione c'è il rischio che i numeri interni finiscano per errore nel passaporto, o che un passaporto del prodotto non possa essere tracciato correttamente alla riga di inventario giusta.

Dove le cose vanno male nella pratica

Sincronizzazione automatica senza punto di controllo. Un collegamento che trasferisce direttamente i dati dal sistema ERP al passaporto senza intermediazione sembra efficiente, ma significa anche che un errore nel sistema di origine — una percentuale di materiale immessa male, un certificato scaduto — viene applicato automaticamente in un passaporto pubblicato.

Confusione tra SKU interno e codice di identificazione pubblico. Le aziende a volte usano lo stesso numero di articolo interno come codice di identificazione esterno, senza verificare se quel numero è già in uso altrove o se soddisfa i requisiti. Questo accade in particolare con aziende che lavorano con GS1 Digital Link e devono allinearvi il collegamento.

Nessun collegamento tra la mutazione dell'inventario e lo stato del passaporto. Se un prodotto viene tolto dalla produzione o sostituito da una nuova variante, questo di solito viene registrato nel sistema ERP, ma non porta automaticamente a un aggiornamento del passaporto. La domanda se e come i dati possono essere modificati dopo la pubblicazione viene posta allora solo in un secondo momento, di solito dopo che un cliente o un'autorità di controllo segnala una discrepanza.

Attenzione insufficiente per i prodotti compositi. Un sistema ERP registra componenti e varianti spesso separatamente, mentre la domanda se il mobile nel suo insieme o ogni componente separatamente necessita di un passaporto, deve essere risolta separatamente. Un collegamento basato sulla struttura del sistema di gestione del magazzino allora corre il rischio di prendere l'unità sbagliata come punto di partenza.

L'accoppiamento si interrompe quando il sistema cambia o il fornitore cambia. Quando un'azienda passa da un pacchetto ERP a un altro, cambia il partner di hosting, o interrompe la relazione con un determinato fornitore IT, non sempre si considera il fatto che l'accoppiamento con il pasaportino dovrà essere riconfigurare. Questo riguarda anche la questione di cosa accade al pasaportino quando un'azienda stessa cessa l'attività o cambia forma.

Ciò che potete documentare

Una panoramica di quali campi dal sistema ERP o di inventario vengono acquisiti automaticamente nel pasaportino, e quali campi vengono sempre controllati manualmente prima della pubblicazione.
Una tabella di traduzione stabilita tra i numeri di articolo interni e i codici di identificazione utilizzati esternamente, compreso l'accordo su chi mantiene questa tabella aggiornata.
Una procedura per il momento in cui una modifica nel sistema di origine — nuovo materiale, nuovo fornitore, composizione modificata — è motivo per controllare o adattare il pasaportino.
Accordi con il fornitore IT o il partner di hosting su cosa accade quando il sistema cambia, incluso chi è responsabile del trasferimento dell'accoppiamento.
Un momento di controllo interno (ad esempio ogni trimestre) in cui viene controllato a campione se i dati nel pasaportino pubblicato corrispondono ancora allo stato attuale nel sistema ERP.
Documentazione sulla lingua o le lingue in cui i dati vengono forniti dal sistema ERP, in relazione alla questione in quale lingua il pasaportino deve essere offerto.

Forniamo modelli per un certo numero di questi accordi, in modo che la documentazione non debba essere ricreata da zero per ogni prodotto.

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