Μπορώ να συνδέσω το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος με το σύστημά μου ERP ή αποθέματος;

Τι πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα

Τι αναμένεται από εσάς

Μια σύνδεση μεταξύ του συστήματος ERP ή διαχείρισης αποθέματος και του ψηφιακού διαβατηρίου προϊόντος είναι τεχνικά συχνά δυνατή και μπορεί να εξοικονομήσει πολλή χειρωνακτική εργασία. Ο κανονισμός ESPR δεν προβλέπει τον τρόπο με τον οποίο λαμβάνετε τα δεδομένα σας ή πώς τα διαχειρίζεστε εσωτερικά· ο κανονισμός θέτει απαιτήσεις στο ίδιο το διαβατήριο, σε ό,τι πρέπει να περιέχει και πώς πρέπει να είναι προσβάσιμο. Αυτό σημαίνει ότι μια σύνδεση με ένα δικό σας σύστημα δεν είναι σκοπός καθαυτός, αλλά ένα μέσο για την τήρηση των απαιτήσεων αυτών.

Το διαβατήριο πρέπει να συμμορφώνεται με τις τεχνικές απαιτήσεις, ανεξάρτητα από την πηγή των δεδομένων

Το άρθρο 10 του κανονισμού ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) περιγράφει ποια δεδομένα πρέπει να περιέχει ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος και σε ποιες προϋποθέσεις πρέπει να συμμορφώνεται, όπως την ακρίβεια και την πληρότητα. Για μια εταιρεία με 10 έως 100 υπαλλήλους, αυτό σημαίνει ότι η προέλευση των δεδομένων — είτε εισάγονται χειρωνακτικά είτε λαμβάνονται αυτόματα από ένα σύστημα ERP — δεν μειώνει τις προσδοκίες για το περιεχόμενο. Μια σύνδεση δεν αλλάζει λοιπόν την υποχρέωση· αλλάζει μόνο τον τρόπο με τον οποίο την εκπληρώνετε πρακτικά.

Το διαβατήριο πρέπει να συμμορφώνεται με το τεχνικό σχέδιο που απαιτεί το άρθρο 11

Το άρθρο 11 του κανονισμού ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) αφορά το τεχνικό σχέδιο και τη λειτουργία του ψηφιακού διαβατηρίου προϊόντος, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου αποθήκευσης, ανταλλαγής και πρόσβασης δεδομένων μέσω του φορέα δεδομένων. Για μια σύνδεση με ένα δικό σας σύστημα, αυτό σημαίνει ότι το αποτέλεσμα της σύνδεσης — τα δεδομένα που τελικά καταλήγουν στο διαβατήριο — πρέπει να ταιριάζουν στο τεχνικό πλαίσιο που ισχύει για το διαβατήριο, όπως το χρησιμοποιούμενο μοντέλο δεδομένων και ο τρόπος πρόσβασης μέσω του κωδικού QR στο έπιπλο. Ένα αρχείο εξαγωγής από ένα πακέτο ERP είναι συνεπώς σπάνια άμεσα ένα διαβατήριο· συνήθως είναι μια πηγή που πρέπει πρώτα να μετατραπεί στη σωστή μορφή.

Κάθε σύνδεση παρέχει δεδομένα που πρέπει να συνδέονται με έναν μοναδικό κωδικό αναγνώρισης

Ένα σύστημα ERP ή διαχείρισης αποθέματος συνήθως λειτουργεί με εσωτερικούς αριθμούς άρθρων ή SKU. Αυτοί δεν συμπίπτουν αυτόματα με τον κωδικό αναγνώρισης που απαιτεί το διαβατήριο προϊόντος. Κατά τη ρύθμιση μιας σύνδεσης, είναι λοιπόν σημαντικό να προσδιοριστεί πώς κάθε προϊόν λαμβάνει έναν μοναδικό κωδικό αναγνώρισης και πώς σχετίζεται αυτός ο κωδικός με την υπάρχουσα αρίθμηση άρθρων στο δικό σας σύστημα. Χωρίς αυτή τη μετάφραση υπάρχει ο κίνδυνος να καταλήξουν εσωτερικοί αριθμοί κατά λάθος στο διαβατήριο, ή ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος να μην είναι δυνατό να ανιχνευθεί σωστά στη σωστή γραμμή αποθέματος.

Πού πάει στραβά στην πράξη

Αυτόματος συγχρονισμός χωρίς σημείο ελέγχου. Μια σύνδεση που στέλνει δεδομένα απευθείας και χωρίς ενδιάμεσο βήμα από το σύστημα ERP στο διαβατήριο, φαίνεται αποδοτική, αλλά σημαίνει επίσης ότι ένα σφάλμα στο σύστημα προέλευσης — ένα ανακριβώς εισαχθέν ποσοστό υλικού, ένα λήξαν πιστοποιητικό — λειτουργεί αυτόματα σε ένα δημοσιευμένο διαβατήριο.

