Czy mogę połączyć produktowy paszport z moim systemem ERP lub zarządzania zapasami?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pani/Pana oczekuje

Połączenie między systemem ERP lub magazynowym a cyfrowym paszportem produktu jest pod względem technicznym często możliwe i może zaoszczędzić wiele pracy ręcznej. ESPR nie wymaga, w jaki sposób uzyskujesz swoje dane ani jak nimi zarządzasz wewnętrznie; rozporządzenie stawia wymogi wobec samego paszportu, tego, co musi w nim zawierać, oraz tego, jak powinien być dostępny. Oznacza to, że połączenie z własnym systemem nie jest celem samym w sobie, lecz środkiem do spełnienia tych wymogów.

Paszport musi spełniać wymogi techniczne, niezależnie od źródła danych

Artykuł 10 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje, jakie dane musi zawierać cyfrowy paszport produktu i jakie warunki musi spełniać, takie jak dokładność i kompletność. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego 10 do 100 pracowników oznacza to, że źródło danych — czy są one wprowadzane ręcznie, czy automatycznie z systemu ERP — nie zmniejsza oczekiwań wobec zawartości. Połączenie zatem nie zmienia zobowiązania; zmienia jedynie to, jak praktycznie realizujesz to zobowiązanie.

Paszport musi być zgodny z projektem technicznym wymaganym przez artykuł 11

Artykuł 11 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) dotyczy projektu technicznego i funkcjonowania cyfrowego paszportu produktu, w tym sposobu przechowywania, wymiany i udostępniania danych za pomocą nośnika danych. W przypadku połączenia z własnym systemem oznacza to, że wynik tego połączenia — dane, które ostatecznie trafiają do paszportu — muszą pasować do ramy technicznej obowiązującej paszport, takiej jak używany model danych i sposób udostępniania za pośrednictwem kodu QR na meublu. Plik eksportowy z pakietu ERP rzadko jest zatem bezpośrednio paszportem; zwykle jest źródłem, które najpierw musi zostać przełożone na właściwy format.

Każde połączenie dostarcza dane, które muszą być połączone z unikalnym kodem identyfikacyjnym

System ERP lub magazynowy zwykle pracuje z wewnętrznymi numerami artykułów lub SKU. Te niekoniecznie pokrywają się z kodem identyfikacyjnym wymaganym przez paszport produktu. Podczas ustanawiania połączenia ważne jest zatem określenie, jak każdy produkt otrzymuje unikalny kod identyfikacyjny i jak ten kod ma się do istniejącego kodowania artykułów we własnym systemie. Bez tego tłumaczenia istnieje ryzyko, że numery wewnętrzne przypadkowo trafiają do paszportu, lub że jeden paszport produktu nie może być prawidłowo przypisany do właściwej linii zapasów.

Gdzie pada w praktyce

Automatyczna synchronizacja bez punktu kontroli. Połączenie, które bezpośrednio i bez pośredniego etapu przesyła dane z systemu ERP do paszportu, wydaje się wydajne, ale oznacza również, że błąd w systemie źródłowym — nieprawidłowo wprowadzony procent materiału, wygasły certyfikat — automatycznie przeniknie do opublikowanego paszportu.

Zamieszanie między wewnętrznym SKU a publicznym kodem identyfikacyjnym. Firmy czasami używają tego samego wewnętrznego numeru artykułu jako zewnętrznego kodu identyfikacyjnego, bez sprawdzenia, czy ten numer jest już używany gdzie indziej lub czy spełnia wymogi. Problem ten pojawia się szczególnie w firmach pracujących z GS1 Digital Link i muszą skoordynować z tym połączenie.

Brak połączenia między zmianami zapasów a statusem paszportu. Jeśli produkt jest wycofywany z produkcji lub zostaje zastąpiony przez nowy wariant, zwykle jest to rejestrowane w systemie ERP, ale nie prowadzi automatycznie do aktualizacji paszportu. Pytanie, czy i jak dane mogą być korygowane po publikacji jest wówczas zadawane zbyt późno, zwykle dopiero po tym, jak klient lub organ nadzoru sygnalizuje rozbieżność.

Niewystarczająca uwaga poświęcona produktom złożonym. System ERP rejestruje komponenty i warianty często niezależnie od siebie, podczas gdy kwestia, czy meble jako całość czy każdy komponent z osobna muszą mieć paszport, musi być rozstrzygnięta osobno. Połączenie, które wychodzi ze struktury w systemie magazynowym, grozi wówczas ryzykiem przyjęcia za podstawę niewłaściwej jednostki.

Połączenie przerywa się w przypadku zmiany systemu lub dostawcy. Gdy firma zmienia pakiet ERP, zmienia partnera hostingowego lub przerywa współpracę z określonym dostawcą IT, nie zawsze bierze się pod uwagę, że połączenie z pasportem musi zostać ponownie skonfigurowane. Dotyczy to również kwestii, co się stanie z pasportem gdy firma sama ulegnie likwidacji lub zmieni formę prawną.

Co można rejestrować

• Przegląd pól z systemu ERP lub magazynowego, które są automatycznie przejmowane do paszportu, oraz pól, które zawsze są ręcznie sprawdzane przed publikacją.
• Ustalona tabela tłumaczeniowa między wewnętrznymi numerami artykułów a kodami identyfikacyjnymi używanymi zewnętrznie, wraz z podziałem odpowiedzialności za aktualizację tej tabeli.
• Procedura na wypadek, gdy zmiana w systemie źródłowym — nowy materiał, nowy dostawca, zmieniona kompozycja — uzasadnia sprawdzenie lub aktualizację paszportu.
• Umowy z dostawcą IT lub partnerem hostingowym dotyczące procedury postępowania w przypadku zmiany systemu, w tym określenie, kto odpowiada za przeniesienie połączenia.
• Wewnętrzny punkt kontroli (np. co kwartał), w którym poprzez badanie reprezentacyjne sprawdza się, czy dane w opublikowanym paszporcie są zgodne z aktualnym stanem w systemie ERP.
• Dokumentacja dotycząca języka lub języków, w których dane są dostarczane z systemu ERP, w odniesieniu do pytania w jakim języku paszport powinien być oferowany.

Udostępniamy szablony dla kilku z tych umów, aby rejestracja nie musiała być przeprowadzana od podstaw dla każdego produktu.