Σύγχυση μεταξύ εσωτερικού SKU και δημόσιου κωδικού αναγνώρισης. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν μερικές φορές τον ίδιο εσωτερικό αριθμό άρθρου με τον εξωτερικό κωδικό αναγνώρισης, χωρίς να ελέγξουν εάν αυτός ο αριθμός είναι ήδη σε χρήση αλλού ή πληροί τις απαιτήσεις. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για εταιρείες που εργάζονται με GS1 Digital Link και πρέπει να συντονίσουν τη σύνδεση με αυτό.

Καμία σύνδεση μεταξύ κίνησης αποθέματος και κατάστασης διαβατηρίου. Όταν ένα προϊόν αποσύρεται από την παραγωγή ή αντικαθίσταται από μια νέα παραλλαγή, αυτό συχνά καταγράφεται στο σύστημα ERP, αλλά δεν οδηγεί αυτόματα σε ενημέρωση του διαβατηρίου. Το ερώτημα εάν και πώς τα δεδομένα μπορούν να τροποποιηθούν μετά τη δημοσίευση τίθεται τότε αργά, συνήθως αφού ένας πελάτης ή εποπτική αρχή σηματοδοτήσει μια ασυμφωνία.

Ανεπαρκής προσοχή σε σύνθετα προϊόντα. Ένα σύστημα ERP καταγράφει συνήθως εξαρτήματα και παραλλαγές ξεχωριστά, ενώ το ερώτημα εάν το έπιπλο ως σύνολο ή κάθε εξάρτημα χωριστά χρειάζεται διαβατήριο, πρέπει να απαντηθεί ξεχωριστά. Μια σύνδεση που βασίζεται στη δομή στο σύστημα αποθέματος διατρέχει τότε τον κίνδυνο να λάβει την λανθασμένη μονάδα ως αφετηρία.

Η σύνδεση διακόπτεται κατά την αλλαγή συστήματος ή την αλλαγή προμηθευτή. Όταν μια επιχείρηση αλλάζει πακέτο ERP, αλλάζει πάροχο φιλοξενίας ή διακόπτει τη συνεργασία με έναν συγκεκριμένο προμηθευτή IT, δεν λαμβάνεται πάντα υπόψη ότι η σύνδεση με το διαβατήριο πρέπει να διαμορφωθεί ξανά. Αυτό θέτει επίσης το ερώτημα τι συμβαίνει με το διαβατήριο όταν μια επιχείρηση διακόπτει τη λειτουργία της ή αλλάζει μορφή.

Τι μπορείτε να καταγράψετε

• Μια επισκόπηση των πεδίων από το σύστημα ERP ή διαχείρισης αποθέματος που λαμβάνονται αυτόματα στο διαβατήριο, και των πεδίων που ελέγχονται πάντα χειροκίνητα πριν από τη δημοσίευση.
• Ένας καθιερωμένος πίνακας μετάφρασης μεταξύ εσωτερικών αριθμών άρθρων και των κωδικών αναγνώρισης που χρησιμοποιούνται εξωτερικά, συμπεριλαμβανομένης της συμφωνίας για το ποιος διατηρεί αυτόν τον πίνακα ενημερωμένο.
• Μια διαδικασία για την περίπτωση όπου μια αλλαγή στο σύστημα πηγής — νέα ύλη, νέος προμηθευτής, τροποποιημένη σύνθεση — αποτελεί λόγο για έλεγχο ή προσαρμογή του διαβατηρίου.
• Συμφωνίες με τον προμηθευτή IT ή το φιλοξενούν εταιρεία για το τι συμβαίνει κατά την αλλαγή συστήματος, συμπεριλαμβανομένου του ποιος είναι υπεύθυνος για τη μεταφορά της σύνδεσης.
• Ένα εσωτερικό σημείο ελέγχου (για παράδειγμα ανά τρίμηνο) στο οποίο ελέγχεται δειγματοληπτικά εάν τα δεδομένα στο δημοσιευμένο διαβατήριο συμφωνούν ακόμα με την τρέχουσα κατάσταση του συστήματος ERP.
• Τεκμηρίωση σχετικά με τη γλώσσα ή τις γλώσσες στις οποίες παρέχονται δεδομένα από το σύστημα ERP, σε σχέση με το ερώτημα σε ποια γλώσσα πρέπει να προσφερθεί το διαβατήριο.

Παρέχουμε πρότυπα για έναν αριθμό αυτών των συμφωνιών, ώστε η καταχώρηση να μην χρειάζεται να γίνει από την αρχή κάθε φορά για κάθε προϊόν.